Программные системы автоматизации
Документационного обеспечения управления
Управленческая документация является основой деятельности современной организации – в документе сосредотачивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления.
За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПЭВМ, объединенный в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения – с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятие решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии документационного обеспечения управления, имеет достаточно широкий выбор – от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем для небольших и средних по масштабам организацией.
Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем, например:
- в организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т.д.;
- организации предстоит выбирать и осуществить серьезный комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, их утверждение и подписание и т.д., то есть, в конечном счете – оптимизировать систему управления;
- организациям при внедрении автоматизации документационного обеспечения управления необходимо определиться в выборе одного или двух подходов, которые условно документоведы называют российским и западным.
Традиционно российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководитель организации – служба делопроизводства – исполнитель.
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированный и централизованных контролируемый «доархивный» документооборот. Технология документационного обеспечения управления во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и постановлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.
Задачи современной информационной технологии
Современные информационные технологии – современные виды информационного обслуживания, организационные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.
Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином «офисный» обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис – это помещение делового центра организации, однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:
- обработка различных текстовых документов;
- финансовые и коммерческие расчеты с формирование различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций;
- управление работой персонала;
- подготовка презентаций на разнообразные темы;
- ведение разнообразных баз данных и многое другое.
Существует два подхода к совершенствованию деятельности на основе современных информационных технологий:
- совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также с фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;
- комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации, он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличие больших ресурсов.
В офисе вся документация подлежит копированию или размножению. Для решения этих задач служат копировально-множительные устройства, факс – копиры и другие.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 239; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!