ЗАПРОС НА СОЗДАНИЕ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ

Порядок действий:

Создать, Конструктор, ОК;

Выбрать таблицу, записи из которой используются для создания новой таблицы.

Выбрать все поля.

Задать условие отбора записей, отправляемых в новую таблицу. Например, если необходимо запрашивать дату, в строке Условие отбора для даты можно записать [Введите дату].

Проверить правильность выбора записей, отправляемых в новую таблицу, щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов; вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).

Преобразовать запрос на выборку в запрос на создание новой таблицы, выбрать пункты меню Запрос, Создание таблицы, ввести имя новой таблицы, ОК.

Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.

Запустить запрос, чтобы создать новую таблицу, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить создание таблицы.

ЗАПРОС НА ДОБАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ ИЗ ОДНОЙ ТАБЛИЦЫ В ДРУГУЮ

Порядок действий:

Создать, Конструктор, ОК;

Выбрать таблицу, из которой будут выбираться записи для добавления.

Выбрать из таблицы все поля.

Задать условие отбора записей, добавляемых в другую таблицу. Например, если необходимо запрашивать дату, в строке Условие отбора для даты можно записать [Введите дату].

Проверить правильность выбора записей, добавляемых в другую таблицу (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).

Преобразовать запрос на выборку в запрос на добавление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Добавление, выбрать из списка имя таблицы, куда надо добавить записи.

Запустить запрос, чтобы добавить записи в таблицу, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть,подтвердить добавление записей.

ЗАПРОС НА УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ

Порядок действий:

Создать, Конструктор, ОК;

Выбрать таблицу, из которой будут удаляться записи.

Выбрать все поля.

Задать условие отбора удаляемых записей. Например, если необходимо запрашивать дату, в строке Условие отбора для даты можно записать [Введите дату].

Проверить правильность выбора удаляемых записей (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).

Преобразовать запрос на выборку в запрос на удаление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Удаление.

Запустить запрос, чтобы удалить записи из таблицы, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить удаление.

ЗАПРОС НА ОБНОВЛЕНИЕ

Порядок действий:

Создать, Конструктор, ОК;

Выбрать таблицу, в которой будут обновляться поля.

Выбрать обновляемые поля.

Преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Обновление; в результате этих действий в бланк запроса будет добавлена строка Обновление.

Для обновляемого поля в строке Обновление задать новое значение, которое может быть задано как формула. Например, увеличить розничную цену на 10 %, для этого в строке Обновление для поля Розничная цена можно записать =[Розничная цена]*1,1; другой пример, увеличить розничную цену на процент, который запрашивается, для этого в строке Обновление можно записать =[Розничная цена]*(100+[Введите процент])/100.

Запустить запрос, чтобы обновить записи в таблице, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить обновление.

5. ОТЧЕТЫ

5.1.Способы создания отчетов

Отчет – форма объединения информации из одной или нескольких таблиц. Помимо данных, получаемых расчетным путем, отчеты могут включать элементы оформления, схемы и диаграммы, графические элементы оформления, в том числе фотографии и иллюстрации.

Для создания отчетов существует несколько способов: Конструктор, мастер отчетов, мастер авто отчетов.Чтобы создать отчет, нужно перейти во вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Затем из списка выбирают в качестве источника данных таблицу или запрос, а из меню – способ создания отчета. При этом можно воспользоваться помощью мастера отчетов или мастеров авто отчетов. В режиме Конструктор отчет создают самостоятельно, или корректируют уже созданный отчет.

В режиме Конструктор макет отчета состоит из нескольких областей. Первоначально макет отчета имеет три стандартных области – верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Заголовок и примечание отчета можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид, Заголовок/примечание отчета. Заголовок и примечание группы можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид, Сортировка и группировка или с помощью кнопки Сортировка и группировка стандартной панели элементов.

Назначение областей макета отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в верхней части первой страницы отчета. Обычно в данной полосе помещают заголовок документа.

