MSACCESS: формирование запросов. Запросы простые и многотабличные, запросы с условиями
Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Запрос на удалениеудаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
Запрос на обновление записейвносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
Запрос на добавлениедобавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий:
- добавление полей на основе условий отбора;
- добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.
Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данныхиз одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий:
- создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access;
|
|
|
- создание отчетов, содержащих данные нескольких таблиц;
- создание резервной копии таблицы.
- создание архивной таблицы, содержащей старые записи;
- повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или выражениях SQL.
Выбор данных из одной таблицы
В режиме таблицы можно проводить различные операции с данными этой таблицы: просмотр, сортировка, фильтрация и др. Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. При этом все приемы, используемые при работе с одной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов.
После выполнения запроса на выборку Microsoft Access создает набор записей, содержащий отобранные данные, с которыми можно работать также как и с таблицей.
Проще всего создать запрос на основе одной таблицы так: открыть окно базы данных, выбрать в окне базы данных вкладку Запросы, нажать кнопкуСоздать, в новом окне выбрать режим Конструктор и Ok. В следующем окне "Добавление таблицы" выбратьнужную таблицу, а затем нажать кнопкиДобавить и Закрыть.
Окно конструктора запросов (рис.10.1) разделено на две части. В верхней части находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней - располагается бланк QBE (запрос по образцу), в котором выполняется работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе.
|
|
|
Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которым можно присвоить имена, используемые при выводе записей запросов. Во второй строке бланка запроса выводится имя таблицы, из которой выбрано поле. Втретьей строке бланка можно указать, для каких столбцов нужно проводить сортировку. Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса. Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора.
Включение полей в запрос. Чтобы включить поле в бланк запроса, нужно его выделить в таблице и мышью перетащить в соответствующее поле бланка запроса.
Установка свойств полей. В общем случае поля в запросе имеют те же свойства, что и в таблице, из которой они перенесены. Однако можно задать другие значения свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца в бланке запроса и нажать кнопку Свойства на панели инструментов. После этого вводятся свойства полей.
|
|
|
Ввод условий отбора.Если нужно отобрать записи с конкретным значением поля, его нужно ввести в ячейку Условиеотбора этого поля. Текстовое значение в качестве условия заключается в кавычки. При задании условия отбора можно пользоваться знаками отношений <, >, >=, <=, =,<> и логическими операциями or, and.
Кроме этого Access предоставляет специальные операторы для отбора данных, выводимых в запросе:
between - определяет диапазон значений. Between 10 and 20 означает то же самое, что и выражение >=10 and <=20;
in - задает используемый для сравнения список значений. Выражение in(“wa”,”ca”,”id”) означает то же самое, что и выражение “wa” or “ca” or “id”;
like - этот оператор позволяет при отборе текстовых полей использовать символы: ?, *,#. Символ # указывает, что в данной позиции должна стоять цифра, символы? и * имеют то же назначение, что и в именах файлов OC MS DOS.
Например, like “B*” - означает, что нужно выбрать поля, начинающиеся с буквы В.
Условия отбора для дат и времени Access обрабатывает в любом формате. При вводе дату или время необходимо заключать в символы #. Например, #15 Апрель 1998#, #15/04/98# определяют одну и ту же дату.
Access предоставляет несколько функций, которые можно использовать при задании условий отбора для дат и времени:
|
|
|
day(дата) - возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31. Если нужно отобрать записи с определенными днями месяца - задается вычисляемое поле, например, day([Дата_заказа]) и вводится условие отбора, например, >10. В этом случае выбираются все записи поля, вычисляемое поле которых >10;
month(дата) - возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12;
year(дата) - возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999;
weekday(дата) - возвращает целое число от 1(Воскресенье) до 7(Суббота), соответствующее дню недели;
date()- возвращает текущую системную дату.
