Лекция№2 Кадровое, информационное, правовое обеспечение системы управления персоналом.

В настоящее время служба управления персоналом становится важнейшим подразделением предприятия (организации). К кад­ровому обеспечению системы управления персоналом предъявля­ются серьезные требования. Основными задачами подразделений, осуществляющих управление персоналом, являются: социально- психологическая диагностика работников, регулирование меж­ групповых и межличностных взаимоотношений, управление за­нятостью, оценка и подбор кандидатов на вакантные должности, знание кадрового потенциала и его оценка, маркетинг кадров, про­фессиональная и социально-психологическая адаптация работни­ков, подготовка резерва руководящих работников и т.п. Оптимально решить все эти задачи могут только люди, имеющие профессиональную подготовку.

Специалисту необходимо знать правовые и этические нормы, регулирующие межличностные отношения, принципы системного анализа и уметь моделировать ситуации. Он должен быть способен продолжать свое обучение и вести свою деятельность в иноязычной среде, владеть культурой мышления, уметь на научной основе организовать свой труд, понимать сущность и значимость своей профессии, а также находить нестандартные решения типовых задач и уметь решать новые пробле­мы. В работе с подчиненными и коллегами такой специалист должен ставить цели и формулировать задачи, а также обеспечивать их решение.

Информация — это совокупность сведений о системе управления и внешней среде. Информация, используемая в управлении пер­соналом, классифицируется по следующим признакам: содержа­нию (научно-техническая, экономическая, социальная, организа­ционная), месту образования и направлению информационных потоков (входящая, исходящая, внутренняя), степени преобразо­вания и использования, а также по времени хранения. По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.

Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.

Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распо­рядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

Социальная информация образуется в процессе социологических ис­следований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.

Научно-техническая информация представляет собой совокуп­ность данных, необходимых для осуществления технического руковод­ства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т.п.

По месту образования и направлению информационных пото­ков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю инфор­мацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в орга­низацию. Например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация поступает от организации, в частности реклама, заявки на поставку материалов, товаров, оборудования.

Внутренняя информация образуется в данной организации и ис­пользуется в основном внутри данной системы управления. Это жур­налы регистрации, карточки учета материалов, комплектующих изде­лий, товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производ­ную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производную информацию получают путем переработки первич­ной информации.

По степени использования выделяют информацию однократно­го и многократного использования.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящую­ся определенный срок и хранящуюся постоянно.

Основным носителем информации является документ, т.е. мате­риальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть клас­сифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные до­кументы.

Служебные документы составляются от имени различных пред­приятий, организаций и органов управления, например заявки и пись­ма торговых организаций предприятиям промышленности.

Авторами личных документов являются отдельные граждане. К та­кого рода документам относятся заявление о приеме на работу, распис­ка, доверенность и т.п.

По сложности различают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должно­стных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и инди­видуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т.п.

Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отра­жают исключительные ситуации (явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т.п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке докумен­тов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления.

Делопроизводство изучает правила оформления документов и ор­ганизацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.

Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных жур­налах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления ру­ководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение до­кумента считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполне­ния в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводит­ся особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (ре­ферентом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых кар­точках).

Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согла­совывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внеш­него оформления (адрес, номер, дата и т.п.), наличия указанных в до­кументе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остаю­щихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходя­щие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправ­ки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специаль­ных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определен­ной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Одной из насущных проблем подсистемы управления персоналом является укрепление ее информационной базы.

Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре пер­сонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным при­чинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о персонале можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, тарифная сетка). К пере­менным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах и т.п.

Актуальными проблемами кадрового менеджмента являются ав­томатизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Для обработки информации о персонале и оперативного управле­ния работниками необходимы определенные технические сред­ства. Обычно эти технические средства подразделяют на два круп­ных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.

В свою очередь, оргтехника включает в себя:

• простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящи­ки для картотек, диспетчерские доски и т.п.);

• офисную мебель (столы, стулья и др.);

• машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т.д.);

• средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности управле­нии персоналом, применяют различные виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенными микроЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления персоналом ЭВМ использу­ются для решения различных задач: хранения постоянных данных о ра­ботниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, ана­лиза данных о персонале и т.п. Однако в управлении персоналом ЭВМ все чаще применяются для обработки не числовой, а текстовой инфор­мации и понятие «вычислительная техника» перестает соответствовать содержанию задач, решаемых с помощью компьютеров.

В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микроЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т.п.