Примечание отчета выводится один раз в нижней части последней страницы отчета. Обычно в данной полосе выводят итоговые вычисления по всем записям отчета. Итоговые вычисления создаются как вычисляемое поле, обязательно включающее групповую функцию.

Верхний колонтитул выводится в верхней части каждой страницы отчета, как правило, в верхний колонтитул помещают названия граф.

Нижний колонтитул выводится в нижней части каждой страницы отчета. Нижний колонтитул может содержать нумерацию страниц.

Область данных используется для отображения информации из полей записи. Каждое поле из области данных в отчете повторяется столько раз, сколько записей в базе данных.

Заголовок группы выводится в начале каждой группы записей. Обычно в полосе Заголовок группы выводят общие для группы сведения (чаще всего – это поля, имеющие одинаковые значения в каждой группе записей).

Примечание группы выводится в конце каждой группы записей. Обычно в примечании группы выводят итоговые вычисления по группе записей. Итоги создаются как вычисляемые поля, обязательно содержащие групповую функцию.

5.2. Создание отчета с помощью мастера отчетов

Для создания отчета с помощью мастера отчетов необходимо осуществить следующие действия.

1. Вкладка Отчеты, кнопка Создать, Мастер отчетов, ОК (или двойной щелчок по фразе Создание отчета с помощью мастера).

2. В диалоговом окне Создание отчетов в поле Таблицы и запросы выбирают имя таблицы из списка, после выбора таблицы или запроса имена полей появляются в окне Доступные поля,в окне Доступные поля выделяют щелчком имя поля и щелкают по кнопке >, выделенное поле попадает в окно Выбранные поля. Затем эти действия повторяют для других полей. Например:

· в поле Таблицы и запросы выбирают таблицу Устройства, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Модельи по кнопке >; поле Модель попадает в окно Выбранные поля, затем щелкают по полю Розничная цена и по кнопке >;

· выбирают в поле Таблицы и запросы таблицу Продажа, затем в окне Доступные полящелкают по полю Количество и по кнопке >, поле Количество попадает в окно Выбранные поля и т.д.

После того, как все поля выбраны, щелкают по кнопке Далее.

3. В следующем окне выбирают вид представления данных, щелкнув по имени главной таблицы (например, Продажа), щелкают по кнопке Далее.

4. В следующем окне надо добавить уровни группировки (задание группировки записей по определенному полю). Для этого выделяют имя поля группировки и щелкают по кнопке > (например, щелкают по полю Вид и по кнопке >). Затем щелкают по кнопке Далее.

5. В следующем окне можно задать уровни сортировки внутри группы записей (например, Дата продажи, необязательные действия).

Щелкнув по кнопке Итоги… попадают в дополнительное окно, где для числовых полей можно задать вычисления с помощью групповых функций (Sum – сумма, Avg – среднее и т.д.). Для этого выставляют щелчком соответствующие флажки и щелкают по кнопке ОК. При этом возвращаются в предыдущее окно и щелкают по кнопке Далее.

6. В следующем окне выбирают вид макета для отчета. Рекомендуется выбрать: макет по левому краю 1, ориентация Альбомная. Затем щелкают по кнопке Далее.

7. В следующем окне выбирают стиль. Рекомендуется сжатый. Затем щелкают по кнопке Далее.

8. В последнем окне задают имя отчета или соглашаются с предложенным именем и щелкают по кнопке Готово.

5.3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо осуществить следующие действия.

Создание запроса для отчета.

Запрос создают, если в отчет включены данные из разных таблиц или, если отчет создают на основе запроса:

· Вкладка Запросы, Создать, Конструктор, ОК;

· Выбрать таблицы;

· Выбрать поля;

· Если необходимо, задать условие поиска;

· Кнопка Сохранить, ввести имя запроса (например: Запрос для отчета 1);

· Выйти из Конструктора.

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 205; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!