Вычисляемые поля. Можно выполнить вычисления с любыми полями таблицы и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать любые функции, встроенные в Access, и выполнять над полями таблицы арифметические операции с помощью операторов: +, -, *, /, \, ^,mod, &. Например, пусть имеется имя поля с именем “Количество”, где записано количество единиц товара и поле “Цена”, где записана стоимость единицы товара. Тогда для подсчета стоимости товара в пустое поле бланка запроса нужно ввести выражение Количество*Цена и значения этих полей будет перемножено.
Задание имен вычисляемых полей. При создании любого выражения в бланке запроса Access помещает стандартное имя поля “Выражение1:”. Можно изменить или назначить имена полей, что является важным, если их нужно использовать в отчете или других запросах. Это делается с помощью окна свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца, нажать кнопку Свойства на панели инструментов и выбрать Подпись.
Параметрические запросы.Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но для того чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр, т.е. создать параметрический запрос.
Для этого в строку "Условие отбора" вводится фраза в квадратных скобках, которая будет выводиться в качестве "подсказки" в процессе диалога, например [Введите фамилию]. Таких параметров может быть несколько, каждый для своего поля, при этом имя каждого параметра должно быть уникальным.
Сортировка данных. Обычно Access выводит записи в том порядке, в каком они выбираются из базы данных. Можно изменить последовательность вывода данных, задав порядок сортировкиПо возрастанию или По убыванию.
Итоговые запросы. Иногда нас интересуют не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных. Например, нужно узнать средний объем продаж по каждому месяцу отдельно. Это можно сделать с помощью итогового запроса. Для этого нужно нажать на кнопку Групповые операции на панели инструментов и в бланке появится новая строка с этим именем. При этом ведется группировка по всем занесенным в бланк полям, но итог не подводится. Для получения итогов нужно заменить Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.
Access предоставляет несколько функций для обеспечения групповых операций. Основные из них:
sum - вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых и денежных полей;
avg - Вычисляет среднее арифметическое значение всех значений данного поля в каждой группе;
min, max - вычисляет наименьшее (наибольшее) значение поля внутри группы;
count- вычисляет число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.
Выбор записей, формирующих группы. В группы итогового запроса можно не включать некоторые записи. Для этого нужно добавить в бланк запроса одно или несколько полей для фильтра. Для создания фильтра в строке Групповая операция выбирают установку Условие, снимают флажок Вывод на экран для этого поля и вводят условие отбора.
Многотабличные запросы объединяют информацию из нескольких таблиц, связанных между собой. Для создания многотабличного запроса следует:
- активизировать окно базы данных;
- создать запрос в режиме конструктора (Создание > Другие > Конструктор запросов);
- выбрать требуемые таблицы в открывшемся диалоговом окне «Добавление таблицы», после чего закрыть диалоговое окно.
В результате указанных действий на экране отобразится окно запроса, причем в верхней панели окна будут представлены выбранные таблицы с обозначением связи, определенной ранее. В нижней панели размещен бланк QBE, в котором следует создать запрос, включив требуемые поля из выбранных таблиц. При составлении запросов к связанным таблицам можно вводить критерии поиска, определять вычисляемые поля, а также вычислять итоговые значения. При создании итоговых запросов следует использовать команду Итоги (Конструктор> Показать или скрыть), чтобы для каждого поля выбрать соответствующую групповую функцию.
После определения нескольких таблиц необходимо сообщить Access, как данные таблицы связаны друг с другом, поскольку эти связи Access будет использовать в запросах, формах и отчетах.
Встречаются задачи, в которых параметры запросов заранее неизвестны, или есть необходимость в их изменении. Для этого в Access предусмотрена возможность ввода параметров запросов непосредственно перед их исполнением. Чтобы установить ввод параметра вместо конкретного значения, в строке "Условие отбора" вводятся имя или фраза, заключенные в квадратные скобки. Все, введенное в квадратных скобках Access рассматривает как имя параметра, и выводится в диалоговом окне запроса как комментарий в вводимому параметру. В запросе можно использовать несколько параметров, но с уникальными именами.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 1376; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!