Функциональные обязанности ночного аудита:
■ выполнять все функции, связанные с поселением, обслуживанием, выпиской гостей отеля;
■ проверка счетов (или форм первичного учета) по оплате услуг, оказанных гостям за день. Особое внимание уделяется правильности применения прейскурантов цен на услуги, обоснованности применения скидок;
■ проверка суточного отчета гостиницы, выполняемого службой размещения;
■ иедение параллельного учета (форм первичной документации) на случай, если компьютерная система выйдет из строя;
■ проверка соответствия числа освобождающихся мест в гостинице к числу мест предварительного бронирования следующих суток;
■ проверка журнала регистрации обращений клиентов отеля с пожеланиями и подготовка отчета менеджеру службы приема о состоянии качества обслуживания в отеле;
■ подготовка к 07.00 сведений о занятости номерного фонда для службы хозяйственного обеспечения;
■ проверка служб, участков, отдельных объектов гостиницы, где возможны хищения, кражи или определенные негативные проявления, но только в малых гостиницах;
■ производить побудку гостей и выступать в качестве телефонного оператора (при необходимости).
Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23.00, принимая на себя прежде всего функции приема и расчетной части. Работа ночных аудиторов во многом облегчает работу дневной смены, так как все счета гостей уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Таким образом, процесс обслуживания гостей в часы наиболее массового отъезда (с 07.00 до 12.00) значительно ускоряется.
|
|
|
Одной из обязанностей ночного портье в малых отелях является обход здания в целях проверки исправности сигнализации (охранной и противопожарной) и безопасности гостиницы. Во |ремя обхода ночной портье собирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами и вывешиваются за дверь. В ночное время таких обходов совершается не менее трех. Время каждого заносится в журнал.
ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ НОЧНОГО АУДИТА
Ежедневно проводится много финансовых операций, поэтому и вероятность ошибок велика, необходимо оперативно и тщательно находить и исправлять ошибки. Оперативные проверки осуществляют сами сотрудники, но окончательный контроль проводят аудиторы. Функции ночного аудитора выполняет один из бухгалтеров или кассир (портье). Однако практика показывает, что ночной аудитор себя всегда оправдывает.
В зависимости от технической оснащенности гостиницы аудит может быть неавтоматизированным, полуавтоматизированным или автоматизированным. Полностью автоматизированный процесс аудита за рубежом называют system update.
|
|
|
В условиях комплексной автоматизации процедуры аудита и контроля приобретают большое значение. Поскольку число ежедневных финансовых операций, отражаемых в современной системе автоматизации, очень велико, необходимо оперативно и тщательно находить и исправлять ошибки гостиничного персонала, проводящего дебитовые (начисления и возвраты) и кредитовые (оплаты и корректировки) операции.
Компьютеризированные системы позволяют аудитору больше времени уделять проверке операций и анализу работы гостиницы. Если в конце аудиторской проверки баланс не сходится, то это означает, что неправильно введена в компьютер информация или имеются сбои в самой компьютерной системе.
Компьютер прежде чем усвоить информацию проводит различные проверки, чтобы удостовериться в ее правильности. Например, он может обнаружить записи неправильного размера, если вместо цены 15 000 руб. записано 1 500 руб. Компьютер сохраняет отметку каждой записи по времени, расписанию, работнику, номеру счета, службе (ведомству), что является очень удобным для учетных действий аудитора.
Алгоритм действий ночного аудита по закрытию финансового дня и подведению баланса деятельности отеля:
|
|
|
1. Завершение неоконченных записей. Главной функцией аудита является убеждение в том, что все операции, влияющие на отчетность, записаны в соответствующие счета. Первый шаг в этом направлении — завершить неоконченные записи. Хотя большинство работников стараются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной аудитор должен подтвердить, что все операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные записи приведут к ошибкам в балансе и ночной отчетности.
Аудитор строго следит, чтобы записи по всем документам операций были завершены. Если, например, гостиница не использует компьютеризированную телефонную учетную систему, незаконченные телефонные издержки должны быть учтены в полном объеме. Аудитор также может записывать ранее не учтенные операции с наличностью.
2. Проверка статуса гостевых номеров. Расхождения в ста-ИРСе номеров должны быть решены как можно быстрее. Ошибки и статусе номера могут привести к потерям дохода от недостаточной полноты и оплошностях в записях. Например, если гость выписан, а сотрудник забыл правильно оформить процедуру выезда, то номер будет считаться занятым, хотя на самом деле он свободен.
|
|
|
3. Проверка отчетов служб и подразделений отеля о состоянии номерного фонда. Ночной аудитор имеет право удо-Иовериться, что расхождения между дневным отчетом поэтажной службы и системы статуса номеров службы приема и размещения были согласованы к концу дня. Чтобы минимизировать ошибки, поэтажные службы должны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной аудитор должен просмотреть отчет службы приема и размещении и поэтажных служб, чтобы согласовать статус всех номеров ГОСТИНИЦЫ.
