Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
Распоряжение– правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издаются также руководителем организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, по вопросам частного характера. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжение директором или его заместителями.
В отличие от оформления приказа в тексте распоряжения часто отсутствуют констатирующая часть и ключевое слово, но распорядительная часть может начинаться и со слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».
Указание- распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.
Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Приказ- правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач.
|
|
|
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом, - по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам: приема, перевода, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов.
Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).
По содержанию приказы делятся на:
|
|
|
1) приказ по организационным вопросам,
2) приказ по основной деятельности,
3) приказ по личному составу,
4) приказ по кадрам.
1) Приказ по организационным вопросамиздается в случаях создания, реорганизации, ликвидации учреждений или их структурных частей; при утверждении структуры и штатной численности, в целях утверждения организационно-правовых документов - положений, инструкций, регламентов, правил и т.п.
3) Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов по организационным вопросам и по основной (производственной) деятельности согласовываются с главным и ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером; подписываются директором предприятия.
Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
|
|
|
Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 и содержат следующие реквизиты:
· наименование организации (при оформлении совместного приказа наименование организаций-авторов располагают на одном уровне);
· наименование вида документа (в совместно изданных приказах этот реквизит располагают по центру);
· дата (дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи);
· регистрационный номер документа (в совместно изданных приказах состоит из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов);
· заголовок к тексту;
· отметка о контроле;
· текст (состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и основной (распорядительной);
· подпись (при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне);
· визы (располагают в нижней части листа приказа или на оборотной стороне последнего листа. Визируют приказ руководитель структурного подразделения, служба ДОУ, юрисконсульт, главный бухгалтер);
|
|
|
· отметка об исполнении документа;
· идентификатор электронной копии документа.
Приказы, оформляющие решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и др., называются ИНИЦИАТИВНЫМИ.
В инициативных приказах преамбула может начинаться с формулировки: «В связи с..., С целью..., В целях..., Для... ». Например:
Для организации подготовки к открытию филиала...
С целью привлечения дополнительных средств...
В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...
В связи с аварийным состоянием отопительной системы...
В порядке финансовой поддержки...
Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных ВО ИСПОЛНЕНИЕ.
В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии..., На основании..., В связи... , Во исполнение...» и содержит название вида документа, наименование организатора-автора, полный заголовок к тексту, дату, индекс документа, во исполнение которого издается данный приказ. Например:
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 00.00.20___ № ___ «О ...»
Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 00.00. 20_ № __ «О...»
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 00.00.20_ № ____ «О...»
НЕ ДОПУСКАЕТСЯ издание приказа, воспроизводящего содержание правового акта федерального органа государственной власти, постановления Правительства Российской Федерации (Санкт-Петербурга) и др. только с целью доведения содержания соответствующего правового акта до исполнителей и не включающего никаких предписаний.
В тексте приказа, изданного на основе единоначалия, ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, должно стоять в форме первого лица единственного числа – ПРИКАЗЫВАЮ. В совместном приказе ключевым словом является глагол в форме первого лица множественного числа – ПРИКАЗЫВАЕМ. После этих слов ставится двоеточие.
Текст распорядительной части имеет долженствующе-предписывающий характер. Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме: Создать комиссию в составе ...; Утвердить Инструкцию по делопроизводству ... .
Если исполнение приказа предполагает нескольких исполнителей и выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть подразделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (без скобок). Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
Если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной схеме: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например:
Коммерческому директору Васильевой Е. А. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 20__.
Рабочей группе представить в установленном порядке необходимые нормативно-методические документы 20 мая 20__ г.
Управлению кадров организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 20__ г.
Срок исполнения может указываться отдельной строкой и оформляться цифровым способом, например: Срок исполнения (представления) 15.10. 20__.
Начальнику ремонтно-технической службы Макарову И.Р. провести ремонтные работы в цехе № 3.
Срок исполнения – 15.02.20__.
Каждый пункт приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.
Если приказ отменяет или изменяет ранее изданный (-ые), то должно быть указано, Какой (-ие) приказ (-ы) утратил (-ли) силу или подлежит (-ат) изменению и в какой части.
Пункт об ОТМЕНЕ действующего приказа начинается со слов: «Считать утратившим силу...». Перечень отменяемых приказов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого приказа в хронологической последовательности.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых приказов, может быть приложен к основному приказу. В этом случае пункт об отмене приказа формулируется следующим образом: «Считать утратившим силу приказ губернатора Санкт-Петербурга согласно приложению».
Приказы, а также отдельные пункты ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме.
Пункт об ИЗМЕНЕНИИ отдельного положения действующего приказа строится по схеме:
Пункт 4 приказа (губернатора) от ________ № ____ «О... » изложить в следующей редакции : «______________» (приводится новый текст).
