Организация документов АФ РФ и других архивных документов



АФ РФ – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

Систематизация документов – это комплектование документов в дела с помощью номенклатуры дел.

Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

Уровни организации документов и дел АФ РФ:

Организация документов по формам собственности. Документы государственной части АФ РФ подлежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.

Документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении Российской Федерации, хранятся в федеральных архивах, в федеральных государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, учреждениях Российской Академии наук.

Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.

Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.

Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.

Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности.

Организация документов АФ РФ в пределах архива - документы АФ РФ и другие документы в архиве формируются по архивным фондам.

Организация документов внутри архивного фонда - внутри АФ дела формируются по единицам хранения. Классификационной схемой для систематизации документов внутри АФ является опись.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

- по происхождению: служебные, личные;

- по сложности: простые, сложные;

- по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

- по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

- по форме: типовые, индивидуальные;

- по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению: организационные, информационно-справочные, документы по личному составу, распорядительные.

Классификация по направленности документопотока: входящие, исходящие, внутренние.

По типу носителей: бумажные, электронные.

По содержанию: первичные, сводные.

 

ДОУ как отрасль деятельности

1 делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Особенность отечественного делопроизводства – его централизация, т.е. документ регистрируется в соответствующей службе, отдается на резолюцию руководителю, реквизиты документа заносятся в соответствующий журнал, оригинал документа подшивается в дело, копия – исполнителю – т.е. движение документа происходит «по вертикали».

Преемственность делопроизводства и архивного дела: в делопроизводстве документы создаются, а в архиве эти документы, после экспертизы ценности – хранятся.

Под государственным регулированием документационного обеспечения управления понимается деятельность государственных органов, наделенных полномочиями в сфере ДОУ, по установлению норм и правил документирования, организации документооборота органов власти и организаций и формирования их документального фонда.

Целью государственного регулирования ДОУ является повышение эффективности управления и производства, создание оптимальных условий для применения информационных технологий в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций.

В настоящее время ВНИИДАД входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.

 


Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 2210; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!