Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь
4.4.1. Телеграммы излагаются кратко, ясно, по возможности без союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются «зпт», «тчк», «квч», «тире» и употребляется только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
4.4.2. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в двух экземплярах, из которых первый передается адресату, а второй подшивается в дело структурного подразделения с отметкой о времени ее приема.
4.4.3. В телеграмме указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания, должность лица подписавшего телеграмму, его Ф.И.О. и дата.
4.4.4. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется по факсу только по указанию или с письменного разрешения ректора, проректоров Университета, директора КЦ, директора НИЦ.
4.4.5.Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FАХ (дата и время)».
4.4.6. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке.
Порядок снятия и выдачи копии с документов
4.5.1. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их и не имеющий юридической силы. В соответствии с п. 2.1.30. ГОСТ Р51141-98 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимы реквизиты, придающие ей юридическую силу.
|
|
|
4.5.2. Копии документов используются внутри Университета, а также могут выдаваться с письменного разрешения руководства Университета и руководителей структурных подразделений на руки отдельным лицам и сторонним организациям и только с тех документов, которые были изданы в Университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения
4.5.3. Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» и состоит из следующих элементов: в правом верхнем углу копии пишется слово «Копия» ниже реквизита «Подпись» пишется - Верно (без кавычек), указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров личная подпись И.О.Фамилия
Дата
4.5.4. При оформлении копий возможно использование специального штампа. Для экономии времени в Университете изготовлены и применяются штампы, где все элементы реквизита «отметка озаверении копии» объединены, кроме подписи лица, заверяющего копию и даты.
|
|
|
Слово «копия» в данном случае входит в состав штампа, поэтому вверху документа слово «копия» не пишется.
4.5.5. При выдаче копии сторонним организациям или на руки отдельным лицам, реквизит «отметка о заверении копии» заверяется оттиском соответствующей печати, согласно распорядительным документам Университета «О порядке использования печатей», для придания документу юридической силы.
4.5.6. Один из наиболее распространенных видов копий в Университете – это копии, которые автоматически получаются при печатании документа с помощью принтера или использования средств оперативной полиграфии. Они называются умноженными экземплярами.
Первый экземпляр документа после его подписания и регистрации становиться подлинником, а остальные экземпляры, согласно рассылке предназначены для внутреннего пользования после проставления необходимых реквизитов «о заверении копии».
В Университете на умноженных экземплярах–копиях, не имеющих личной подписи автора документа, проставлять оттиск штампа с реквизитом «о заверении копии» на месте, отведенном для личной подписи руководителя, захватывая окончание наименования должности, тем самым утверждая подписание документа руководителем.
|
|
|
4.5.7. Выписка из документа, это точное воспроизведение части информации подлинного документа, всех его внешних признаков или части их и является копией части текста документа при проставлении всех необходимых реквизитов «о заверении копии».
Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа является нецелесообразным из-за значительного объема содержания документа или конфиденциальности содержащихся в документе сведений.
4.5.8. При оформлении выписки вместо наименования документа указывается: выписка из протокола, приказа, постановления и др.
При оформлении выписки из протокола заседания, в выписку переносятся сведения - о председателе; секретаре; присутствовавших лицах на заседании; в повестке дня указывается только вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 92; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!