Пункт о ДОПОЛНЕНИИ отдельного положения действующего приказа строится по схеме:
Пункт 3 приказа (губернатора Санкт-Петербурга) от _____ № ____ «О ...» после слов « ______________» дополнить словами « ______________».
При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.
Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: В дополнение к приказу от ___________ № ___ .
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Последний пункт содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Белова И.Р.
Одной из разновидностей приказа по основной деятельности является приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может быть следующим:
· О внесении изменений в штатное расписание;
· Об изменении штатного расписания;
· О частичном изменении штатного расписания.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для приказа о внесении изменений в штатное расписание. Такими фактами могут быть:
· совершенствование организационной структуры компании;
· проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
· реорганизация компании;
· расширение или сокращение производственной базы компании;
· изменение законодательства и др.
3) Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников и являются основанием для внесения соответствующих записей в их учетные карточки и трудовые книжки.
Приказами по личному составу оформляются:
· ПРИЕМ на работу или назначение на должность;
· ПЕРЕМЕЩЕНИЕ по службе, перевод работника на другую работу;
· ОСВОБОЖДЕНИЕ от должности или УВОЛЬНЕНИЕ, ИСКЛЮЧЕНИЕ из списков личного состава;
· ДЛИТЕЛЬНОЕ КОМАНДИРОВАНИЕ (как правило, зарубежное, связанное с расходованием валютных средств);
· ИЗМЕНЕНИЕ ФАМИЛИИ (имени, отчества).
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, длительном командировании, увольнении и др.) должны храниться в течение 75 лет. Традиционно сложилась такая последовательность оформления этих действий:
· НАЗНАЧИТЬ на должность,
· НАЗНАЧИТЬ по контракту,
· ПРИНЯТЬ на работу,
· ПЕРЕВЕСТИ на другую работу,
· КОМАНДИРОВАТЬ,
· СЧИТАТЬ изменившей фамилию,
· ОСВОБОДИТЬ от занимаемой должности.
!!!!!!!
Текст приказа по личному составу состоит из одной распорядительной части, которая может формулироваться по пунктам. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ)и оформляется на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля.
Текст каждого пункта приказа по личному составу заканчивается указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Этим основанием обязательно являются документы (один или несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение или расторжение трудовых правоотношений, например заявление с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя; докладная записка начальника структурного подразделения; трудовой договор и т.п.
Слово Основаниеоформляется от границы левого поля (возможно с абзацного отступа) с прописной буквы и заканчивается двоеточием. После него в именительном падеже указывается наименование вида документа, дата его составления, номер и заголовок к тексту (если необходимо), например:
Основание: трудовой договор от 18 июня 2017 г. №С 92
Приказ о приеме на работу - правовой акт, издаваемый руководителем организации, регламентирующий основные условия труда (должность, оплату труда, характер работы) поступающего работника.
В приказах о приеме на работу рядовых рабочих и служащих используется слово ПРИНЯТЬ(кем?).
Словом НАЗНАЧИТЬ (на должность)обозначается прием на работу:
· руководителей и их заместителей,
· главных бухгалтеров,
· руководителей и заместителей руководителей обособленных групп подразделений,
· лиц, на которых возлагается материальная ответственность.
При составлении приказа о приеме на работу должны соблюдаться следующие правила:
1) фамилия, имя и отчество работника записываются в строгом соответствии с данными паспорта или иного удостоверения личности, фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество - строчными буквами с начальной прописной;
2) если заключен срочный трудовой договор, то в графе «дата» указывается и дата приема на работу, и дата увольнения. Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, то в графе «по» ставится прочерк или пишется «не определен»;
3) табельный номер не должен быть длиннее 6 цифр. Каждому вновь принятому и каждому работающему присваивается уникальный табельный номер, который не меняется при любых перемещениях работающего внутри организации, вплоть до его увольнения. Повторное использование табельного номера уволившегося работника допускается использовать не ранее чем через 3 года после увольнения;
4) наименование структурного подразделения (цеха, отдела, участка и пр.) определяется в соответствии с установленными наименованиями подразделений по структурной схеме организации и штатному расписанию; по возможности наименование должно указываться без сокращений;
5) наименование профессии или должности записывается в соответствии со штатным расписанием;
6) условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д., а также условия о продолжительности рабочей недели) и характер работы (постоянно, временно, на определенный срок, сезонно) указываются без сокращений;
7) размер оклада тарифной ставки устанавливается и записывается в соответствии со штатным расписанием. Основой для определения размера тарифной ставки является действующая тарифная сетка. Эти сведения проставляются в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки;
8) если работнику устанавливается испытание, то в форме делается соответствующая запись и указывается продолжительность испытательного срока;
9) в том случае, когда правом подписания приказа о приеме на работу обладает не руководитель организации, а иное лицо, то в реквизит «подпись» наименование должности «Руководитель организации» меняется. Вместо него указывается полное наименование должности лица, уполномоченного принимать работников. При этом не допускается указывать «За» или «Зам».
