Назначение и виды учета документов в архивах.
Учет документовНационального архивного фонда Беларуси – это определение их количества и отражение его в учетных документах.
Учет документов закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации.
Учету подлежат все документы, входящие в НАФ республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.
Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено – дело – принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву. В конечном итоге все сведения концентрируются и сводятся в Департаменте и таким образом получается сводная информация о Национальном архивном фонде. Такая система учета дает возможность установить состав и объем материалов по любому комплексу, точно определяя его местонахождение, вплоть до места отдельного дела в архивном фонде.
Учет документов в государственных архивах строится на принципах централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве учреждения, в ведомственном и государственных архивах), динамичности. Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.
|
|
|
Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого госархива, необходимость вторых определяется самим архивом.
|
|
|
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
– книга учета поступления документов;
– список фондов;
– листы фондов;
– описи дел (первый экземпляр);
– карточки фондов;
– паспорт архива на 01.01.;
– дела фондов;
– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
К вспомогательной учетной документации относятся:
– книги учета фондов архивохранилища;
– книги учета движения дел по архивохранилищам;
– карточки пофондового топографического указателя;
– карточки постеллажного топографического указателя;
– карточки на необнаруженные дела и др.
Направления и цели использования документов Национального архивного фонда.
Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах печать, радио, телевидение и кино, исполняют запросы учреждений и заявления граждан, выдают им архивные справки и копии документов.
|
|
|
В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан. Архивы обеспечивают граждан справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орденами и медалями, подтверждая владение собственностью и т.д.
Одной из форм использования документов в белорусских архивах является инициативное информирование об архивных источниках, предоставление документов исследователям в читальных залах, организация выставок, исполнение запросов учреждений и заявлений граждан, выдача документов во временное пользование учреждениям и др.
1. Инициативное информирование – это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учреждений сведениями о составе, содержании и месте хранения архивных источников.
2. Работа исследователей в читальных залах архива – традиционная и наиболее распространенная форма использования документов. Государственные архивы Беларуси обслуживают исследователей как своей республики, так и других государств.
|
|
|
Разрешение работать с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив.
Разрешение на право работы в читальном зале дает руководство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов.
3. Выставка документов – это художественно оформленная подборка копийных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные (предназначенные для экспонирования в одном помещении) или передвижные (предназначенные для экспонирования в различных организациях). По времени функционирования они делятся на постоянные и временные. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарных выставках допускается показ оригиналов подлинников при создании необходимых условий по обеспечению их сохранности.
4. Предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на государственное хранение. Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение.
Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев.
5. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 803; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!