Виды бланков организации и их реквизиты.
Бланк документа– это лист бумаги с заранее воспроизведеннымиреквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).
Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету.
При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой. Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов.
Общий бланк.
Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов. Реквизиты общего бланка документа включают: 
герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации; наименование вышестоящей организации (если имеется); наименование организации; трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа».
Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).
Бланк письма.
Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты:
герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации;
наименование вышестоящей организации (если имеется);
|
|
|
наименование организации (структурного подразделения);
справочные данные об организации;
трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.
Электронный документ.
Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дает определение электронного документа.
Электронный документ–это документ,в котором информацияпредставлена в электронно-цифровой форме.
Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки устанавливается неизменность всех реквизитов.
Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе.
|
|
|
Подготовка электронного документа производиться на компьютере с использованием различных программ. В настоящее время самым популярным пакетом для создания различных видов документов является Microsoft Office.
Редактирование документов связано с нахождением удобной формы подачи текстового и графического материала, а также с соблюдением определенных правил (оформление реквизитов, соблюдения стиля документа и т.д.). При составлении документов в текстовом редакторе обычно пользуются заготовками или шаблонами документов.
Для воспроизведения электронных документов на бумажном носителе чаще всего используется формат А4 (210х297 мм) или формат А5 (210х148 мм).
Формы и шаблоны документов.
Шаблон–это документ,который содержит разнообразнуюинформацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера шаблон позволяет быстро изготовить новые аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.
|
|
|
В программе Microsoft Word имеются специальные шаблоны для создания типовых документов, например писем или факсов. Кроме того, и это очень важно, шаблон может содержать средства автоматизации подготовки документов. Пакет Microsoft Office позволяет создавать шаблоны часто используемых частей текста и документов.
Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении определенной формы, создаваемой шаблоном.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 1541; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!