Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь



4.4.1. Телеграммы излагаются кратко, ясно, по возможности без союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются «зпт», «тчк», «квч», «тире» и употребляется только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

4.4.2. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в двух экземплярах, из которых первый передается адресату, а второй подшивается в дело структурного подразделения с отметкой о времени ее приема.

4.4.3. В телеграмме указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания, должность лица подписавшего телеграмму, его Ф.И.О. и дата.

4.4.4. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется по факсу только по указанию или с письменного разрешения ректора, проректоров Университета, директора КЦ, директора НИЦ.

4.4.5.Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FАХ (дата и время)».

4.4.6. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке.

Порядок снятия и выдачи копии с документов

4.5.1. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их и не имеющий юридической силы. В соответствии с п. 2.1.30. ГОСТ Р51141-98 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимы реквизиты, придающие ей юридическую силу.

4.5.2. Копии документов используются внутри Университета, а также могут выдаваться с письменного разрешения руководства Университета и руководителей структурных подразделений на руки отдельным лицам и сторонним организациям и только с тех документов, которые были изданы в Университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения

4.5.3. Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» и состоит из следующих элементов: в правом верхнем углу копии пишется слово «Копия» ниже реквизита «Подпись» пишется - Верно (без кавычек), указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров     личная подпись    И.О.Фамилия

Дата

 

4.5.4. При оформлении копий возможно использование специального штампа. Для экономии времени в Университете изготовлены и применяются штампы, где все элементы реквизита «отметка озаверении копии» объединены, кроме подписи лица, заверяющего копию и даты.

Слово «копия» в данном случае входит в состав штампа, поэтому вверху документа слово «копия» не пишется.

4.5.5. При выдаче копии сторонним организациям или на руки отдельным лицам, реквизит «отметка о заверении копии» заверяется оттиском соответствующей печати, согласно распорядительным документам Университета «О порядке использования печатей», для придания документу юридической силы.

4.5.6. Один из наиболее распространенных видов копий в Университете – это копии, которые автоматически получаются при печатании документа с помощью принтера или использования средств оперативной полиграфии. Они называются умноженными экземплярами.

Первый экземпляр документа после его подписания и регистрации становиться подлинником, а остальные экземпляры, согласно рассылке предназначены для внутреннего пользования после проставления необходимых реквизитов «о заверении копии».

В Университете на умноженных экземплярах–копиях, не имеющих личной подписи автора документа, проставлять оттиск штампа с реквизитом «о заверении копии» на месте, отведенном для личной подписи руководителя, захватывая окончание наименования должности, тем самым утверждая подписание документа руководителем.

4.5.7. Выписка из документа, это точное воспроизведение части информации подлинного документа, всех его внешних признаков или части их и является копией части текста документа при проставлении всех необходимых реквизитов «о заверении копии».

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа является нецелесообразным из-за значительного объема содержания документа или конфиденциальности содержащихся в документе сведений.

4.5.8. При оформлении выписки вместо наименования документа указывается: выписка из протокола, приказа, постановления и др.

При оформлении выписки из протокола заседания, в выписку переносятся сведения - о председателе; секретаре; присутствовавших лицах на заседании; в повестке дня указывается только вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 22;