Структурирование управления организационными системами
Часть деловой организации, реализующая функции управления, состоит из многих взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций.
На сегодняшний день основным принципом построения любых организационных систем – биологических, технологических, социальных – является иерархия. Термин иерархия в буквальном переводе с греческого – священная власть (hierarchia = hieros + arhe) был введен в употребление полтора тысячелетия назад, в V в. н. э., и применялся для характеристики организации христианской общины.
По мере общественного развития употребление данного термина и трактовка его смысла претерпели определенные изменения. Нас будет интересовать применение принципа иерархии к социальным системам, в том числе и к деловым организациям.
В современной теории организации понятие иерархия применяется в основном для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управления организацией: иерархия властных полномочий, иерархия функций и функциональных обязанностей – соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.
С иерархией властных полномочий тесно переплетается распределение ответственности и компетенции, связанных с деятельностью организации. Отношение подчинения или отсутствие такового удобно описывается с помощью графического отображения, которое строится по следующему принципу: если звено Б системы подчиняется звену А, то это обозначается стрелкой, направленной вниз, а если звенья Б и В связаны между собой определенной системой взаимодействия на одном уровне, то эта связь отображается горизонтальной линией (см. рис. 4).
|
|
|
Рис. 4. Графическое отображение вертикальных и горизонтальных связей в системе
Очевидно, что в сложных структурах управления такое деление носит чисто условный характер. В рамках деловой организации иерархия предусматривает распределение полномочий властного или функционального характера не только по вертикали, но и по горизонтали.
Взаимодействие по горизонтали обусловлено, в частности, разделением функциональных обязанностей. Так, например, плановый и коммерческий отделы, бухгалтерия и отдел кадров находятся на одном уровне в иерархической схеме распределения властных полномочий. По роду выполняемых функций они находятся в контакте друг с другом. В схеме функционального взаимодействия это будет отражено наличием горизонтальных связей между ними.
Впервые модель четкой иерархической структуры управления была разработана в начале ХХ в. немецким ученым Максом Вебером в теории бюрократии как наиболее эффективной для того времени системы управления организациями и обществом. Основным принципиальным положением теории было четкое разделение труда, из которого вытекали следующие требования к системе управления:
|
|
|
· использование квалифицированных специалистов на всех уровнях исполнения;
· соблюдение иерархии управления, т. е. нижестоящий уровень должен подчиняться вышестоящему уровню;
· наличие формальных правил и норм для выполнения персоналом своих задач;
· разработка квалификационных требований для каждого должностного лица.
Со временем понятие бюрократия превратилось в нарицательный термин. Бюрократическая система утратила многие черты своей рациональности и превратилась в целый слой людей, связанных с управлением (чиновников).
В настоящее время это понятие определяет тип управления, при котором работники управленческого звена ставят свои личные или корпоративные интересы выше интересов организации и государства. Такое отношение к делу способствует развитию чиновничьего диктата как в экономической сфере, так и в социальной.
Современный тип иерархической структуры управления имеет много разновидностей. Приведем краткую характеристику основных моделей организационных структур.
|
|
|
Линейная структура управления (рис. 5) является наиболее приемлемой лишь для простых форм организаций. Отличительная черта – прямое воздействие на все элементы организации и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Схема хорошо работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя.
Рис.5. Линейная структура управления.
В небольших организациях с четким распределением функциональных обязанностей получили также распространение более сложные модели: структуры в виде кольца, звезды и колеса (рис. 6, а, б, в).
Рис.6. Варианты структур: а – кольцо; б – звезда; в – колесо;
Р – руководитель; И – исполнитель
Линейно-функциональная структура управления (рис. 7) основана на так называемом “шахтном” принципе построения и специализации управленческого процесса в зависимости от обязанностей, возложенных на заместителей руководителя – функциональных руководителей. К их числу относятся: коммерческий директор, заместители директора по кадрам, по производству, руководители информационного отдела, отдела маркетинга и т. д.
