Форма – это заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации.
Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается вместо нее вводиться нужный текст. Такие формы часто называют трафаретными письмами.
Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге.
Некоторые формы документов являются общими для всех
организаций. Такие формы разработаны и включены в специализированные офисные программы.
Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных дел, т.е. группировка их в дела.
Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел–систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
|
|
|
Общие требования к номенклатуре:
охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Виды номенклатур. Различают типовые,примерные иконкретные номенклатуры дел.
Типоваяноменклатура дел составляется для организаций,однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная–устанавливает примерный состав дел дляорганизаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
|
|
|
Номенклатурадолжна охватывать все документы,образующиесяв процессе деятельности организации.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатурыпредставляет собой таблицу из пяти граф:индексы дел,заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (табл. 2).
| Название раздела | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество томов | Срок хранения дела и № статьи по перечню | примечание |
| 01-03 | Устав организации | Пост. Ст 37 | ||
Формированиемдела называется группирование исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Бумажные документы формируются в дела в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Электронные документы хранятся в электронных архивах. Системы электронного документооборота используют в качестве электронного архива внешние базы данных или встроенные.
С архива организации передаются все дела постоянного и временного хранения и по личному составу. Передача производится только по описям.
|
|
|
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 1526; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!