Документ: понятие, функции, свойства, признаки, структура
Документ; документированная информация–зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
"...документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;..." - Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ(ред. от 03.07.2016) "Об обязательном экземпляре документов"
".... Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности..." - "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"(утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст).
Документ и информация должны иметь общие свойства, такие как: достоверность, полнота, актуальность, полезность, объективность и др.
Признаки документа: материальная форма; возможность закрепления информации любого рода (звуковой, речевой, изобразительной и т.п.); наличие определенного автора; наличие реквизитов; юридическое значение.
|
|
|
Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.
Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;
Специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Функция исторического источника начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной̆ с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический̆, бухгалтерский̆, оперативный̆ отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой̆, отчетной̆, документации.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной̆ связи между членами общества.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей̆ как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
|
|
|
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.
Реквизит документа – элемент оформления.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Подлинник документа: первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Документирование управленческой деятельности
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ): документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов), организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов), систематизация архива документов.
|
|
|
Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Понятие унифицированной система документации – УСД: система документации, создания по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (30 шт.).
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа, устанавливается ГОСТом.
Обязательными для всех видов документа являются реквизиты, обеспечивающие ᴇᴦο юридическую силу, - наименование организации (автора документа), дата документа, текст, подпись должностного лица.
|
|
|
Для отдельных групп документов обязательными могут стать и другие реквизиты, например, Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак.
Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.
Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.
ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении..." – "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
ГОСТ Р 6.30-2003 - распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.
Системы документации
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Например: система организационно-распорядительной документации, система плановой документации, первичная учетная документация, отчетно-статистическая, документация по труду, система бухгалтерской документации, система финансовой и расчетно-денежной документации и др.
Признаки: деление системы на подсистемы; взаимосвязь внутри и между системами. Взаимосвязи внутри системы между ее элементами проявляются в единстве задач, решаемых данной системой; наличие внутренней организации; способность к развитию.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные системы документации делятся на 3 категории:
1) общероссийские - ОКУД;
2) отраслевые (ведомственные) – налоговой документации ИФНС;
3) организаций и предприятий – табель и альбом унифицированных форм документов.
ОК 011-1993 (ОКУД)
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объекты унификации:
1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов,
2) системы документации,
3) тексты документов,
4) виды и разновидности документов.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По способу документирования различают документы:
рукописные; электронные; графические; кино- и фотодокументы.
ГОСТ 6.10.1-88 - устанавливает порядок проведения работ по унификации форм документов на различных уровнях управления народным хозяйством. Статус: Не действует – вместо него веден ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 1229; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!