Понятие о Национальном архивном фонде Республики Беларусь
1. Определение понятия «Национальный архивных фонд» в законодательных актах Республики Беларусь. В соответствии с законом «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (2011 г.) (приложение 1.1), Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ Республики Беларусь) – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа. Национальный архивный фонд Республики Беларусь состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К Национальному архивному фонду Республики Беларусь относятся также архивные документы, являющиеся историческим и культурным наследием беларусского народа и хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств, а также документы, находящиеся в частной собственности иностранных граждан и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению в Республику Беларусь. Документы НАФ относятся к государственной и негосударственной частям. 2. Формирование НАФ. Основные этапы. Идеи объединения архивных документов в единый метакомплекс документов и централизации архивного хранения появлялись начиная с XVI ст. в разных модификациях. Из всех вариантов основными являются две модели организации архивного хранения: всеобщая централизация в форме создания Государственного архивного фонда и либеральная централизация в форме создания Национального архива. Впервые понятие «Государственный архивный фонд» (ГАФ) возникло в начале ХХ в. в российской среде реформаторов архивного дела, получило определение в Декрете СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела» от 1 июня 1918 г. и базировалось на принципе централизации всех документов государства. Состав и структура ГАФ БССР были зафиксированы соответствующим положением от 28 мая 1927 г. В него входили: архивы бывших землевладельцев, церквей, монастырей, промышленных предприятий и учреждений дореволюционного периода, а также документы беларусского происхождения находившиеся за пределами республики после возвращения их в БССР. ГАФ БССР пополнялся документами действующих учреждений.
|
|
|
В 1941 г. был создан ГАФ СССР, который объединил архивные комплексы республик в единую систему. ГАФ СССР – это совокупность принадлежащих советскому государству документов, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, культурное или историческое значение. Таким образом, понятие охватило массивы документов, которые находятся на постоянном хранении и имеют постоянную ценность. ГАФ являлся многогранным источником информации об историческом опыте людей, а его сложная структура стала отражением закономерностей развития общества. В состав ГАФ не входили документы партийных, личных архивов, документы, находящиеся за границей и в частной собственности. В послевоенный период понятие ГАФ распространилось в странах Центральной и Юго-Восточной Европы (Польша, Чехословакия, Югославия, Болгария, Венгрия). Понятие «Национальный архивный фонд», которое сегодня используется в Польше, Испании, Италии основывается на идее охраны целостности архивных документов государства. Национальный архивный фонд формируется из материалов, которые прошли экспертизу ценности и были оценены как значимые; документы НАФ находятся под охраной государства; в состав НАФ могут входить документы независимо от формы собственности; НАФ постоянно пополняется; НАФ может разделяться на государственную и негосударственную части. 3. Понятие классификации документов на уровне НАФ. Организация НАФ Республики Беларусь включает в себя работу по созданию и трансформации сети государственных архивов, распределению документов по данным архивам и внутри них. От эффективности организации зависит сохранность документов, быстрота и качество их поиска и использования.
|
|
|
|
|
|
Классификация архивных документов осуществляется на трѐх уровнях: в рамках НАФ, на уровне архива, на уровне архивного фонда. Классификация архивных документов предполагает наличие научных принципов, на основе которых производится организация комплексов документов и установление логических (исторических) связей между ними.
Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка в соответствии с признаками, определяющими организацию сети государственных архивов и их профили. Признаки классификации документов в пределах архивного фонда государства сложились в СССР в середине ХХ в., и были закреплены в «Основных правилах работы государственных архивов СССР». Классификация документов НАФ Республики Беларусь строится на основе следующих признаков: принадлежность документов к различным историческим периодам; принадлежность к различным формам собственности; принадлежность документов к определенным административно- территориальным единицам (областям, районам, т.д.); принадлежность документов к учреждениям республиканского или местного значения; принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; принадлежности документов к составу документации данного фондообразователя; способ и техника закрепления информации; срок хранения документов.
|
|
|
Фондирование и виды архивных фондов. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, общественного объединения и т.д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд. Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.
Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно- хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению. Архивный фонд является основной классификационной единицей для группировки документов в пределах архива, который представляет собой совокупность документов и образуется в процессе деятельности юридических и физических лиц. Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция. Архивный фонд учреждения – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение. Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.).
Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.). 2. Основные правила фондирования. Работа по фондированию документов осуществляется: в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения; в архивах госорганов («ведомственных архивах») и иных организаций при отборе документов на постоянное хранение; в государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей. Материалы архивного фонда организации или лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности. Поэтому процесс фондирования осуществляется на основании принципа происхождения (провениенции). В то же время должен соблюдаться принцип недробимости архивных фондов, в соответствии с которым комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. Разделение документов одного происхождения при этом считается серьезным нарушением. Исторические связи могут существовать не только между документами внутри архивного фонда, но и между несколькими архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы. Их дробление и распыление нарушает правильное размещение документов и затрудняет их использование. Фондирование заключается в определении либо уточнении границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов. Определить границы архивного фонда – значит определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд.