В крупных современных фирмах действует комплексная автома­тизированная обработка информации, которая объединяет все техни­ческие средства обработки информации с использованием новейшей технологии и методологии обработки информации. Создание этой ком­плексной автоматизированной системы осуществляется в несколько этапов. На первом этапе автоматизируются процессы сбора, хранения и выдачи данных, на втором — внедряются устройства для автоматизи­рованной обработки текстовой информации и фотонаборные устрой­ства, на третьем этапе происходит интеграция обособленных процес­сов обработки информации в единую внутрифирменную систему (объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты), на четвертом этапе осуществляется переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации, как правило, вклю­чает в себя следующие технические средства: терминальные устройства, устройство оптического распознавания обозначений, устройство автоматизированной обработки текстовой информации, ЭВМ, фотока­меры для микрофильмирования больших массивов информации, уст­ройство автоматизированного хранения и выдачи информации, печа­тающие устройства, устройства для чтения микрофильмов, средства доведения информации до пользователя.

На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислитель­ной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система — это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказыва­ют уровень технического развития организации и организационная культура.

Принципиальная модель функционирования информационной системы имеет следующий вид:

Входящая информация —> Обработка —> Конечная информация.

В зависимости от уровня механизации управленческого труда и степени участия в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:

• простые — весь процесс сбора и обработки управленческой информации осуществляется вручную;

• смешанные — люди собирают и обрабатывают информацию при помощи машин и механизмов;

• информационно-справочные — процессы сбора и обработки информации автоматизированы, эти системы способны автоматиче­ски выдавать справки;

• информационно-советующие — не только автоматически об­рабатывают информацию и могут выдавать справки, но и способны предлагать варианты решений в пределах заданных параметров.

Системы управления, в которых для обработки информации используются ЭВМ, получили название автоматизированных систем управления (АСУ). В настоящее время на крупных предприятиях успешно создаются автоматизированные системы управления персо­налом (АСУП).

Под автоматизированной системой управления понимается со­вокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющая осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по уста­новленным для этого программам.

Важнейшим требованием, предъявляемым к АСУ, является общ­ность принципов функционирования. К таким принципам относятся:

• методологическое единство — единство методов решения эко­номических задач (в каждом одноименном звене системы);

• информационное единство — использование унифицирован­ных форм отчетных и плановых документов;

• техническое единство — техническая, программная и кодовая совместимость используемых вычислительных и других технических средств.

Разработка АСУ в организациях включает в себя три этапа.

1. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Резуль­татом этого этапа является подготовка технико-экономического обо­снования (ТЭО). Обычно ТЭО имеет следующую структуру:

• введение;

• характеристика объекта и существующей системы управления;

• цели, критерии и ограничения АСУ;

• функции и задачи создаваемой АСУ;

• ожидаемые технико-экономические результаты создания АСУ;

• выводы и предложения.

• Разработка технического проекта. Результатом осуществления работ на этом этапе являются проектные решения по создаваемой АСУ.

Основное содержание работы на этом этапе — привязка к данно­му проекту типовых проектных решений по формированию функцио­нальных структур АСУ, систем информационного, программно-мате­матического, технического и организационного обеспечения.

• Разработка рабочего проекта. Результатом его осуществления является готовность проекта АСУ к внедрению. Разработка рабочего проекта заключается в составлении чертежей, схем, описаний различ­ных элементов АСУ, достижении их взаимосвязи. На этом этапе заказ­чик (организация) завершает работы по созданию АСУ и обучению кадров.

Создание АСУП экономически оправдано только в крупных орга­низациях, так как оно связано со значительными финансовыми затра­тами. Поэтому решение о ее создании должно быть обосновано точны­ми экономическими расчетами.

Правовое обеспечение системы управления персоналом основы­вается прежде всего на законодательных актах, создающих рамочные условия для управления персоналом. К числу таких законо­дательных актов можно отнести Гражданский и Трудовой кодек­сы Российской Федерации и другие законы Российской Федера­ции. Важную часть правовой базы предприятий составляют указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации и местных органов власти.

Основными задачами правового обеспечения системы управления персоналом являются:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающих­ся между работодателями и наемными работниками;

• защита прав законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Основу правового обеспечения управления персоналом составляет Трудовой кодекс Российской Федерации, в котором законодательно оп­ределены права и обязанности работодателей и наемных работников, а также основные условия приема на работу, увольнения, предоставле­ния отпуска и другие аспекты взаимоотношений администрации и пер­сонала.

Этот документ состоит из шести частей, в которых выделены со­ответствующие разделы, главы и статьи.

Так, в первой части нового Трудового кодекса Российской Феде­рации излагаются общие положения. Здесь, в частности, определены цели и задачи трудового законодательства, основные принципы право­вого регулирования трудовых отношений, иные нормативные право­вые акты, содержащие нормы трудового права и др. Особое внимание при этом уделено правам и обязанностям работников и работодателей.

