Организация работы с документами
Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Организация работы с документами включает следующие составляющие:
1) регистрацию документов,
2) контроль их исполнения,
3) систематизацию,
4) формирование и оформление дел,
5) подготовку и передачу дел в архив.
Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами
Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются.
Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые (пригласительные и рекламные письма, прайс-листы, почта с пометкой «лично» присланные для сведения и т.п.).
В регистрационную форму включаются следующие реквизиты:
1) дата получения;
2) регистрационный номер;
3) дата документа; номер документа;
4) количество листов в документе и приложении;
|
|
|
5) вид документа;
6) краткое содержание;
7) автор и текст резолюции;
8) исполнители;
9) срок исполнения;
10) дата фактического исполнения;
11) номер дела, в которое подшит исполненный документ.
Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и отличия:
1) указываются название подразделения, отправляющего документ;
2) исходящий номер;
3) дата документа; адресат, которому посылается документ;
4) исполнитель;
5) контрольная дата ожидаемого ответа.
При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся:
1) порядковый регистрационный номер внутреннего документа;
2) вид документа каждый вид документа нумеруется отдельно;
3) дата документа; количество листов — документа и приложений отдельно;
4) ответственные исполнители;
5) срок исполнения;
6) ход исполнения;
7) отметка об исполнении;
8) номер дела, в которое подшит исполненный документ.
Контрольная технология исполнения включает контроль:
1) по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе;
2) за сроками исполнения; за формой исполнения.
Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу. Контроль за сроками и формой исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы.
|
|
|
Общие требования к систематизации документов и формированию дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел организации руководствуются основными правилами работы архивов организации, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. Также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру. Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.
|
|
|
Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а так же запрещается группировать документы подлежащие возврату
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой делопроизводства организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (ответственными лицами), так и службой делопроизводства организации.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см если дело больше, то его разделяют на два и более тома.
|
|
|
Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке, входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями
Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 300; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!