Исполнение запросов учреждений и обращений граждан
Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др.
В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов.
Архивная справка – это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов.
Она должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки (“так в документах”). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
|
|
|
Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.
При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи “Архивная справка”. В нем указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за справкой по данному вопросу.
По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов.
Архивная копия – это дословное воспроизведение различными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом.
Архивная выписка – это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
Организация работы архивных учреждений.
Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы. Государственный архив – это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и использование документов в интересах пользователей.
|
|
|
Его основные задачи:
– комплектование документами НАФ;
– обеспечение сохранности и государственный учет документов НАФ;
– информационное обеспечение органов государственной власти, граждан, научной общественности, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;
– ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин. Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси, местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно-поисковых систем; отдел комплектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования документов НАФ и др.
|
|
|
Структурные подразделения в своей работе руководствуются утвержденными директором архива положениями о них. На все должности, имеющиеся в госархиве согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников.
Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный орган – дирекция.
Работа государственных архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствии с директивными указаниями Департамента и учетом задач, решаемых архивами в планируемый период. Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение имеет свой годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные планы, а также месячные планы для сотрудников. Отчетность, как и планирование, является одной из главных функций управления, от постановки которой зависит организация работы госархива, ее эффективность.
|
|
|
Основа отчетности в архивных учреждениях – индивидуальные дневники учета труда сотрудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда. С использованием данных индивидуальных дневников готовится отчетность структурных подразделений, которая в свою очередь обеспечивает материалом общеархивную отчетность. Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными органами раз в год.
Кроме того, в них для учета рабочего времени работников ведутся табели учета рабочего времени. Они обеспечивают контроль за использованием рабочего времени, состоянием трудовой дисциплины, помогают при начислении заработной платы.
В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий и качеством работы. Практикуется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 317; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!