Вторая часть содержит описание концепции социального парт­нерства в сфере труда. Согласно ст. 3 ч. 2 разд. II Трудового кодекса Российской Федерации социальное партнерство — это система взаи­моотношений между работниками (представителями работников) и ра­ботодателями (представителями работодателей), органами государ­ственной власти, органами местного самоуправления, направленная на обеспечение согласования интересов работников и работодателей по вопросам регулирования трудовых отношений и иных, непосредствен­но связанных с ними отношений.

Третья часть состоит из нескольких разделов. В первом разделе этой части рассматривается трудовой договор. Следующие разделы по­священы рабочему времени, гарантиям и компенсациям, трудовому рас­порядку и дисциплине труда, а также профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников, охране тру­да и материальной ответственности сторон трудового договора.

В четвертой части Трудового кодекса Российской Федерации отражены особенности регулирования труда отдельных категорий ра­ботников: руководителей; работников, занятых на сезонных работах; работников в возрасте до 18 лет и т.п.

Пятая часть нового Трудового кодекса Российской Федерации посвящена защите трудовых прав работников, государственному над­зору и контролю за соблюдением трудового законодательства, защите прав работников профессиональными союзами, рассмотрению коллек­тивных трудовых споров, а также ответственности за нарушение тру­дового законодательства и иных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Шестая часть отражает в основном сроки и порядок введения в действие Трудового кодекса Российской Федерации, а также поря­док и сроки введения минимальной заработной платы. В этой части, в частности, сказано, что новый Трудовой кодекс вводится в действие с 1 февраля 2002 г. С этого же времени признаются утратившими силу основные законодательные акты о труде, принятые в советский период.

Нормативно-методическое обеспечение предприятия (организа­ции) охватывает: устав предприятия — базовый нормативный доку­мент в работе с персоналом, который включает в себя задачи и виды деятельности предприятия, а также его функции, определяющие состав персонала. В уставе отражаются экономическое и правовое состояние организации, характеризующее положение персонала; права и обязан­ности персонала, порядок приема и увольнения; гарантии по оплате труда.

Кроме того, на основе законодательных актов и устава разрабаты­ваются различные нормативно-методические документы, создающие правовые рамочные условия для управления персоналом конкретного предприятия (организации). К числу таких документов относятся по­ложения о подразделениях и службах на предприятии, должностные инструкции и контракты.

Положения о подразделениях и службах представляют собой дол­говременные нормативные акты, имеющие сводный кодифицирован­ный характер и определяющие порядок образования, структуру, функ­ции, права, обязанности и ответственность подразделений предприятия. Например, на предприятиях создаются положения о службе управле­ния персоналом, маркетинговой службе, коммерческом отделе и др. Положение о подразделении выявляет место и роль подразделения в структуре предприятия; увязывает функции и задачи подразделения с функциями и задачами организации.

Должностная инструкция является основным локальным органи­зационным документом, закрепляющим статус работника, его должно­стные обязанности, виды и объемы работ, а также полномочия работ­ника. Кроме того, она регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками подразделения организации (предприя­тия).

В настоящее время должностные инструкции разрабатываются по следующей схеме:

• общие положения — основные сведения о должности, наиме­нование подразделения, в котором работает сотрудник, его подчинен­ность, порядок назначения на должность и освобождение от должности, основные документы и материалы, которыми он должен руководство­ваться в своей деятельности, требования к образованию и практиче­скому опыту сотрудника;

• функции — функции, которые предусматриваются для данного структурного подразделения;

• должностные обязанности — описание конкретных работ, вы­полнение которых необходимо для реализации функций, возложенных на данного работника;

• права — конкретные права работника для реализации возло­женных на него функций и выполнения обязанностей;

• ответственность — обязательная четкая формулировка содер­жания и форм ответственности сотрудника за результаты и последствия его деятельности, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей;

• условия оплаты труда — законодательные документы, регули­рующие оплату труда работника;

• показатели оценки работы — общие показатели оценки деятель­ности.

В практике правового регулирования социально-трудовых отно­шений на уровне предприятий все большее распространение получают контракты.

Контракт — это трудовой договор, составляемый только в пись­менной форме и не более чем на 5 лет. Его заключают со штатными сотрудниками, с совместителями, сотрудниками, не входя­щими в штат. В отдельных случаях возможны различные дополнения к типовой схеме контракта.

Существенную роль в нормативно-методическом обеспечении системы управления персоналом играют документы, регламентирую­щие выполнение функций по управлению персоналом: положения по формированию кадрового резерва в организации, рекомендации по организации подбора и отбора персонала, положения по оплате и сти­мулированию труда и т.п.

 

 

---

Дата добавления: 2016-01-04; просмотров: 15; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!