Система информационно-справочной документации
Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс
принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включаюттолько те документы, которые фиксируют управленческие решения: системаорганизационной документации включает документы, содержащие решенияорганизационного типа, система плановой документации состоит из документов,содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем видепредставляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе
выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия«предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения,поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел всистеме управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает
в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше.
Это документы, которые в практике управления принято называть справочными,
информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в
корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе
может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников,
|
|
|
подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными
целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих
документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки(информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др.
Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому
бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс
документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренныхсистем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково(независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), болеецелесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную системудокументации.
Система договорной документации
В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает вовзаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношениянеобходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Еевзаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с
|
|
|
помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности
организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписываетдоговор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документыдоговорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того
или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или
сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяетдва основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сферетрудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.
Системы документации обеспечивающего типа
Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующимосновные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуютсядокументы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации(торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основнойдеятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основнаядеятельность отражается в системе документации по высшему образованию – этозначительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. Восновной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – этодокументы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документовявляются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки,экзаменационные билеты и др. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.
|
|
|
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 231; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!