АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУРЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 3
Ознакомьтесь с приведенной ниже информацией
2. Создайте письмо, адресованное директору предприятия, с предложением совместной бизнес деятельности. Письмо должно быть оформлено в соответствие со стандартом ГОСТ Р6.30-2003
3.Разработайте номенклатуру дел для своей организации
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУРЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.
Контрольза исполнением задания–одна из функций управления.Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу–это оценка,насколько правильно,удачно, полно решен вопрос, его осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо.
Контроль за срокамиисполнения ведет службадокументационного обеспечения управления или секретарь. Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры: фиксация всех поставленных на контроль документов; проверка своевременного доведения документа до исполнителя; корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения документов; напоминание исполнителям и руководителям о наличии неисполненных документов; информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов; внесение данных об исполнении документов; анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации.
|
|
|
Основными видами срокового контроля является текущий, предупредительный и итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.
Итоговыйконтроль представляет собой аналитическоеобобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Он проводится службой, отвечающей за контроль исполнения еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке.
Формой контроля является периодическое составление обобщенной отчетности по документам организации.
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов.
|
|
|
Одна из главных обязанностей инспектора по контролю – в начале каждого рабочего выявить все задания текущего дня и проверить будут ли они исполнены, затем предупредить исполнителей о документах, срок которых истекает через три дня. Ежедневный контроль создает нормальную рабочую атмосферу в организации.
Наиболее рациональным является автоматизированный контроль,который ведет секретарь или ответственное лицо наперсональном компьютере. При этом постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «срок исполнения» в регистрационной карточке.
систему электронного документооборота заложены функции текущего и предупредительного контроля. Она контролирует время выполнения работ, сообщая исполнителям о наступлении контрольного срока, повышая, таким образом, исполнительскую дисциплину.
При ведении текущего контроля ежедневно выводится на экран список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Его можно распечатать, а также по электронной почте оповестить исполнителей. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок, а также любые данные по документам и исполнителям.
|
|
|
Кроме текущего и предупредительного контроля технология работы с документами предусматривает проведение итогового контроля, который является аналитическим обобщением документооборота компании и исполнительской дисциплины. Для ведения итогового контроля, например, в системе Евфрат имеется Мастер журналов и отчетов, который позволяет смоделировать необходимый отчет
Может быть составлен общий отчет, содержащий информацию о количестве зарегистрированных видов документов по всем потокам организации и характере их исполнения (исполнены в срок или просрочены). Общая статистика может быть просмотрена сразу по всем потокам или по какому-либо конкретному потоку документов.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок, создаваемых в автоматическом режиме. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получить всю необходимую информацию.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУРЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
|
|
|
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.3.0—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Большинство из этих документов являются официальными.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.
Реквизит документа–это обязательный элемент официальногодокумента.
Постоянные реквизиты–это символы и индексы,наносимые натиповые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.
Переменные реквизиты–это символы и индексы,вносимые вдокумент в процессе его подготовки и оформления.
ГОСТ Р6.30-2003 описывает систему реквизитов — элементов оформления официального документа (табл. 1).
Таблица.1
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 650; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!