Проверка наличия и состояния дел.
Она проводится для установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и их физического состояния. Проверка наличия и состояния дел относится к плановым видам работ каждого государственного архива. Она осуществляется по фондам первой категории – один раз в 10 лет; по фондам второй и третьей категорий – один раз в 15 лет; особо ценных документов – один раз в 5 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные, единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов.
Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не менее двух человек). Они устанавливают фактическое наличие дел путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, заголовка, крайних дат, количества листов). Физическое состояние дел определяется визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, а затем в акте проверки. Делать какие-либо пометы и записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается. После окончания проверки в конце описи проставляется отметка о ее проведении. В случаях обнаружения в описи неучтенных литерных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.
На основании итоговых записей в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел. Он подписывается исполнителями. Одновременно с актом и в случае необходимости составляются акты о технических ошибках, обнаружении неучтенных дел, неисправимых повреждениях дел и др. На необнаруженные при проверке дела заводятся карточки, где указываются номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Данные проверки физического состояния дел фиксируются в карточках учета физического состояния дел. При выявлении отсутствующих дел организуется их розыск. Для этого необходимо тщательно проверить все учетные документы фонда и проанализировать его историю (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились, кому передавались дела и т.д.), изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилищ, просмотреть дела находящихся рядом фондов, так как возможна неправильная подкладка дел и т.д.).
|
|
|
Обнаруженные в ходе розыска дела передаются хранителю фондов для подкладки на место. Кроме того, составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа разыскиваемых, и делается отметка в картотеке необнаруженных дел. Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета.
|
|
|
На отсутствующие дела, пути розыска которых исчерпаны, готовится акт о необнаружении дел. К нему прилагается подробная справка об итогах розыска. Затем эти документы направляются в Департамент, который дает письменное разрешение на снятие с учета необнаруженных дел. На его основании директор архива издает приказ о снятии отсутствующих дел с учета. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда. Ее материалы подшиваются в дело фонда.
Создание страхового фонда особо ценных документов.
Для сохранения ценной документации на случай утраты и повреждения оригиналов создается страховой фонд. Он изготавливается путем микрофильмирования дел. При этом делаются страховой фонд и фонд пользования.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов. В Беларуси он сконцентрирован в специальном хранилище Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов.
Фонд пользования предназначен для выдачи исследователям вместо подлинников.
Страховому копированию подлежат особо ценные документы. В связи с этим в архивах проводится работа по их выявлению. К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения и автобиографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по заложенной в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.
|
|
|
При выявлении особо ценных документов архивы руководствуются следующими общими критериями:
– значение фондообразователя;
– время создания документов;
– ценность содержащейся в документах информации;
– авторство документов;
– юридическая сила, подлинность документов;
– наличие художественных, палеографических особенностей документов.
Критерий “Значение фондообразователя” предполагает учет роли, места и значения фондообразователя в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества.
Критерий “Время создания документа” используется при выявлении документов, относящихся к ранним историческим периодам и периодам особой исторической значимости.
|
|
|
Критерий “Ценность содержащейся в документах информации” предполагает выявление в пределах каждого фонда документов, возникших при осуществлении фондообразователем основных функций и содержащих наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах. Чем большее влияние они оказали на развитие общества, тем ценнее эти материалы.
Критерий “Авторство документа” обязывает учитывать роль автора в политической, народнохозяйственной, общественной, научной и культурной жизни страны.
Критерий “Юридическая сила, подлинность документов” предполагает при наличии в фонде подлинников и копий одних и тех же документов выявление и учет оригиналов.
Критерий “Наличие художественных, палеографических особенностей документов” чаще применяется при оценке документов ранних исторических эпох, а также материалов личных фондов.
Сведения о количестве выявленных в течение года особо ценных дел отражаются в годовых отчетах архивных учреждений и препроводительном письме к форме № 11, высылаемом в руководящий орган архивным делом.
Выявленные особо ценные дела в первую очередь микрофильмируются, реставрируются, переплетаются, ремонтируются и картонируются. Все это позволяет архивам сохранить наиболее значимую часть их документальных богатств.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 524; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!