Порядок прийняття, перевірки та обробки документів, матеріальні носії інформації.
Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.
Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів. Головне завдання документообороту – прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень. Існують такі основні етапи проходження документів:
ü складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони;
ü передача оформлених документів для перевірки і опрацювання до бухгалтерії підприємства;
ü рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі облікових записів;
ü рух документів від місця обробки до місця зберігання – архіву.
Ці етапи відображаються у спеціальному документі – плані (графіку) документообороту, де вказуються дата створення або одержання від інших підприємств документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. Контроль за дотриманням графіка документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, комірниками) або надходять зі сторони через канцелярію з обов’язковою реєстрацією.
|
|
|
При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх перевірку:
- за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складання і подання до бухгалтерії);
- за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);
- арифметична (перевірка правильності поставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).
Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію в три етапи:
- розцінка (таксування) документів полягає в проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється у самому документі шляхом множення показника на ціну;
- групування документів пролягає в об’єднані однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних і спрощення ведення первинного обліку;
- бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки, яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності.
Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного і аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково – аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.
|
|
|
Порядок зберігання первинних документів і облікових регістрів
Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку (наказ Міністерства фінансів України № 88 від 24.05. 1995 р.). Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність. Первинні документи, що пройшли обробку і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву. Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України «41 від 20.07.1998 р. (таблиця 4.1.).
|
|
|
Зберігання документів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Розрізняють архіви:
поточні (організовуються в бухгалтерії для зберігання документів звітного року),
постійний архів (розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання бухгалтерських документів і звітів, справ інших підрозділів і служб підприємства, при цьому всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі).
Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.
|
|
|
Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. У разі пропажі або знищення бухгалтерських документів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Таблиця 4.1.
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 436; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!