О создании комиссии по проверке



Финансово-хозяйственной деятельности

 

 

Пример № 2

П Р О Т О К О Л

______________                                                                                          № _______

Заседания Ученого совета

На бланке, содержащем наименование документа (акт, план и т.д.) расположенное по центру, заголовок к тексту может располагаться под наименованием (кроме приказа, распоряжения).

Пример № 1

ПЛАН

Работы на II квартал 2011г.

 

 

Пример № 2

АКТ

Выполненных работ

3.3.11.Отметка о наличии приложения. Приложения дополняют, разъясняют вопросы документа или документ в целом.В приложениях помещаются положения, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и т.д.

Если документ содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название; подписи лиц, ответственных за их содержание; дату; отметку о согласовании и т.п.).

Отметка о приложении при оформлении писем состоит: из слова «Приложение», помещаемого через 1-2 межстрочных интервала после реквизита «текст документа»; наименования документа-приложения, если наименование приложения не названо в тексте; сведения о количестве листов и экземпляров.

Например:

Приложение: Методические рекомендации на 11 л. в 3 экз.

Если наименование документа-приложения названо в тексте, то в отметке о приложении наименование документа не указывается, например:

Приложение: на 8 л. в 3-х экз.

При наличии нескольких приложений они обязательно нумеруются, затем указываются их наименования, количество листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка от 02.03.2014 №555 на 3 л. в 2 экз.

                   2. Проект ….на 8 л. в 3 экз.

При сброшюрованных приложениях количество листов в реквизите «Приложение» не указывается, указывается только количество экземпляров.

Например:Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: письмо Росархива от 15.02.2011 № 0-0/0 и приложения к нему. Всего на 5л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку в приложении оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если прилагаемый документ является самостоятельным документом, не имеющим адресной части, то надпись «Приложение» на прилагаемом документе не следует проставлять, например при оформлении сопроводительного письма к договору, Инструкции, проекта и т.д. 

Если приложение включает дополнительные материалы, которые специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться надпись «Приложение № (знак № не проставляется)» без кавычек (если приложение одно, то № приложения не указывается) с необходимыми реквизитами письма, например:

Приложение к письму от 08.12.2011 № 16-34/231

В приложениях к распорядительным документам (приказ, распоряжение, указание) сведения о приложении указываются в тексте.

Например, Приказ «О проведении научно-практической конференции»:

П Р И К А З Ы В А Ю:

1.

2. Принять иностранных участников конференции в количестве 15 человек (приложение № 1)

3.

4. Утвердить программу проведения конференции (приложение № 2)

 

На приложениях справочного характера к распорядительным документам в правом верхнем углу располагают слово «Приложение №», название распорядительного документа, его дату и регистрационный номер.

Например:

Приложение № 1 к приказу от 15.08.2014 № 456/Р

Если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент ит.д.), в правом верхнем углу располагают слово «Приложение №», ниже гриф утверждения документа, например:

Приложение № 2 УТВЕРЖДЕНО приказом ректора от 15.08.2014 № 456/Р

3.3.12.Должность лица, подписавшего документ.Документы, направляемые Университетом в вышестоящие органы власти, сторонним организациям, подписываются ректором или проректорами в пределах полномочий, утвержденных ректором.

3.3.13. Подпись должностного лица.Подпись должностного лица представляет собой монограммную аббревиатуру в виде сочетания инициалов и части фамилии. Наличие подписи означает, что подписавшее должностное лицо согласно с его содержанием и принимает на себя ответственность за действия, им обусловленные и наличие у него соответствующих полномочий.

В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица подписывающего документ, личная собственноручная подпись и ее расшифровка в порядке - И.О.Фамилия. В расшифровке подписи не делается пробел между инициалами и фамилией. Реквизит «подпись» печатается от границы левого поля листа без использования выделительных элементов текста. Многострочное наименование должности печатается через один интервал. В многострочной подписи расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Расшифровка подписи располагается у границы правого текстового поля. Подпись располагается на расстоянии четырех межстрочных интервалов от основного текста документа.

Например:

Проректор по учебной работе              личная подпись                  И.О.Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Проректор по учебной работе               личная подпись                 И.О.Фамилия

Главный бухгалтер                                 личная подпись                 И.О.Фамилия

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии                             личная подпись             И.О.Фамилия

Члены комиссии                                         личная подпись             И.О.Фамилия

                                                                      личная подпись             И.О.Фамилия

                                                                      личная подпись             И.О.Фамилия

Возможно расположение подписей членов комиссии по алфавиту фамилий.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления « и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставления косой черты перед наименованием должности.

3.3.14.Гриф согласования. Реквизит «гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Согласование может проводиться: внутри вуза (подразделениями и должностными лицами) – внутреннее согласование; со сторонними организациями или их должностными лицами - внешнее согласование, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях или когда содержание документа затрагивает их интересы, с вышестоящими организациями и когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

В состав этого реквизита входит слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне.

 

Например:

Внутреннее согласование:                                     

СОГЛАСОВАНО Декан факультета ___________________ И.О.Фамилия      подпись 05.10.2014

 

Внешнее согласование:                                         

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО «Астат» ___________________ И.О.Фамилия      подпись 05.10.2014

Если согласование проводится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 10.03.2014 № 6

 

СОГЛАСОВАНО Письмо Минобрнауки России от 12.04.2014№ 06-15/0134

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», которую располагают на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

При оформлении согласования документа на титульном листе, гриф согласования располагается на его лицевой стороне выше реквизита «заголовок к тексту документа» в правой верхней части документа.

3.3.15.Визы согласования документа.Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Виза включает в себя наименование должности визирующего лица, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату, например:

Начальник юридического отдела

_____________И.О.Фамилия

25.02.2014

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

Проект документа визируют:

- проректор Университета, курирующий структурное подразделение;

- руководитель структурного подразделения, в котором подготовлен документ;

- руководители заинтересованных структурных подразделений;

- руководители финансовых и экономических служб, если этого требует содержание документа;

- юридическая служба, если необходима правовая экспертиза документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе(например, регистрационный лист к договору). В этом случае виза оформляется таким образом:

 

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

_____________ И.О.Фамилия

25.02.2014

Замечания исполнитель докладывает лицу, подписывающему документ. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа вносятся уточнения, не меняющие его сути.

На документе, подлинник которого остается в Университете (например, приказы, инструкции и т.п.), визы проставляются в верхней части с левой стороны на оборотной стороне последнего подписного листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из Университета (например, письма), визы проставляются в правой части листа второго экземпляра, который остается в Университете.

3.3.16.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц.

Оттиск гербовой печати Университета проставляется на документах, согласно Перечню документов подлежащих заверению оттиском гербовой печати, утверждаемого Положением о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и приказом ректора Университета.

Оттиск печати проставляет на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати располагается на месте, обозначенном реквизитом «МП».

3.3.17.Отметка о заверении копии.Правилаоформления реквизита «отметка о заверении копии» подробно описаны в п.4.5. раздела «Порядок снятия и выдачи копий с документов».

3.3.18. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы и номер телефона. Данный реквизит располагают на лицевой стороне последнего подписного листа документа в левом нижнем углу (размер шрифта 10).

Например:

Иванов А.А.

8 (499) 248-00-00

На приказах и распоряжениях отметка об исполнителе проставляется на подписном экземпляре, который хранится в отделе делопроизводства.

На письмах отметка об исполнителе проставляется на втором экземпляре, который остается в Университете.

3.3.19.Отметка об исполнении документа включает следующие сведения: подпись руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дата и регистрационный номер документа, свидетельствующие о его исполнении.

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 11;