Основные элементы системы ДОУ.
| Документирование. | Документооборот. | Управление документами. |
| Это запись информации на носители по установленным правилам. | Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. | Это деятельность, обеспечивающая реализацию политики и стандартов по отношению в ДОУ. |
Процесс управления документами в организации включает в себя ряд процессов:
1) Предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использования документа.
2) Распределение ответственности и полномочий по управлению документами.
3) Установление и распространение процедур и руковод. указания.
4) Проектирование, внедрения и администрир. специализированных систем для управления документами.
5) Интегрирование управления документами в системе и процессы деловой деятельности.
6) Принятие политики и стандартов в сфере управления документами.
Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решений, а также обеспечивать над отчётность всем заинтересованным сторонам. Таким образом, задокументированная информации лежит в основе и является материальным воплощением, а также обеспечивается юридической силой управленческие решения.
|
|
|
Для получения экономического эффекта важно качества информации, которая определяется не только её оперативности, но и качеством, степенью сложности и стоимости.
Документирование, то есть процесс создания и оформления документов, может осуществляться, как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа, поэтому различают:
1) Документ личного происхождения — это документ, созданный лицами вне сферы его служебной деятельности или выполнение общественных обязанностей;
2) Официальный документ — это документ, созданный юридическими или физическими лицами, оформленный и удостоверенный в определённом порядке. Обладает необходимым для управленческой деятельности свойством юридической силой, что означает, что документ может служить подменным доказательством, заключённой в нём информации.
При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенция автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составлен и оформление.
Функции документов
Документы могут выполнять следующие функции:
|
|
|
1 блок – информационные функции (социальная, политическая, коммуникативная и собственно информационная).
2 блок – функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учётная).
3 блок – функции, носящие культурно исторический характер (культурная и функции исторического характера).
1) Информационная функция появилась потому, что необходимо было фиксировать информацию, а это причины появления любого документа, таким образом фиксации и передачи информации во времени пространстве, сохранение зафиксированы информации, возможность ее использования (доступность) составляют основные основы содержание инновационной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определённой информационной ёмкости, то есть характеризуется определённым количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальности и актуальность информации. Важнейшей информации, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе, ПО документ выполняет социальную функцию.
На изучение социальной информации основывается истории, источниковеденье и другие науки. Теоретические каждый документ может выполнять социальные функции, при этом значение документов может быть различным. Например: распределительные документы (постановление правительства) имеют большое значение, чем справка с места работы.
|
|
|
Социальная функция документа может провялятся и в характеристиках личности, в её социальные аспекты, то есть отражение деятельности, места, роли личности в социальной структуре
Политическая функции документа тесно связаны социальной функцией. Например: первые декреты советской власти выполняют не только социальную, но и политическую функцию, так как оказывали влияние на процессы, происходящие в стране. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, то есть о внешней и внутренней политики государства, о деятельности политических партий, аппозицией лидера, выполняет свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в том, что основная задача, это передачи информации во времени и в пространстве. С помощью этой функции документа происходит отмены идеями, сведениями, эмоции, причём обмен этот может быть односторонним, двусторонним и многосторонним.
|
|
|
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные отношения, подтверждённый документ, служебная переписка).
Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества.
2) Функция обеспечивающие процесс управления.
В управленческой функции документ выступает, как средство управленческой деятельности. Это функцию выполняют документы созданные для целей управления и в процессе его реализации для обеспечения процесса принятия решений. Документы, выполняющие управленческую функцию, является основным источником информации. Благодаря этим документом сообщается первичной информации деятельности предприятия, затем она систематизируются и обобщается. На выходе получается сводки, справки, отчёты.
В правовой функции документ выступает, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятий, организаций. Она выражается в фиксации, закрепление применение правовых норм и правоотношение. На основе документов, наделённых правовой функций, возникает определённые правоотношения (например: административные, трудовые).
Учётная функция документа характеризует количественную сторону, содержится в документе информации. С помощью учётной информации, предоставленной в формализованном цифровом выражение, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти управления. Документы, обладающий учётной функции, обычно имеет унифицированные формы, утверждённый гос органами в которых заранее разработанные определённой структуры представлений информации. Основные виды учёта: бухгалтерский, статистический, оперативный. Учётные документы могут быть первичными (создание что-то нового), сводными (сбор информации).
3) Функция, несущая культурно-исторический характер.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает ы качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, ценностных ориентациях, в этом случаи документ может быть определен, как культурный образец, фиксирующий информацию. Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (Например: технику, науку, живопись).
Функцию исторического источника выполняют документы, которые изучаются такими науками, как источниковедение и дипломатика, которые исследуют документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала их которого изготовлен документ.
5. Унификация и стандартизация документов.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производиться в целях сокращения количества применимых в организации документов, типизации их форм, установление единообразных требований к оформлению документов, тех, которая при решении однотипных управленческих задач для снижения времени, материальных и трудовых затрат на подготовку, обработку документов, достижение информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.
Унификация документов предполагает:
1. Разработку структур документов.
2. Разработку единой схемы построения документов с использованием образца.
3. Создание общих синтаксических правил построения документов.
4. Установление номенклатуры, действующих в рамках системы унифицированных форм документов.
Результаты, приведенные унификацией документов доводиться до уровня обязательной правовой формы, то есть стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (например: страны, отрасли, отдельной организации).
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
1. Экономия всех видов ресурсов.
2. Технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции.
3. Безопасности продукции, работ, услуг для окружающей сферы, жизни, здоровья и имущества людей.
4. Безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и чрезвычайных ситуаций.
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.
