ДОКУМЕНТАЦИЯ ЛАГЕРЯ, ОТЧЁТНОСТЬ
Вам всё равно придётся этим заниматься! Хотя бы потому, что вам придётся составлять финансовый отчёт, писать содержательный отчёт, а затем и презентовать его результаты для широкой публики. Поэтому организуйте работу с документацией так, чтобы она была менее рутинной, скучной и неинтересной, с одной стороны, и более наглядной, полно отражающей картину вашей деятельности и лагерной жизни, с другой.
Заведите отдельную папку, которую постоянно заполняйте материалами по разделам: официальные документы и переписка, финансовые документы, всё об участниках лагеря (списки, анкеты, заявления, отзывы добровольцев о лагере), всё об информационной поддержке (ваши пресс-релизы, объявления, заметки и статьи в газетах) и т. д.
Привлекайте к сбору материалов и документов сотрудников вашей организации (учреждения) и волонтёров, мотивируя это тем, что от этой работы повысится результативность мероприятия и имидж организации.
Рекомендуем также заранее определить того участника, который будет отвечать за фотографирование в лагере. Его работа весьма пригодится вам при составлении фотоотчёта, при подготовке фотовыставки, электронной презентации. Конечно, будет здорово, если этим человеком окажется профессиональный фотограф. Но если такое не получится, то не спешите расстраиваться: «любитель» может сделать необходимую вам и для всех участников лагеря работу не менее успешно. Оговорите с ним до начала лагеря, какие снимки вам нужны, их тематику: трудовая деятельность волонтёров, культурная и просветительская программа, быт и досуг, интересные случаи, живые моменты и т. д.
|
|
|
Во время проведения лагеря у его руководителя должны быть следующие документы:
копия Договора с партнёром о совместном проведении лагеря (с обязательным приложением о характере и объёмах работ);
копия приказа руководителя организации о проведении лагеря (с указанием сроков, места проведения, ответственного лица);
список участников лагеря с их контактными данными (адреса и телефоны);
опись материальных ценностей, передаваемых руководителю для проведения смены;
журнал по проведению с участниками лагеря инструктажей по технике безопасности;
программа лагеря.
При необходимости учёта волонтёрского труда (например, для отчёта по гранту местной администрации или благотворительному фонду) заведите на каждого добровольца специальную карточку (примерную форму см. в приложении). В ней ежедневно фиксируйте виды трудовой деятельности, адреса, имена благополучателей и количество часов, потраченных волонтёром. Карточку следует вести с ведома добровольца. В конце лагерной смены он знакомится с общим итогом своей работы и расписывается в ней.
|
|
|
Карточка волонтёра-участника лагеря может стать важным документом для получения добровольцем специального сертификата или рекомендации от вашей организации, которые помогут ему устроиться в аналогичный лагерь, как в своём регионе, так и за его пределами. К примеру, с подобными документами значительно проще стать участником международных добровольческих лагерей.
При подготовке отчёта помните, что грамотно составленный содержательный и финансовый отчёт - залог того, что лагерь не превратится в «очередное массовое мероприятие», а станет основой для совершенствования усилий вашей организации, послужит заделом в продолжение начатой работы по пропаганде добровольческого движения, продемонстрирует серьёзность и перспективность организаторов и волонтёров. Составление отчётов способствует появлению новых мыслей и идей, а значит, и совершенствованию деятельности. Организованный сбор достоверной информации противопоставляется стихии неупорядоченных действий, проявлению спонтанности и некомпетентности в работе, «любительскому», непрофессиональному отношению к делу.
От того, кому вы представляете свой отчёт, будет зависеть его форма и выбор критериев оценки успеха вашего лагеря. Хотя, чаще всего, они стандартны. Основой содержательного отчёта являются ответы на вопросы: что было достигнуто, что изменилось, решена ли проблема, какая польза принесена местному сообществу, самим участникам лагеря, насколько эффективно оказалось мероприятие с точки зрения вложенных в него усилий и средств? Чтобы иметь подтверждающие данные о том, что планируемое достигнуто, необходимо заранее продумать исследовательские методики оценки эффективности общественно значимой деятельности.
|
|
|
Если говорить о количественных критериях, то могут быть собраны следующие данные:
· Количество участников лагеря.
· Количество людей, которым была оказана социальная помощь (или другое, характеризующее объём выполненных работ).
· Количество газетных и журнальных публикаций по проекту.
· Количество высококвалифицированных специалистов, на волонтёрских началах работающих по проекту.
· Количество договоров, соглашений и других партнерских документов, способствующих продвижению идей лагеря и эффективности его результатов.
· Методические пособия, рекомендации и другие публикации, появившиеся в ходе лагеря.
|
|
|
· Количество учреждений и организаций, использующих в своей работе результаты проекта и т. д.
Эффективность проекта может оцениваться по активизации деятельности учреждений, организаций различной ведомственной подчиненности и общественности на решение социально значимых проблем, пропаганде волонтёрских достижений в СМИ. Это уже будет относится к качественным критериям оценки успеха вашего лагеря.
Разумеется, в своём отчёте укажите, какие перспективы имеет ваш лагерь, будет ли он продолжен в следующем году, где и у кого вы будете искать финансирование, будете ли вы распространять свой опыт и т. д.
Важно помнить, что отчёт пишется не столько для спонсора, сколько для вас самих. В нём должны быть отражены и ваши успехи, и ваши неудачи. Только тогда он сможет считаться по-настоящему объективным. Только в этом случае вы убережёте себя от повторения прошлых ошибок. Честный и искренний анализ проведённого мероприятия - одно из важных обстоятельств, гарантирующих вам уважение и доверие партнёров.
ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ
После прочтения этой брошюры наверняка у некоторых из читателей возникнет мысль: стоит ли браться за такое трудное дело, каким является волонтёрский лагерь. Ведь сколько нужно сделать, обдумать, согласовать, собрать, купить и предусмотреть! Сколько ответственности! И всё для каких-то двух-трёх недель!
Стоит, друзья. Поверьте - стоит!
Тот, кто когда-нибудь проводил волонтёрский лагерь и проводил его успешно, подтвердит, насколько это здорово! Во многом благодаря вашему энтузиазму группа людей, часто незнакомых, разных и непохожих друг на друга, за считанные дни становятся Друзьями, Коллегами, Единомышленниками. За считанные дни они способны, что называется, «свернуть горы». Такие горы, что не под силу и профессионалам. За время лагерной смены на ваших глазах произойдёт настоящее становление характеров, гражданской позиции. Нигде так, как в волонтёрском лагере, ребята не учатся понимать и уважать права и свободы других, чувствовать чужую боль, сопереживать, испытывать потребность быть полезным и понимаемым. А это дорогого стоит!
И уж точно, это дело - воистину БЛАГОДАРНОЕ. Эту благодарность вы точно увидите в глазах волонтёров, в их улыбках, в их идущих от глубины души словах и поступках. Вы увидите её в лицах и словах тех, кому помогли, вернули веру в добро, кого сделали счастливыми. Вполне может быть, получите ее и в виде «почётных грамот», теплых слов с «высоких трибун». Это не главное, но тоже приятно. Чем чёрт не шутит!
И вот тогда непередаваемое чувство собственной значимости проникнет в вас и надолго останется в душе. Потому что вы смогли чуть-чуть, но ИЗМЕНИТЬ ЭТОТ МИР, сделать его более живым, добрым и человечным. Удачи Вам!
Приложение №1
ДОГОВОР О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 226; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!