Стандартизация и унификация системы документационного обеспечения управления
Тема 1.2. Нормативно-правовое обеспечение документационного обеспечения управления
1.Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения управления
2.Стандартизация и унификация системы документационного обеспечения управления
3.Государственная система документационного обеспечения управления
1. Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения управления
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
- законодательные акты в сфере информации и документации;
- постановления и распоряжения, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
|
|
|
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Украины, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, Гражданским кодексом устанавливаются виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Наряду с Гражданским кодексом отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными законами.
Закон ДНР "Об информации и информационных технологиях» от 07.08.2016 года
регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство ираспространение информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.
|
|
|
2. Положения настоящего Закона не распространяются на отношения,возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной
деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации
Закон ДНР "О государственной тайне»от 12.12.2014 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности ДНР. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности ДНР.
В Законе ДНР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 27.02.2015 г. отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Постановление Совета Министров ДНР « О трудовых книжках» от 16.08.2016 г. №10-21, в которой утверждается
|
|
|
1.1. Форма трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку
1.2. Инструкцию о порядке ведения и хранения трудовых книжек
1.3. Форму книги учета движения трудовых книжек и вкладьишей в них
С целью усовершенствования делопроизводства, установления единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти Советом министров ДНР принято постановление №19-27 от 16 октября 2015г. «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики». Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений по делопроизводству в органах государственной власти и местного самоуправления, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами, регулирует порядок организации электронного документооборота. Документ определяет требования к созданию документа, бланкам, оформлению реквизитов, составлению отдельных видов документов, их регистрации, организации передачи и их исполнения, систематизации документов и их хранения. Каждое учреждение обязано составить свою инструкцию по делопроизводству на основании Типовой инструкции, а также регламентов и стандартов на организационно-распорядительную документацию конкретной организации.
|
|
|
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 № 4.
Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.
Стандартизация и унификация системы документационного обеспечения управления
Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.
Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.
Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.
Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности».Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».
Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.
Унифицированная система документации способствует:
1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);
3)упорядочению информационных потоков;
4)сокращению количества документов;
5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.
Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам.
Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.
Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению.
В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:
- общегосударственные;
- отраслевые;
- формы документов объединений, предприятий, организаций.
Разработчиками унифицированных форм на общегосударственном уровне выступаютГлавное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики Донецкой Народной Республики, Совет Министров ДНР и др. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.).
Формы документов учреждений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.
Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 1646; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!