Корни проблем электронной технологии
Одна из главных причин трудностей, на наш взгляд, состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"*. Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.
ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Отсюда вытекает технологическая проблема - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.
Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.
Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования. Сохраняется неопределенность относительно того, какие управленческие ситуации обязательно документируются, какими видами документов, с каким набором информации. Исключение, пожалуй, составляет только бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" (ст. 1 и ст. 9). И отчасти именно поэтому работа с данным видом документации автоматизирована в наибольшей степени.
При комплексной автоматизации делопроизводства сегодня решаются во многом те же задачи, которые решались ранее при оргпроектировании. Фактически компьютеризованные программно-аппаратные комплексы - это только более производительный и эффективный инструмент. Вместе с тем внедрение компьютерных технологий требует значительно большей подготовки.
Административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на совершенствование процессов государственного управления, повышение его эффективности. Неотъемлемой частью реформы станет и документационное обеспечение государственных органов различного уровня. Сегодня документационное обеспечение управление служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.
На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий документационного обеспечения управления, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.
Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.
Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.
Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства.
Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.
Современные технологии
Большинство работников службы документационного обеспечения управления в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Для секретаря, секретаря-референта компьютер в настоящее время стал незаменимым инструментом в выполнении широкого круга их деятельности. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить труд работников службы документационного обеспечения управления, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.
Современный персональный компьютер (ПК), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.
Основные возможности компьютерных технологий:
- помощь в создании документов (проектирование бланков; составление документов и размещение их в памяти компьютера, использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение, редактирование текста документа);
- передача документов на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или персональный компьютер и модем (документы создаются в электронном виде на компьютере в локальной сети, а также с помощью электронный почты);
- регистрация документов (заполняется регистрационная карточка на экране персонального компьютера, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа) (Приложение 1);
- контроль за исполнением документов (в электронной карточке делается отметка о контроле, что позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документов, а также составлять разного рода справки по документообороту) (Приложение 2);
- перевод текста документа с одного языка на другой при наличии соответствующей программы и дополнительном редактировании текста;
- защита документа (от случайного доступа к информации в персональный компьютер, восстановление текста; антивирусная защита);
- планирование использования рабочего времени пользователя.
Перечисленные возможности говорят о том, что теперь работникам служб документационного обеспечения управления в большой степени требуются навыки работы на компьютере, чем даже знание многих правил и норм оформления документов, поскольку персональный компьютер позволяет избавить пользователя от необходимости запоминания вспомогательных сведений и сосредоточиться на выполнении творческой части задания.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 239; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!