Оформление отдельных реквизитов в процессе подготовки документов
3.3.1.Место составления (издания) документа– название территории. В состав наименования Университета включено название территории – Первый Московский государственный медицинский университет, поэтому отдельно место издания документа в общем бланке не указывается. При издании документов, оформленных в книжной форме, место составления документа может указывается в «выходных» данных (например: обложка Инструкции по делопроизводству).
3.3.2.Справочные данные об организациина бланке письма Университета включают почтовый адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты.
Адрес пишется в соответствии с требованиями Правил услуг почтовой связи: улица, дом, квартира, город, район, область, край, индекс. Например: ул. Трубецкая, дом 8, стр.2, г. Москва, 119991.
3.3.3.Наименование документа должно соответствовать компетенции Университета, содержанию документа и видам документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Наименование вида документа указывается во всех документах, кроме писем, в соответствии с содержанием и назначением документа и сложившимися в системе делопроизводства традициями: приказ, распоряжение, протокол, справка, докладная записка, инструкция и т.д. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок», «сведения» и др.
|
|
|
В деловой переписке наименование вида разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо и др.) не указывается.
3.3.4.Дата документа.Датой документа, является дата его регистрации (распорядительные документы, письма); для документа принимаемого коллегиальным органом – дата его принятия; для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и т.д.) – дата его утверждения. Датой протоколов и актов является дата события (заседания, проверки и др.).
Документы, составленные Университетом совместно с другими организациями должны иметь дату, которая соответствует дате подписания его последней организацией. Такой же принцип используется при датировании документов, подготовленных несколькими структурными подразделениями Университета.
Все служебные отметки на документах (визы, согласования, замечания и т.п.), связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата оформляется в соответствии с предусмотренным государственным стандартом: арабскими цифрами в одну строку – число, месяц, год. Обязательно проставлять ноль в обозначении числа и месяца, если они содержат одну цифру. Например: 05.08.2011.
При подготовке нормативных и финансовых документов используется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 05 августа 2011 г.
|
|
|
Если на бланке документа не отмечено место для даты, то она располагается ниже подписи.
3.3.5.Регистрационный номер документавключает в себя номер документа, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. (подробно см. разделы 10.1, 10.2.). Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.
Если документ составлен Университетом совместно с другими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документов.
Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
3.3.6.Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (адресант- инициатор письма (лицо или учреждение) - отправитель) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит используется в основном при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита в бланке письма-ответа исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма-ответа, т.е. в письме-ответе не пишется «На Ваш № 00/000-0 от 01.02.2014». В дело на хранение передается копия зарегистрированного письма-ответа с приложением письма, на который дается ответ.
|
|
|
3.3.7.Адресат (тот, кому адресовано почтовое отправление - получатель).Адресатомдокумента могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименовании его пишется в именительном падеже.
Например:
| Министерство здравоохранения РФ Управление делами |
Если указывается должность и фамилия лица, которому адресован документ, то данный реквизит указывают в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
|
|
|
| Генеральному директору ООО «АЛЕФ» А.А. Иванову |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений Университета, то их следует указывать обобщенно.
Например: Ректорам ВУЗов
или
Деканам факультетов
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список на рассылку документа.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности установленными Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата, название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название области, края, республики, страна (для международных отправлений), почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
Например:
| ООО «Маяк» |
| ул. Весенняя, дом 3, стр.5 |
| г. Москва РФ, 111242 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
| Иванову И. И. |
| ул. Весенняя, дом 3, корп.1, кв.145 |
| г. Москва РФ, 111242 |
3.3.8.Гриф утверждения.Способ введения документа в действие является его утверждение. Документ утверждается ректором или проректорами Университета по подчиненности или изданием распорядительного документа (например: приказом, протоколом).
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения, реквизит которого, располагается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Например:
| УТВЕРЖДАЮ Ректор Первого МГМУ имени И.М.Сеченова ________________ П.В.Глыбочко подпись «____»_____________20___г. |
Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем и иметь визы согласования.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом, протоколом. В этом случае реквизит состоит из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
| УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора Первого МГМУ имени И.М.Сеченова от 25.08.2014 № 1234/Р |
3.3.9. Указания по исполнению документа (резолюция). Данный реквизит включает следующие элементы: фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (если документ требует указаний по срокам исполнения), подпись автора указания, дата.
Например:
| Петрову А.А. |
| Прошу подготовить проект приказа к 15.09.2014 |
| Подпись Дата |
При наличии в указании нескольких исполнителей, равных по должности, ответственным является лицо, указанное в указании первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании указывается: исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Указание, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Указание может оформляться на отдельном листе с проставлением регистрационного номера и даты рассматриваемого документа, прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
3.3.10. Наименование документа.Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт, план идр.) является обязательным реквизитом ивключается всостав бланка документа. Вбланке письма наименование вида документа неуказывается.
3.3.11.Текст документа и заголовок к тексту отражают основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение. Текст документа оформляют в виде грамматически связного текста, таблицы, анкеты или в виде сочетания форм. В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Университет не возражает», «Университет считает возможным»).
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата. В дело на хранение передается копия зарегистрированного письма с приложением перевода текста на русский язык.
При подготовке и оформлении документов с помощью средств компьютерной техники рекомендуется применять текстовой редактор MSWord с использованием шрифта TimesNewRomanc размерами:
- № 12 для текста;
- № 10 для реквизитов «Визы согласования», «отметка об исполнителе», «рассылка».
Заголовок к тексту -реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа.
Наличие заголовка сокращает время обработки документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о его содержании и направить на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, ускоряет поиск документа, помогает правильному включению документа в дело.
Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Приказ (о чем) об увольнении
Протокол (чего?) заседания ученого совета
Письмо (о чем?) о заключении договора
Заголовок к тексту приказа, распоряжения, протокола и письма оформляется под реквизитами бланка формата А4 (210х297 мм) от границы левого поля жирным шрифтом с заглавной буквы. Заголовок должен содержать 28-30 знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых чрез 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
Без заголовка допускается составлять документы формата А5 (148х210), текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма, личные справки и т.д.).
Пример №1
П Р И К А З
__________________ № ______
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 89; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!