Работа с таблицей: сортировка, поиск и фильтрация данных
Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.
· Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).
· Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Сортировка данных по возрастанию и по убыванию
Можно отсортировать данные, отображаемые в естественном или специальном порядке, по возрастанию или по убыванию.
1. Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы или в режиме сводной диаграммы.
2. Выполните одно из следующих действий.
Режим сводной таблицы
· Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на подписях элементов, щелкните подпись поля, содержащего данные, которые необходимо отсортировать.
· Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на итоговых значениях в столбце, щелкните ячейку в столбце, содержащем значения, которые необходимо отсортировать.
· Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на значениях промежуточных и общих итогов, щелкните значение поля промежуточного или общего итога, содержащего данные, которые необходимо отсортировать.
Если щелкнуть значение общего итога в нижней строке, вместо строк будут отсортированы столбцы.
Режим сводной диаграммы
· Чтобы отсортировать числовые данные в рядах, щелкните ряд или элементы данных в ряде, которые необходимо отсортировать.
· Чтобы отсортировать элементы в поле по алфавиту, щелкните поле категории или поля ряда или щелкните подпись оси категории.
3. На панели инструментов Сводные таблицы или Своднаядиаграмма нажмите кнопку Сортировкаповозрастанию или Сортировкапоубыванию.
Access позволяет осуществлять поиск данных. Для того, чтобы найти данные, открываем БД, т.е. делаем ее активной. Затем произвести поиск:
1. по всем полям каждой записи или отдельному полю всей записи
2. вперед или назад
3. по типу сравнения данных
Для поиска данных: Правка → Найти. В открывшемся окне в разделе Образец указать данные, которые хотите найти. В разделе Просмотр из списка выбрать направление поиска. Для нахождения 1 совпадения: Найти; для нахождения 2 совпадения: Найти → Далее.
После установления всех параметров поиска нажать Закрыть. При поске данных можно использовать знаки подстановки: {?} и {*}. {?} – заменяет любой одиночный символ, {*} – заменяет любое число символов
Макет таблицы, печать таблицы в СУБД Access
При печати таблиц, запросов, форм и отчетов имеются некоторые различия. В таблицах или запросах до начала печати устанавливается меньшее количество параметров (размеры и ориентация полей и страниц). Чтобы просмотреть перед печатью: Файл → Предварительный просмотр или кнопка Предварительный просмотр на панели инструментов. Перед печатью параметры страницы устанавливают в Файл → Параметры страницы, здесь указать ориентацию листа и другие параметры.
Печать выполняется в 2 этапа:
1. Подготовка к печати
2. Настройка печати
Подготовка к печати обозначает какую из вкладок вывести на 1ый план
Файл → Печать
Настройка печати обозначает:
· Выбрать тип принтера
· Указать что печатать
· Сколько копий
· Раскладку по копиям
38 Назначение запросов, их виды и использование в СУБД Access
Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию заданному пользователем.
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.
Запрос на выборкуявляется наиболее часто используемый. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.
Запрос с параметрами— это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.
Перекрестные запросыиспользуют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Он подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
Запросы на изменение-запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.
· На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
· На обновление записи. вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц, позволяет изменять данные в существующих таблицах.
· На добавление записей. добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
· На создание таблицы. создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц, полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.
Запросы SQL— это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.
Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 457; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!