Рис. 7. Линейно-функциональная структура управления
|
|
|
Линейно-штабная структура управления (см. рис. 8) представляет собой комбинированную структуру, сочетающую свойства линейных и линейно-функциональных структур. Она предусматривает создание специальных подразделений (штабов) в помощь линейным руководителям для решения тех или иных задач. Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Штабы не наделяются исполнительной властью. Руководитель сам принимает решение и доводит его до всех подразделений. Штабная схема наиболее целесообразна, если необходимо осуществлять линейное управление (единоначалие) по ключевым позициям организации.
Рис. 8. Линейно-штабная структура управления.
Матричная структура управления (см. рис. 9) представляет собой решетчатую организацию, построенную по принципу двойного подчинения исполнителей. В данной модели подчинение предусматривается, с одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой – руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг, знаний.
Рис. 9. Матричная структура управления.
Программно-целевая структура управления предусматривает создание специальных органов управления краткосрочными и долгосрочными программами. Она ориентирована на обеспечение всей полноты линейных полномочий в рамках реализуемых программ.
Продуктовая структура управления является одним из вариантов программно-целевой структуры. Она предусматривает возложение на руководителя, ответственного за программу выпуска конкретного продукта, всей ответственности за качество и сроки выполнения работ. Этот руководитель наделяется всеми правами распоряжения в части производственной, сбытовой и вспомогательной деятельности, связанной с изготовлением конкретного продукта или ассортимента продуктов.
Проектная структура управления формируется при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе управления или в организации в целом, например: модернизация производства, освоение новых технологий, строительство объектов и т. п. Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения – проектной команды, работающей на временной основе.
Функционально-объектная структура управления предусматривает выделение в функциональных подразделениях наиболее квалифицированных специалистов, которые в дополнение к их функциональным обязанностям назначаются руководителями конкретных работ или объектов в данном подразделении. Внутри подразделения эти специалисты являются старшими при выполнении порученной работы не только в рамках постоянно закрепленных за ними функций, но и по всем другим вопросам.
Разновидностью иерархической организационной модели управления является весьма сложная и разветвленная структура, получившая название дивизиональной структуры управления (от английского слова division – отделение), первые разработки которой относятся к 20-м гг., а пик практического использования – к 60 – 70-м гг. ХХ столетия.
Необходимость новых подходов к организации управления была вызвана резким увеличением размеров предприятий, диверсификацией их деятельности и усложнением технологических процессов в условиях динамично меняющейся внешней среды. Первыми перестройку структуры по этой модели начали крупнейшие организации, которые в рамках своих гигантских предприятий (корпораций) стали создавать производственные отделения, предоставив им определенную самостоятельность в осуществлении оперативной деятельности. При этом администрация оставляла за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно-исследовательских разработок, инвестиций и т. д. Поэтому этот тип структуры нередко характеризуют как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением (децентрализация при сохранении координации и контроля).
Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения. Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из трех критериев:
· по выпускаемой продукции или предоставляемым услугам (продуктовая специализация);
· по ориентации на потребителя (потребительская специализация);
· по обслуживаемым территориям (региональная специализация).
В результате расширения границ оперативно-хозяйственной самостоятельности отделения могут рассматриваться как “центры прибыли”, активно использующие предоставленную им свободу для повышения эффективности работы.
В то же время дивизиональные структуры управления приводят к росту иерархичности, т. е. вертикали управления, связанной с необходимостью формирования промежуточных уровней менеджмента для координации работы отделений, групп и т. п., в которых управление строится по линейно-функциональному принципу. Дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата.
В условиях рыночной экономики и острой конкурентной борьбы наиболее интенсивно развиваются структуры управления органического типа. Главным достоинством таких гибких структур является их способность быстро приспосабливаться к меняющимся внешним условиям и изменению целевых установок.
К гибким структурам можно отнести проектные и матричные структуры. Для них характерна самостоятельная работа отдельных подразделений, что дает возможность руководителям подразделений самим принимать решения и налаживать функциональные связи по горизонтали.