Если служба приема и размещения считает, что номер занят, а в отчете поэтажной службы он числится свободным, то аудитор должен прояснить истину. В этом случае может быть следующее: гость, торопясь, мог уехать, но забыл выписаться; гость мог уехать, не собираясь выписываться; портье или кассир могли не закрыть лист.
Аудитор, проверив все обстоятельства, должен предъявить лист для закрытия и определиться со статусом номера.
4. Корректировка данных о статусе номеров в автоматизированной системе управления на основании проведенной проверки (в компьютеризированной системе процесс выписки автоматически меняет статус номера).
5. Проверка данных по ожидаемому заезду на текущую дату и внесение соответствующих изменений в автоматизированную систему управления.
6. Проверка данных по фактическому заезду за истекший период: правильность ввода тарифов, сроков проживания, способы оплаты, предоставления скидок и т.п.
7. Архивирование регистрационных карт гостей, выехавших в день.
8. Сверка по формам первичного учета вводимых начислений, сделанных различными службами и подразделениями гостиницы на гостевые счета.
Аудитор получает из системы управления гостиницей журнал начислений и проверяет его на предмет имевших место корректировок, присутствия в отчете переносов начислений с одного счета на другой и цифр начислений, вызывающих подозрения. Все случаи нестандартных начислений выясняются по первичным документам в системе.
9. Внесение корректировки в гостевые счета в случае обна
ружения расхождений.
10. Проверка правильности применения прейскурантов на
услуги и обоснованность применения скидок.
Аудитор анализирует отчет службы приема и размещения по доходу от номеров, а этот отчет показывает расценки за каждый номер и фактические расценки, по которым номера сданы (дает возможность минимизировать доход от номеров). И если расценки и фактические расценки не совпадают, то возникает несколько ситуаций, которые аудитор должен решить: правильно ли применены скидки к расценкам, если номер занят членом туристской группы или корпоративным клиентом, имеющим льготы; если в номере только один гость, а фактические расценки равны приблизительно половине, является ли гость одним из зарегистрированных, и если да, то зарегистрировался ли второй гость.
Правильное использование информации о доходе и учете номеров может стать основой для анализа доходов от номерного фонда, копия этого отчета может быть подготовлена для главного менеджера гостиницы.
11. Принятие необходимых технологических действий для устранения ошибок в данных автоматизированной системы управления (поддержание системы).
Этот шаг применим только к компьютерным системам. Так как компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.д., то служба приема и размещения становиться очень зависимой от правильно функционирующей компьютерной системы.
12. Проверка правильности начисления кредитных операций и кассовых отчетов всех подразделений гостиницы.
В службу ночного аудита приходят все первичные документы и отчеты из всех подразделений гостиницы. Аудитор проверяет совпадение сумм начислений по счетам и квитанциям всех подразделений с суммами на лицевых счетах. В случае нахождения ошибок аудитор корректирует начисления согласно первичным документам. Затем аудитор проверяет правильность начисления кредитных операций в системе платежей и кассовых отчетов всех подразделений гостиницы, при этом проверяя содержимое кассо-ых ящиков в службе портье. Аудитор проверяет начисления из истемы телефонного сервиса. Для этого он снимает отчет по количеству и суммам телефонных разговоров на текущую дату и проверяет его на полное совпадение в системе управления.
13. Проверка правильности учета налогов при различных видах начислений.
14. Формирование протокола кассовых операций.
15. Закрытие финансового дня.
Для закрытия финансового дня запускается автоматическая процедура ночного аудита, в процессе которой происходят:
■ реорганизация данных в системе. Система управления проводит самопроверку полноты и правильности данных. Рекомендуется проводить реорганизацию данных в периоды высокой загрузки гостиницы;
■ обработка незаехавших броней. Во время этой фазы система изменяет статус записей брони на статус незаезда и освобождает номера;
■ начисление за проживание. Во время этой фазы система начисляет тариф текущей даты и соответствующие налоги на счета проживающих гостей;
■ начисление дополнительных услуг. Система начисляет регулярные (на ежедневной основе) услуги и соответствующие налоги на счета гостей;
■ продление календаря наличия комнат. Во время этой фазы система продлевает календарь наличия комнат на один день и стирает календарь наличия прошедшего периода по правилу, определенному в настройках системы;
■ формирование итоговых данных и смена даты. Система сводит финансовые и статические показатели гостиницы в итоговой записи по дате, благодаря чему формируется управленческая отчетность за большой календарный период.
16. Подведение баланса и составление отчета о деятельности гостиницы за истекшие сутки. Ночной аудитор обычно несет ответственность за подготовку отчетов, которые показывают эффективность деятельности службы приема и размещения. Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям, балансовый отчет и специальные отчеты могут быть подготовлены для обзора руководством гостиницы.
Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и хранятся с первичными документами в бухгалтерии.
Балансовый отчет показывает число гостей, которые подошли к ограничению кредита. В компьютеризированной системе компьютер должен быть запрограммирован так, чтобы мог составлять такой отчет по требованию.
17. Формирование итоговой отчетности по истекшему дню.
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 430; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!