ТЕМА 2: Организация создания распределенных баз данных для бухгалтерского учета, контроля и анализа.
Базы данных учета, контроля и анализа позволяют создать единый информационный фонд учетных данных, осуществить полное отражение синтетических и аналитических показателей хозяйственных операций, а также сформировать производные показатели на основе переработки хранящихся данных.
При разработке информационной базы бухгалтерских данных следует иметь в виду необходимость постепенной автоматизации всех хозяйственных операций учета, контроля и аудита.
Существующие в настоящее время средства разработки баз данных отличаются функциональной и структурной сложностью, а процесс проектирования с их использованием характеризуется большой длительностью, высокой трудоемкостью и значительными финансовыми затратами. Поэтому при создании распределенных баз данных для бухгалтерского учета, контроля и анализа на первый план выдвигаются требования сокращения сроков и стоимости создания локальных баз данных, необходимости эффективного использования ресурсов центральной базы данных и автоматизации наиболее трудоемких этапов проектирования распределенных баз данных.
Возможны различные принципы организации РСОД АРМ бухгалтера. Наиболее простым подходом являются организация базы данных на основе файлов или в виде совокупности пакетов прикладных программ.
Наиболее характерной для РСОД АРМ бухгалтера является база данных, работа с которой организована в запросно-ответном режиме с использованием телеобработки и специального информационного языка показателей учета, контроля и аудита, отражающего результаты унификации исходных наименований учетных данных. Как правило, деятельность учетного персонала регламентирована различными положениями, инструкциями и т.п., но на практике возникают нестандартные ситуации, правильность разрешения которых зависит от опыта должностного лица, уровня его подготовки и других объективных и субъективных причин и обстоятельств. К тому же нередко одни и те же инструкции и документы, определяющие методологию учета, разными людьми воспринимаются и интерпретируются по-разному.
|
|
|
Поэтому организация учета, контроля и аудита с использованием АРМ бухгалтера требует применения специальным образом организованных совокупностей знаний и наличия методов получения новых знаний. Эти системы наряду с традиционными базами данных должны включать специальные базы знаний как источники накопленного опыта и средства принятия управленческих решений. Такой подход коренным образом меняет представление об информационном обеспечении АРМ бухгалтера и позволяет рассматривать проблему создания баз данных учета, контроля и аудита в следующих четырех аспектах.
|
|
|
1. Как проблему, связанную с созданием общей базы оперативной и нормативно-справочной информации.
2. Как проблему, связанную с общеметодическими вопросами учета, контроля и аудита.
3. Как проблему, связанную с принятием решений по организации учета на конкретном рассматриваемом объекте.
4. Как проблему, связанную с принятием решений по управлению учетом.
В первом аспекте база данных, содержащая как оперативную, так и нормативно-справочную информацию, строится на основе упорядоченной системы показателей учета, контроля и аудита и системы классификаторов с формализованными информационными отношениями между ними.
Во втором аспекте база данных содержит знания, предназначенные для консультаций работников бухгалтерии (особенно имеющих небольшой стаж работы) по вопросам общеметодологического характера учета, контроля и аудита и по поводу принятия управленческих решений. Центральное место при создании такой базы данных должно принадлежать разработке информационного языка показателей учета, контроля и аудита. Здесь же должны быть представлены последовательность и алгоритм расчета всех производственных показателей, используемых для отображения учетно-экономической информации, а также определено местонахождение показателей в базе данных.
|
|
|
В третьем аспекте в базе данных должны быть представлены знания, необходимые для принятия управленческих решений, визирования управленческой документации и для других подобных целей.
В четвертом аспекте знания, содержащиеся в базе данных, используются в связи с выполнением сотрудниками бухгалтерии своих функций по учету, контролю и анализу. При этом система проводит анализ причинных связей ошибок, определяет их зависимость от других факторов и вырабатывает рекомендации по их устранению. Такой подход позволяет избежать сложных и длительных вычислений, характерных для традиционных методов анализа, а вместо них воспользоваться накопленными знаниями о возможных причинах ошибок, например, о причинах возникновения сверхнормативных расходов по статьям затрат и т.д. Таким образом, для любой ситуации такая база данных (а вернее, база знаний) может выдать набор альтернатив по ее разрешению. Выбрав наиболее приемлемые варианты, пользователь будет иметь в своем распоряжении одну или несколько версий, подлежащих дальнейшей проверке.
|
|
|
Такой вариант создания баз данных позволяет получить полную модель объекта управления и, что самое главное, повысить уровень профессионализма лиц, выполняющих те или иные функции бухгалтерского учета.
Интеграция различных процессов управления возможна только путем создания интегрированных баз данных и знаний, формирующих информацию относительно учета, контроля и аудита. В связи с этим автоматизированные системы управления предприятиями на основе РСОД должны строиться не по функциональному и не по предметному принципу, а посредством оптимального их сочетания, когда используется комплексный подход для управления относительно обособленными объектами. Такой подход к созданию распределенных баз данных учета, контроля и аудита позволяет обеспечить полное взаимодействие всех функций управления и на деле решить вопрос об интеграции экономической информации.
Принятие концепции базы данных учета, контроля и аудита отражает изменения в традиционных методах обработки данных. Новая технология в условиях РСОД с применением АРМ бухгалтера, также как и новый подход, оказывает большое влияние на разработку автоматизированных систем и на управление ими. Меняется не только существо работы, но и структура разделения обработки данных, что связано с введением функции распределенной системы обработки данных.
