Организационное и кадровое обеспечение
Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления.
В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.
Роль Росархива
Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области документационное обеспечение управления, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.
Графический и статистический методы
|
|
|
Совершенствование информационно-документационного обеспечения управления на основе компьютерных технологий, активно проводимое сегодня в большинстве организаций, обязательно требует предварительного проведения оргпроектных работ.
Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления, накопленная в нашей стране, позволяет выделить основные этапы проектирования: 1 Проведение предпроектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования.
2 Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования.
3 Составление технического задания на проектирование.
4 Разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения.
5 Внедрение. Проведение каждого этапа требует применения определенных, присущих данному этапу методов.
Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.
Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.
|
|
|
Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами (об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами.
Централизованная формапредполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур. В одной специализированной службе. Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.
Децентрализованная (дифференцированная) формапредусматривает создание в каждом производственном подразделении своей собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.
При смешанной формечасть работы с документами выполняет центральная служба, а часть делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.
Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.
Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.
|
|
|
В нем закрепляются функции службы, права и ответственность ее руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия.
Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нем СВОП видение проблем делопроизводства.
Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать специфику данного предприятия.
В Инструкции находит отражение весь процесс работы с документами, все принятые делопроизводственные процедуры. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.
С Инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.
|
|
|
В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и целиком российские разработки, и локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект.
Попробуем обрисовать проблемы, которые необходимо решить для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.
Что мешает автоматизации:Несогласованность терминологии. Отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.
Что необходимо:Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта. Разработка детального оргпроекта. Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 209; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!