На основании приказа о приеме на работу:
1) вносится запись в трудовую книжку которая является основанием для назначения пенсий, различных социальных льгот,
2) заполняется личная карточка,
3) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
При составлении текста приказов о приеме на работу необходимо руководствоваться соответствующими нормами Трудового кодекса РФ и иных актов трудового законодательства.
| Условия приема на работу | Пояснение | Нормы |
| Соответствие приказа о приеме на работу трудовому договору | Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора | Статья 68 Трудового кодекса РФ |
| Документы, предоставляемые при оформлении договора | 1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. 2. Трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства). 3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. 4. Документы воинского учета (представляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу). 5. Документ об образовании, о квалификации или о наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Иные документы (помимо перечисленных) специалист отдела кадров требовать не вправе. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. | Статья 65 Трудового кодекса РФ |
| Испытание при приеме на работу | 1) должно быть указано в трудовом договоре, а следовательно, в приказе (распоряжении) о приеме на работу. Отсутствие условия об испытании означает, что работник принят без испытания; 2) испытание при приеме на работу не устанавливается для: · лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, переведенному в порядке, установленном законом, · беременных женщин, · лиц, не достигших возраста 18 лет, · лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности, · лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу, · лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между руководителями, · в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами и коллективным договором. | Статья 70 Трудового кодекса РФ |
| Испытательный срок | Срок испытания не может превышать 3 месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – 6 месяцев, если иное не установлено Федеральным законом. | Статья 70 Трудового кодекса РФ |
Приказ об увольнении (прекращении трудового договора) - правовой акт, издаваемый руководителем организации, определяющий основание и дату увольнения работника. В данном приказе указывается причина увольнения (по собственному желанию, ликвидация организации, несоответствие работника занимаемой должности, нарушение трудовой дисциплины и др.).
Если работники увольняется в связи с осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата работников, то работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся (вакантную) должность в той же организации, соответствующую его квалификации.
О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работники предупреждаются работодателем персонально и под расписку не менее чем за 2 месяца до увольнения.
Увольнение работника по соответствующим основаниям применяется в случаях, определенных соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.
| № п/п | ОСНОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ | НОРМА ТК РФ |
| 1. | Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если имеет дисциплинарное взыскание | Пункт 5 статьи 81 |
| 2. | Однократное грубое нарушение работником своих трудовых обязанностей: - прогул, т.е. отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня; - появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; - разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; - совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленное его уничтожение или повреждение, установленные вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий; - нарушение работником требований об охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий | Подпункт «а» Пункта 6 статьи 81 Подпункт «б» Пункта 6 статьи 81 Подпункт «в» Пункта 6 статьи 81 Подпункт «г» Пункта 6 статьи 81 Подпункт «д» Пункта 6 статьи 81 |
| 3. | Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя | Пункт 7 статьи 81 |
| 4. | Принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителем и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации | Пункт 9 статьи 81 |
| 5. | Однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей | Пункт 10 статьи 81 |
Приказ об изменении фамилии. Изменение фамилий, имен и отчеств, которые регистрируются органами ЗАГС, на предприятиях и в организациях оформляются следующим образом:
СЧИТАТЬ:
Семенову Ксению Петровну, специалиста финансового отдела, изменившей фамилию на Николаеву К.П.
Основание: заявление Семеновой К.П. от 01.12.2017, копия свидетельства о заключении брака, выданного Невским отделом ЗАГС г Санкт-Петербург 25.11.2017 № 6234.
Отделом кадров предприятия для издания приказов могут применяться также типовые межведомственные формы приказов (распоряжений) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора.
С 6 апреля 2001 г. были введены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Среди них следующие формы приказов:
Ø № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (применяется для оформления учета принимаемого на работу по трудовому договору).
Ø № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Ø № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу».
Ø № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу».
Ø № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».
Ø № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».
Ø № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».
Ø № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками».
Ø № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку».
Ø № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».
Ø № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».
