Организация документов АФ РФ и других архивных документов
АФ РФ – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
Систематизация документов – это комплектование документов в дела с помощью номенклатуры дел.
Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.
Уровни организации документов и дел АФ РФ:
Организация документов по формам собственности. Документы государственной части АФ РФ подлежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
|
|
Документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации, хранятся в федеральных архивах, в федеральных государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, учреждениях Российской Академии наук.
Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.
Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.
|
|
Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности.
Организация документов АФ РФ в пределах архива - документы АФ РФ и другие документы в архиве формируются по архивным фондам.
Организация документов внутри архивного фонда - внутри АФ дела формируются по единицам хранения. Классификационной схемой для систематизации документов внутри АФ является опись.
Документы можно классифицировать по различным признакам:
- по происхождению: служебные, личные;
- по сложности: простые, сложные;
- по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;
- по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;
- по форме: типовые, индивидуальные;
- по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению: организационные, информационно-справочные, документы по личному составу, распорядительные.
Классификация по направленности документопотока: входящие, исходящие, внутренние.
По типу носителей: бумажные, электронные.
|
|
По содержанию: первичные, сводные.
ДОУ как отрасль деятельности
1 делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Особенность отечественного делопроизводства – его централизация, т.е. документ регистрируется в соответствующей службе, отдается на резолюцию руководителю, реквизиты документа заносятся в соответствующий журнал, оригинал документа подшивается в дело, копия – исполнителю – т.е. движение документа происходит «по вертикали».
Преемственность делопроизводства и архивного дела: в делопроизводстве документы создаются, а в архиве эти документы, после экспертизы ценности – хранятся.
|
|
Под государственным регулированием документационного обеспечения управления понимается деятельность государственных органов, наделенных полномочиями в сфере ДОУ, по установлению норм и правил документирования, организации документооборота органов власти и организаций и формирования их документального фонда.
Целью государственного регулирования ДОУ является повышение эффективности управления и производства, создание оптимальных условий для применения информационных технологий в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций.
В настоящее время ВНИИДАД входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 2210; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!