Внедрение РСОД и перевод прикладных систем на новую технологию подобны тому огромному преобразованию, которое происходит при замене ручной обработки данных на автоматизированную. Организационное обеспечение РСОД, определяющее в настоящее время успех процесса автоматизации учета, контроля и аудита, еще недостаточно изучено. Существующая обработка учетной информации должна быть переведена на новые прцедуры с использованием распределенной обработки данных.
Применение РСОД учета, контроля и аудита приводит к изменению организации бухгалтерских работ. С централизацией управления данными снижается роль низовых звеньев, а интеграция вызывает необходимость их разделения и организации более тесного взаимодействия между теми звеньями, которые ранее действовали независимо.
Для успешного решения перечисленных выше проблем необходимо разработать стратегию требуемых изменений. Прежде всего следует составить перечень краткосрочных мероприятий, связанных с промежуточными изменениями, по результатам которых можно оценить результативность проводимого преобразования. Это позволяет своевременно выявить и устранить возникшие препятствия.
Дальнейшая работа подразделяется на четыре этапа.
На первом этапе необходимо определить базу данных и прежде всего выбрать связанное с ней программное обеспечение. На этом же этапе возможно создание информационного языка показателей учета, котроля и аудита и возможна разработка стандартов.
На втором этапе работы должны быть сосредоточены на таких задачах, как пректирование базы данных и разработка процедур копирования и восстановления. Одновременно ведутся работы по поддержанию информационного языка показателей учета, контроля и аудита, по созданию описаний базы данных, а также по сопровождению локальных баз данных.
На третьем этапе, этапе начала разработки баз данных, работа ведется лишь для одной прикладной области, что связано с опробованием нового подхода на простых задачах и необходимостью выработки практических навыков по новой технологии и программному обеспечению.
С вводом в эксплуатацию первичных баз данных разработка РСОД учета, контроля и аудита вступает на четвертый этап – этап интеграции. Здесь реализуются запланированные ранее связи между базами данных и разрабатываются основанные на интеграции прикладные системы.
С этого момента реализуется принцип применения концепции базы данных. На этапе интеграции все в большей мере приходится вместо задачи разработки решать задачи эксплуатации и управления. Поскольку к этому времени большинство баз данных уже реализованы или подготовлены к окончательной реализации, разработчики РСОД концентрируют свое внимание на проблемах улучшения эксплуатационных характеристик и на контроле качества и надежности баз данных.
Как и в случае любой функциональной информационной системы, организация эффективной работы РСОД учета, контроля и аудита значительно зависит от наличия и состава комплекса документов по организационно-правовому обеспечению системы.
В состав организационно-правовой документации РСОД учета, контроля и аудита входят инструкции по ведению первичной документации, по передаче информации между отдельными АРМ бухгалтера, по обработке информации в центральной базе, по переносу информации на машинные носители, по созданию и обслуживанию баз данных, по подготовке информации для обработки на ЭВМ пользователем системы.
Инструкции определяют технологию обработки данных, права и обязанности персонала предприятия в условиях функционирования РСОД. Концепция баз данных также приносит в деятельность работников предприятия определенные проблемы. Меняются требования к квалификации специалистов, происходит перераспределение обязанностей, изменяется организационная структура подразделений, обслуживающих ЭВМ на предприятии. Для поддержки СУБД и ведения баз данных необходим новый уровень технической подготовки персонала. Необходимо установить приоритеты доступа к информации, разрешить конфликтные требования различных задач учета, контроля и аудита к общим данным. Вопросы обеспечения целостности данных и их надежности необходимо решать не для каждой задачи отдельно, а для всей прикладной области одновременно. Для эксплуатации РСОД с использованием АРМ бухгалтера необходимо решить следующие организационные задачи:
--- разработка метода доступа к базе данных;
--- распределение приоритетов прикладных программ;
--- обеспечение безопасности базы данных;
--- разработка требований к средствам восстановления базы данных после возникновения отказов;
--- поддержка средств восстановления в актуальном состоянии;
--- ведение архива данных;
--- поддержка в актуальном состоянии процедур запуска СУБД;
--- разработка требований к процедурам обновления базы данных;
--- периодическое (по имеющемуся графику ) проведение регламентных работ с базой данных;
--- разрешение проблем и ошибок, возникающих в базе данных;
--- разбор отчетов о нарушении эксплуатационных параметров прикладными программами, работающими с базой данных;
--- организация разграничения доступа к информации и обеспечения секретности.
Опыт разработки и внедрения задач учета показывает, что в первые годы эксплуатации РСОД идет процесс развития базы данных и постоянного увеличения ее объема. Поэтому необходимо тщательно разработать процедуры копирования и восстановления баз и их логического контроля. Переход предприятий на новые методы хозяйствования в условиях рыночной экономики объективно требует совершенствования методов и средств самой методологии создания РСОД с применением АРМ.
Работы необходимо проводить в двух взаимосвязанных направлениях : создание методов и средств проектирования и внедрения РСОД с применением АРМ бухгалтера и совершенствование внутрихозяйственного учета в условиях коренной перестройки управления экономикой. В рамках первого направления необходимо осуществить следующие мероприятия :
--- разработку содержательных и математических моделей данных, синтеза и описания автоматизированной системы учета;
--- Разработку технологий, моделей, алгоритмов подготовки, принятия и контроля исполнения индивидуальных и коллегиальных решений по результатам решения учетных задач;
--- разработку инструментальных средств АРМ учетного работника и локальных сетей по реализации РСОД;
--- разработка конкретных АРМ бухгалтера для каждого участка учета.
Такой системный подход к вопросу моделирования, методологии и организации распределенных баз данных с использованием АРМ бухгалтера в наибольшей степени отвечает принципам интеграции, рационального размещения данных, доступности к данным и обработки данных на местах возникновения информации.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!