Несмотря на то, что иерархические структуры управления в настоящее время признаны во всем мире наиболее эффективными, они обладают рядом существенных недостатков, а именно:
· порождают между людьми отношения подчинения, зависимости экономического и социального характера;
· дают преимущественное право одним работникам принимать решения в отношении других, ставя последних в личную зависимость от первых;
· допускают, чтобы меньшинство принимало решение за большинство;
· не позволяют полностью регламентировать деятельность работника управленческого звена;
· решение ряда вопросов отдается на личное усмотрение руководителя, что может быть использовано им в корыстных целях.
Наличие в любой иерархической системе указанных недостатков ведет к тому, что со временем в работе деловой организации накапливается влияние отрицательных тенденций. Часто их называют патологиями системы управления по аналогии с медицинским термином, характеризующим наличие болезненных отклонений в человеческом организме. Если не принять своевременных мер по коррекции действия системы управления организацией, то начинают возникать проблемные ситуации, которые в конечном счете могут привести к гибели всей организации.
Преобладание в деятельности лиц, принимающих решение, мотивов приобретения, их стремление к собственному обогащению в сочетании с возможностью выбирать те решения, которые приносят им личную выгоду, ведут к развитию взяточничества и коррупции. Этот вид патологии поражает организации независимо от их размера и вида деятельности. Он встречается в органах государственного управления и даже в организациях, занимающихся решением экономических проблем на межгосударственном уровне.
Стремление менеджера деловой организации к излишнему проявлению своей власти в экономическом и социальном плане приводит к возникновению конфликтных ситуаций, которые лишают людей возможности нормально работать, отвлекают их на решение проблем, не связанных с основной целью деятельности организации. Все это в конце концов ведет к снижению производительности труда.
Основная сложность борьбы с указанными недостатками заключается в том, что они носят объективный характер и присущи любой иерархической системе управления. Тем не менее за многие годы удалось выделить основные направления преодоления развития патологий организационных систем.
Среди них можно выделить три главных направления стратегического характера. Первое связано с необходимостью совершенствования органов государственного контроля, в том числе деятельности судебной системы, и усилением их позитивного влияния на работу деловых организаций. В рамки этого направления входит разработка законодательных актов, регулирующих экономическую деятельность. Второе – с введением в иерархическую систему управления организаций новейших методов управления, характерных для общественных организаций. Третье – основано на получении своевременной и достоверной информации, используемой в процессе выработки управленческих решений и получаемой на основе применения современных информационных технологий.
При устранении недостатков иерархических структур особое значение приобретает разработка автоматизированных методов выявления отклонений от нормы в работе деловых организаций уже на начальном этапе их развития (диагностика заболевания по аналогии с выявлением болезней человека) и выработка рекомендаций по реорганизации системы управления (лечение). Эти функции призваны решать современные информационные системы.
Вопросы и задания для самопроверки
1. Дать понятие информации. Перечислите основные свойства информации.
2. Назовите сущность и содержание понятия управление.
3. Назовите основные критерии организации: сущность, требования, виды и параметры.
4. В чем выражается взаимодействие человека и организации?
5. Что такое внешняя и внутренняя среда организации?
6. В чем заключается процесс управления организацией? Какие существуют взаимосвязь между объектом и субъектом управления?
7. Опишите уровни управления.
8. В чем заключается сущность системы? Назовите ее основные признаки.
9. Что такое системный подход? Опишите методологию его применения в управлении.
10. Дайте общее понятие коммуникации в управлении. В чем выражается процесс коммуникации?
11. Опишите факторы, снижающие эффективность коммуникации и пути их преодоления.
12. Дайте понятие управленческого решения, опишите виды решений.
13. В чем выражается процесс принятия решения? Какие требования предъявляются к управленческим решениям?
14. Опишите сущность, общую характеристику и типы организационной структуры.
15. Как реализуются в организации функции планирования, организации, контроля?
16. Перечислите подразделения, реализующие функции контроля в Вашей организации. Как осуществляется контроль?
17. Изобразите на рисунке и охарактеризуйте тип организационной структуры Вашей фирмы.
18. Как происходит движение информации в Вашей организации? Что такое “обратная связь” и как она осуществляется у Вас?
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 17; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!