Основные правила фондирования заключаются в следующем: входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов и т.д.;копии исходящих документов относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по удостоверительным надписям, отсутствию подписи руководителя и т.д.; документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены делопроизводством; в тех случаях, когда среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся; из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения; не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.
Понятия «классификация документов в пределах архивного фонда» и «единица хранения». Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимаются их группировка и расположение в фонде. Она определяется исторически сложившейся структурой фондообразователя, характером его деятельности, составом и содержанием документации. Классификационной единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объединенных общим признаком, и заключенных в отдельную обложку. Единица хранения (дело) — физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.
Систематизация дел, принципы систематизации, схемы систематизации. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится: в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию; в архивах организаций («ведомственных архивах») при подготовке документов для передачи в государственные архивы; в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.
Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.
Схема систематизации документов – архивоведческое понятие, обозначающее структурную модель фонда. Она представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности, предназначается для распределения документов фонда по этим делениям. При разработке схем систематизации применяются следующие признаки систематизации дел: структурный (в соответствии со структурой учреждения); хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения); функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов); номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географический – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты; авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Определение экспертизы ценности документов. Экспертизой ценности документов называется изучение документов специалистами (экспертами) с целью установления ценности и возможных сроков хранения документов. Отбором документов называются практические действия по выделению документов для передачи в государственный или архив организации («ведомственный архив»), либо к уничтожению по истечении определенных сроков хранения. Под ценностью в общем смысле обычно понимают положительную или отрицательную значимость объектов окружающего мира для человека, социальной группы или общества в целом. При этом ценность определяется не свойствами объектов самими по себе, а их вовлеченностью в сферу человеческой жизнедеятельности, интересов и потребностей, социальных отношений. В частном случае это касается и архивных документов, ценность которых устанавливается в результате экспертизы. Экспертиза ценности является той сферой, в которой максимально сближаются интересы архивоведения и источниковедения. Предметом этого сближения становится методология изучения документов. Поэтому используемая архивистами терминология во многом совпадает с источниковедческой. Например, изучение документов как в архивоведении, так и в источниковедении предполагает внешнюю и внутреннюю критику документов. Однако цели, которые преследуют две данные дисциплины, обращаясь к аналогичным методам, все же несколько различны. В архивоведении под внешней критикой понимается установление значимости авторства, времени и места происхождения, физических свойств документов. Под внутренней критикой понимается установление значимости содержания документов. Установленная значимость документов определяет их ценность. Результаты экспертизы ценности и отбора документов подлежат утверждению или согласованию на заседании экспертной комиссии соответствующего уровня. На отобранные в структурных подразделениях дела составляются описи. Они готовятся отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.); служебные ведомственные издания. Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по составленным описям передаются в архив организации. Здесь работниками архива организации или государственного архива проводится окончательная научно-техническая обработка документов. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации заключается в комплексном анализе состава документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетности и повторяемости информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела, отобранные по результатам экспертизы на постоянное и временное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их количество, хронологические рамки, основание для отбора к уничтожению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 г., с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2017 г. Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении документов к уничтожению утверждаются его руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения государственным архивом. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в акт. В результате ведомственной экспертизы ценности и отбора документов определяется состав новых поступлений НАФ Беларуси. В государственных архивах экспертиза ценности и отбор документов проводятся как самостоятельный вид работы, а также при усовершенствовании описей. Необходимость такой работы вызывается наличием в госархивах определенного количества документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению. По итогам экспертизы и отбора составляются акты о выделении документов к уничтожению. Экспертные органы. Научно-методическое руководство экспертизой ценности и отбором документов, а также организацию их проведения осуществляют экспертные органы, в состав которых входят ведомственные экспертные службы и экспертно- проверочные комиссии архивных учреждений. Они являются постоянно действующими совещательными органами. Экспертные комиссии (ЭК) учреждений образуются приказами ее руководителей из числа наиболее квалифицированных работников основных структурных подразделений. Они организуют отбор документов, рассматривают описи на дела постоянного и временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней и номенклатур дел, готовят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов. В архивных учреждениях Экспертно-методические комиссии (ЭМК) созданы в центральных государственных архивах. При Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь действует Центральная экспертно-методическая комиссия (ЦЭМК), являющаяся центром научно-методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) в отделах по архивам и делопроизводству облисполкомов обсуждают проблемные вопросы теории и практики экспертизы ценности документов, определяют источники комплектования НАФ, разрабатывают научно- методические пособия по экспертизе ценности документов, комплектованию и постановке делопроизводства в учреждениях, рассматривают и утверждают практические результаты работы по отбору на постоянное хранение документов действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в архивах фондов.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 656; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!