Обеспечение сохранности документов АФ РФ и других архивных документов
Обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.
Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:
- температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;
- световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;
- санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;
- охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.
Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
До 1990-х гг. основной принцип комплектования архивов – отраслевой. После распада командно-административной системы перед архивистами стояли задачи: - определения источников комплектования, установление состава документов архивов. Новый критерий источников комплектования – форма собственности (с государственными: на основе законодательства об архивном деле, на основе нормативно-методических документов, с негосударственными: на основе договора.)
|
|
|
Система НСА к архивным документам
Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования (описи, каталоги, базы данных, указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам).
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам АФ РФ – это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах.
|
|
|
Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах, виды: межархивные (содержат сведения о документах нескольких архивов); внутриархивные (архив – фонд); межфондовые (фонд – дело); внутрифондовые (дело – документ).
Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
Вопросы НСА затронуты в "Основных Правилах работы архивов организаций", «Основных Правилах работы с научно-технической документацией в государственных архивах» (ВНИИДАД), «Основных Правилах работы государственных архивов РФ».
Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.
|
|
|
Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации и может дополнительно проводится на языках субъектов Российской Федерации и языках меньшинств.
Проблемы: 1. Недостаточно активно ведется работа по усовершенствованию и переработке описей. 2. Выбор фондов для усовершенствования описей не всегда обоснован потребностями использования. 3. Отсутствуют путеводители в ряде федеральных архивов, областях, бывших партархивах.4. Опаздывает создание средств поиска информации. 5. Не всегда доводятся до пользователя результаты рассекречивания, на рассекреченные документы оперативно не создается НСА. 6. Не всегда обеспечен широкий доступ пользователей к справочным средствам архива, нет компьютеров в читальном зале, отсутствует соответствующее ПО. 7. Сейчас закаталогизировано только 12 % информации, хранящейся в архивах.
Перспективы: 1. Оптимизация СистемыНСА в целом и как системы НТИ страны, отд. подсистем на уровне Архив-фонд-дело-документ, каждого архива. 2. Преемственность НСА гос. архивов и архивного гос. учета, совершенствование каждого вида справочника на основе единых нормативно-методических требований. 3. Разработка национального стандарта описания документов и документной информации на основе «Общего международного стандарта описания архивных документов», 1994.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 563; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!