Правовая и нормативно-методическая база отбора на госхранение документов государственных и негосударственных организаций
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:
Основные правила работы архивов организаций
|
|
|
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива
Государственная система документационного обеспечения управления.
Номенклатура дел содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.
Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.
Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням.
|
|
|
Помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению (например, справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов».
Учет архивных документов
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.
Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.
|
|
|
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.
Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе, хранящихся в архиве организации документов АФ РФ и других архивных документов.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
книга учета поступления и выбытия дел, документов
список фондов
лист фонда
опись дел, документов
реестр описей.
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
Особенности учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору в архив.
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение, осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:
|
|
|
1. в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец документов, номер и дата акта приема-передачи, дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
2.при включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов. Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда. При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:
кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
метрах - для копий кинодокументов;
времени звучания - для копий фонодокументов;
в мегабайтах - для копий электронных документов.
При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.
Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.
Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве.
Проблемы учета документов: низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий, недостаточное финансирование отрасли.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 823; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!