Ø № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны оформляться соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланков таких документов допускаются следующие изменения:
· расширение или сужение граф и строк (с учетом количества знаков),
· включение дополнительных строк (включая свободные),
· вложение дополнительных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Следует иметь ввиду, что коды по ОКУД унифицированных форм и коды по ОКУД обычных простых приказов различаются:
| Типовая межотраслевая форма приказа (унифицированная) | Простая форма приказа | ||
| Наименование | Код по ОКУД | Наименование | Код по ОКУД |
| О приеме на работу | 0301001 | О приеме на работу | 0281151 |
| О переводе на другую работу | 0301004 | О переводе на другую работу | 0282151 |
| О предоставлении отпуска | 0301005 | О предоставлении отпуска | 0284151 |
| О прекращении трудового договора | 0301006 | Об увольнении | 0283151 |
| О поощрении | 0301026 | О поощрении | 0285151 |
Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основе представлений руководителей структурных подразделений. Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ, юристом. Круг работников, которым предоставляется право визирования приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия.
Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.
Копии приказов по личному составу или выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим, и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости – в вышестоящую или заинтересованную организацию. Они также передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.
Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах бумаги (А4) и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
4) Приказы по кадрам составляются при оформлении:
· временных переводов и переводов на срок до одного месяца,
· отпусков,
· кратковременных командировок,
· поощрений,
· взысканий,
· снятия дисциплинарного взыскания,
· дежурств,
· направления на обучение и некоторые.
Традиционная последовательность оформления этих действиях в сложных приказах следующая:
· ПЕРЕВЕСТИ (временно),
· ПРЕДОСТАВИТЬ (все виды отпусков),
· КОМАНДИРОВАТЬ.
Приказ о переводе на другую работу составляется при переводе как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, в основном внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставится после того, как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.
При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии или специальности, наименование структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте должны быть также указаны срок, мотив или причина перевода и дана ссылка на соответствующую статью ТК РФ. При переводе (в том числе и временном) на срок более одного месяца согласие работающего, зафиксированное в личном заявлении, является обязательным.
Для перевода на срок до одного месяца согласие работающего не требуется.
Приказ о предоставлении отпуска. При предоставлении отпуска в тексте указывают его вид (в соответствии с ТК РФ), дату начала и продолжительность в календарных днях (иногда даты начала и окончания).
(с ... по...).
Оформление отпусков целесообразно проводить без издания приказа, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации или кадровой службой.
Приказы об отпусках хранятся пять лет.
Приказ о командировании. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не являются.
При оформлении командировки указывают место командирования, дату ее начала, продолжительность в календарных днях и в случае необходимости – цель командировки.
Срок хранения приказа о краткосрочных внутрироссийских командировках - пять лет.
Приказ о взыскании. Согласно ст. 192 Трудового кодекса РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) Замечание.
2) Выговор.
3) Перевод на нижеоплачиваемую должность на определенный срок.
4) Увольнение по соответствующим основаниям.
На проекте приказа о наложении дисциплинарного взыскания необходима виза юриста организации, который обязан проверить применяемую меру дисциплинарного взыскания на соответствие её законодательству, срок её применения, а также должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, и с объяснениями лиц, в отношении которых готовится приказ.
В приказе о применении дисциплинарного взыскания должны быть указаны следующие сведения:
· Проступок, совершенный работником.
· Время совершения и время обнаружения проступка.
· Вид налагаемого взыскания.
· Документы, подтверждающие совершение проступка, и информация о том, как работник объясняет свой проступок.
Работник, совершивший дисциплинарный проступок, должен собственноручно составить объяснительную записку.
В трехдневный срок с момента издания приказа с ним должен быть ознакомлен работник, совершивший нарушение с проставлением подписи и даты ознакомления. Приказы о взыскании хранятся пять лет.
Приказ о поощрении. При добросовестном выполнении работником трудовых обязанностей издается приказ о поощрении. В тексте приказа указываются:
· фамилия, имя, отчество работника,
· табельный номер,
· занимаемая должность,
· структурное подразделение, мотив поощрения (за добросовестный многолетний труд, в связи с юбилеем, за выполнение важного производственного задания и т.п.),
· вид поощрения (денежная премия, ценный подарок и т.п.).
Как правило, такие приказы вывешиваются на информационном стенде для ознакомления всего трудового коллектива организации
Приказы о поощрении формируются в самостоятельное дело «Приказы по оперативным кадровым вопросам». Срок хранения - пять лет.
Приказы о поощрениях и взысканиях издаются всегда простыми (индивидуальными) и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в преамбуле.
Приказ о снятии дисциплинарного взыскания. Согласно ст. 194 Трудового кодекса РФ если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию.
Работодатель имеет право до истечения этого срока снять дисциплинарное взыскание по собственной инициативе, по просьбе самого работника или ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Приказы по кадрам хранятся от трех до пяти лет, поэтому в один приказ по личному составу такие распорядительные действия включать не допускается.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 1567; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!