Создание таблицы в режиме конструктора
В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц
Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены.
В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:
1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке <Создание таблицы с помощью конструктора> или нажать на кнопку <Создать> в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне <Новая таблица> элемент Конструктор и нажать кнопку <ОК>. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц.
2. В окне Конструктора таблиц в столбец <Имя поля> ввести имена полей создаваемой таблицы.
3. В столбце <Тип данных> для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
4. В столбце <Описание> можно ввести описание данного поля (не обязательно).
5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках <Общие> и <Подстановка> ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
|
|
|
6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку <Закрыть> (в верхнем правом углу окна таблицы).
7. На вопрос: ” Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?”, нажать кнопку <Да
8. В окне <Сохранить как> в поле <Имя таблицы> ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку <ОК>.
9.В ответ на сообщение: ”Ключевые поля не заданы” (и вопрос: “Создать ключевое поле сейчас?” нажмите кнопку <Да> если ключевое поле необходимо, или кнопку <Нет> (No) если такого не требуется.
После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.
Определение основных свойств полей таблицы в СУБД Access
В нижней части окна Конструктора указываются свойства каждого поля таблицы. Каждый тип данных связан с определенным набором свойств.
1)Свойство Размер поляопределяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в данное поле.
2)Свойство Формат поля задает формат вывода значений данного поля
|
|
|
3)Свойство Маска ввода задает маску ввода.
4)Свойство Подпись определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
5)Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
6)Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления.
7) Свойство Сообщение об ошибкепозволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
8)Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
9)Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк.
10)Свойство Индексированное поле определяет индекс, задаваемый по одному полю.
11)Свойство Новые значенияопределяет способ увеличения значения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей.
12)Свойство Число десятичных знаков определяет число десятичных знаков.
Формирование полей со списком в таблице.
При описании поля надо воспользоваться мастером подстановок, чтобы сформировать поле со списком.
Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность. Мастер состоит из нескольких шагов.
|
|
|
Чтобы использовать Мастера подстановок, необходимо:
Открыть таблицу в режиме Конструктора.
Выделить поле и выбрать из списка в столбце Тип данных значение Мастер подстановок .
В первом диалоговом окне Мастер подстановок выбрать способ задания значений: Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса, нажать кнопку Далее.
В следующем диалоговом окне можно выбрать из списка таблицу или запрос, из которого будет осуществляться подстановка, нажать кнопку Далее.
В списке Доступные поля выводятся все поля таблицы. Переместить из списка доступных полей в список подстановки нужные поля и нажать кнопку Далее.
Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца, а также оставить установленный по умолчанию флажок. Скрыть ключевое поле. Нажать кнопку Далее.
Ввести название столбца подстановок и нажать на кнопку Готово. При необходимости Мастер подстановок попросит сохранить те изменения, которые вы внесли в таблицу, прежде чем окончательно установит подстановки — ответьте Да. На этом процедура создания столбца подстановок заканчивается.
|
|
|
Замечание
Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку. После создания таблицы откройте ее в режиме таблица и выполните подстановку полей со списком из таблицы .
32. Формирование простых и составных индексов в таблице Создать индексы, как и ключи, можно по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют при отборе данных группировать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения. Индексировать поля требуется для выполнения частых поисков, сортировок или объединений с полями из других таблиц в запросах. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей индексирование используется, если поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени и требуется осуществлять поиск и сортировку значений в поле. Если предполагается, что будет часто выполняться сортировка или поиск одновременно по двум и более полям, можно создать составной индекс. Например, если для одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей Имя и Фамилия, то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс. При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю и т. д.
Чтобы создать индекс для одного поля надо:
1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы (верхняя часть окна) выбрать поле, для которого требуется создать индекс.
2. В панели свойств (нижняя часть окна) для свойства Индексированное полеустановить значение "Да (Допускаются совпадения)" или "Да (Совпадения не допускаются)".
Убедиться, что в данном поле совпадающих записей нет, можно, выбрав значение "Да (Совпадения не допускаются)".
Чтобы создать составной индекс:
1.В режиме конструктора на панели инструментов нажать кнопку Индексы.
2. В первой пустой строке поля Индексввести имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.
3. В поле Имя полянажать стрелку и выбрать в списке первое поле, для которого требуется создать индекс.
4. В следующей строке поля Имя поляуказать второе индексируемое поле (для данной строки поле Индексследует оставить пустым). Повторить эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В составном индексе может быть до 10 полей.
33. Определение связей между таблицами, виды отношений между данными В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.
Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.
Взаимосвязи таблицПри создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.
Одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи. Схема данных прежде всего ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи, для которых может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с информационно-логической моделью.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношения между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, Access выявляет отношение один-к-одному. Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, Access выявляет отношение один-ко-многим между записями главной таблицы к подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей. Отношение многие-ко-многим. Отношение многие-ко-многим предполагает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой. При этом каждая сторона отношения выглядит как отношение один-ко-многим.
Связующая таблица представляет собой промежуточную таблицу, которая служит мостом между двумя таблицами в отношении многие-ко-многим. Ее ключ состоит из ключевых полей этих таблиц, с каждой из которых она связана отношением один-ко-многим. Помимо ключевых полей, связующая таблица должна содержать хотя бы одно поле, которого нет в связываемых таблицах, но которое имеет значение для каждой из них. Таким образом, отношение многие-ко-многим складывается из отношений многие-к-одному и один-ко-многим.
Связи-объединения. Между двумя таблицами может быть установлена связь-объединение по некоторому полю связи. Для связи-объединения может быть выбран один из трех способов объединения записей: Способ 1 - объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают (производится по умолчанию);
Способ 2 - объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы, для которых нет связанных во второй, с пустой записью второй таблицы;
Способ 3 - объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.
Связь-объединение обеспечивает объединение записей таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производится объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 849; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!