І н с т р у к ц і й н а к а р т а
практична робота № 2
Тема заняття :Формування особових справ
Мета заняття :Навчитися формувати архівні справи
Матеріально-технічне обладнання та посібники для роботи
1.Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, підприємств, установ і організацій.
2. Набір документів для формування справи.
Зміст та послідовність виконання роботи
1. Вхідний контроль
1.Дайте визначення “архівна справа ”
2.За яких обставин документи діловодства стають архівними справами.
2. Завдання та методичні рекомендації до його виконання:
Сформувати особову справу використовуючи наявні документи та дотримуючись наступної послідовності :
1. Опрацювати « Правила роботи архівних установ » Р.3.2
2. Сформувати справу дотримуючись наступних правил :
• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
• документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи.
|
|
|
Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;
• документи, що підлягають включенню до складу НАФ (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.
3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.
4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (ЗО- 40 мм завтовшки).
5. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
7.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
8. В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
|
|
|
доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
3. Вихідний контроль
1. Основні правила формування архівної справи.
2. Яка допустима товщина архівної справи?
3. Як групуються затверджені плани, звіти?
4. Яка хронологія розташування документів у справі?
Після виконання роботи студент повинен
Знати: Послідовність формування особової справи.
Вміти:Формувати особову справу
Завдання додому:Опрацювати « Правила роботи архівних установ » Р.5.
І н с т р у к ц і й н а к а р т а
практична робота № 3
Тема заняття : Оформлення справ
Мета заняття:Навчитися оформляти архівні справи
Матеріально-технічне обладнання та посібники для роботи
1.Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, підприємств, установ і організацій.
|
|
|
2. Набір документів для формування справи.
3. Папка для оформлення справи.
Зміст та послідовність виконання роботи
1. Вхідний контроль
1.Чим відрізняється формування справ від оформлення архівних справ?
2. Яка особливість нумерації аркушів справ?
2. Завдання: Оформити особову справу.
Для вірного виконання роботи необхідно :
1. Опрацювати « ПРАП, установ… » Р.5.1-5.10 5.1.15-5.1.26
2. Дотримуватись наступної послідовності операцій .
2.1 Нумерація аркушів справ робимо лише хімічним олівцем в верхньому правому кутку. Якщо пропущено нумерацію сторінки , то додаємо літери Якщо багато пропущених сторінок ,то проводимо нумерацію заново, попередньо закресливши вже наявні числа.
2.2 Складання засвідчувального напису справи.
Засвідчувалбний напис (додаток ) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.
2.3 Оформлення обкладинок справ.
Обкладинки справ з особового складу оформляються за встановленою формою (додаток ).
|
|
|
Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).
Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
2.4. Оправлення справ
Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
3.Вихідний контроль
1. Яка послідовність оформлення архівних справ?
2. Охарактеризуйте призначення засвідчувального напису.
3. Які вимоги до оформлення обкладенки справ?
4. Поясніть різницю оправлення справ різного строку зберігання
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 200; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!