Стандарты могут быть следующих видов:
Международные (региональные стандарты), государственные (ГОСТ), стандарты отраслей (ОСТ), стандарты предприятий (СТП), стандарты научно-технических инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, которые обеспечивают автоматизированную обработку данных, содержащих в унифицированных документах.
В России создано 37 общероссийских классификаторов.
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащие информацию необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Виды документов .
В управленческой деятельности документ выступает, как предмет, так результат труда.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГОСТ-Р 7.0.97-2016, уставом организации, а также другим нормативным документом, содержащим правила документирование.
Управленческие документы делятся на две группы:
· Организационная распорядительные и
· Информационно справочные
Ход обсуждения вопросов решения, принимаемые коллегиальными органами, а также во время собраний, заседаний, совещаний фиксируется в протоколах.
В приделах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществление оперативных связи с вышестоящими органами, с подведомственных нами организациями и с гражданами.
Организациями на основании положений о них используются и другие документы, планы работ, отчёты, стандарты, прейскуранты, уставы, положение, правила и так далее, перечень, которых содержится в ОКУД ( Общероссийский классификатор управленческой организации), на каждом управленческом документе, кроме письма, указывается его виды (например: приказ) . В зависимости от вида документа применяются соответствующие реквизиты, складывается структура текста, но правовая значимость и порядок введение в действие.
Управленческий документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризуется множеством различных парламентов, тип носителя, формат, правило расположения информации по полю документа, состав информационных элементов, которые называются реквизитами.
Реквизиты могут быть графическими (герб, или эмблема), но в основном они даются в текстовые форме. Текст и реквизиты могут быть простыми, состоящее из одного или двух слоев, или цифр (номер листа) или сложными, включающая в себя несколько самостоятельных частей.
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон будущих документов (постоянной части).
Дополняющий или конкретизирующий информации вносится только при составлении документа и называется переменной.
Существует классификация видов документов с точки зрения их конструктивной формы:
a) Листовые.
b) Стоповые (то есть стопка бумаг не скреплена между собой).
c) Кодекс (то есть, скреплена в обязательном порядке либо в тетрадь, либо в брошюру).
d) Ленточный (то есть киноплёнки, фото, видео, магнитофонные ленты).
e) Дисковые
Выделяют виды документов, с точки зрения знаковой природы информации, она определяет, как форма знаков, посредством которых фиксируется и передается основной материал издание:
· Нотные документы.
· Картографический документы
· Изобразительные документы
· Письменный документ
· Аудит идеальные документы, аудиовизуальные документы
Письменные документы могут быть опубликованные (они доводится до всеобщего сведения посредством тиражирования и после публикации получает название здания).
Неопубликованный документы – не рассчитаны на широкое распределение.
Разновидности издания опубликованы ГОСТ 7.6.-2003Г.
Гост определяет виды документов по их периодичности выходы, как непериодический (выпущено однократно) и сериальные.
Не периодические издания по целевому назначению подразделяется на следующие виды:
· Научные знания
· Производственно фактической
· Нормативный
· Учебный
· Справочные здания
Периодические продолжающие здание делится на:
· Газета
· Журналы
По характеру текст документа подразделяется на:
· Индивидуальные (отражают авторский взгляд эмират проблема)
· Типовые (стремящийся к стандартной форме текста)
· Трафаретны (это типа графические бланки с пустыми графиками для заполнения от руки)
Точки зрения целевого назначения:
· Научные
· Научно-популярные
· Справочные
· Учебные
· Производственные
· Официальные
· Патентные
· Литературно-художественного строка
Документооборот организации
Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнений или отправки.
Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.
Документооборот современной организации-это синтез традиционно бумажных и компьютерных технологий.
Основные положения по документообороту организации отражаются в ее уставе положения и подразделениях, приказах о распределение обязанностей, а главными документами регламентирующие конкретные способы организации документооборота является инструкция по делу производства и график документов.
Для установления и закрепления единого порядка составления документооборота организации и работы с ними, составляется инструкция по делу производства, она должна включать:
a) Образцы оформления документов с указанием имен файлов;
b) Номенклатуру документов организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
c) Порядок регистрации документов;
d) Правило хранения файлов;
e) Сроки хранения документов и файлов;
f) Правила работы с версиями документов для, которых предусмотренное уничтожение всех предыдущих файлов;
g) Сроки, порядок и ответственность за исполнения и документов;
h) Порядок информирования руководства организации о составление исполнения документов;
i) Правило составления и оформления дел;
j) Порядок временного изъятия документов из дел;
k) Правило проведения научной-технической обработки документов, для передачи их на архивное хранение;
l) Порядок уничтожения документов рассмотрения описи и актов экспертной комиссии;
m) Методическое руководство работы с документами;
Если в организации по каким-либо причинам не разработана инструкция по делу производства, то при работе с документами необходимо руководствоваться приказом рас архива от 23.12.2009г. №76.
График документооборота организации – создание и обработка документов производится в соответствии с порядком и сроком установленным графиком документооборота организации, он составляется в виде схемы или работ, выполненным каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи о сроках выполнении работ.
Для каждой организации график документооборота организации должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей (размер бизнеса, вида деятельности, структура управления и так далее).
Рекомендуется по каждому документу включать график документооборота в следующие разделы:
| Порядок создания документов. | Порядок проверки документов. | Порядок обработки документов. | Порядок передачи документов в архив. |
1) Порядок создания документов:
· Количество экземпляров;
· Ответственность за выписку;
· Ответственность за исполнение;
· Срок исполнения;
2) Порядок проверки документов:
· Ответственность за проверку;
· Кто представляет;
· Порядок предоставления;
· Срок предоставления;
3) Порядок обработки документов:
· Исполнитель;
· Срок передачи;
4) Порядок передачи документов в архив:
· Исполнитель;
· Срок передачи;
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 1168; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!