ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ



Министерства здравоохранения Российской Федерации

государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ПЕРВЫЙ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.М.СЕЧЕНОВА

 

  УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора   от 29.08.2014 № 578/Р

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Москва

2014

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Инструкция по делопроизводству – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых в Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский университет имени И.М.Сеченова» Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Университет) в соответствии с его компетенцией.

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые требования работы с документами в Университете - порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием, тиражированием служебных документов.

 1.2. Инструкция составлена в соответствии с:

-ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009г. №76;

- «Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении», утвержденной приказом Министерства образования России от 24.07.2000 г. № 2286;

- «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1985);

-Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (М., 2006);

- международным стандартом ISO9001:2008 «Системы менеджмента качества «Требования», процедурой 1МГМУ-СМК-ПР-001 «Управление документацией», версия 3.0, регламентирующей требования по оформлению и управлению документацией Системы менеджмента качества Университета;

 - УСТАВом Университета.

1.3. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства в Университете, повышения его эффективности путем унифицирования состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.4. Отдел делопроизводства Управления правовой политики и кадрового обеспечения осуществляет методическое руководство по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательного для исполнения структурными подразделениями Университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; осуществляет сортировку, регистрацию поступившей корреспонденции и ознакомление с ней соответствующих должностных лиц; ведет контроль за сроками исполнения документов; осуществляет контроль за хранением и правильным использованием служебных документов, бланков, печатей и штампов. Указания отдела делопроизводства являются обязательными для выполнения всеми работниками структурных подразделений.

1.5. Функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводства регламентируются положением об отделе, должностными обязанностями работников отдела делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. За состояние и ведение делопроизводства в Университете несут ответственность ректор, проректоры по подчиненности, директор Клинического центра (далее - КЦ) и директор Научно-исследовательского центра (далее - НИЦ).

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Университета. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, делопроизводственные должности которых (делопроизводитель, документовед и т.п.) предусмотрены штатным расписанием структурного подразделения. В случае, когда штатное расписание структурного подразделения не содержит должностей делопроизводственного характера, ведение делопроизводства приказом ректора возлагается на одного из работников структурного подразделения, что закрепляется в его индивидуальной должностной инструкции. Указанные работники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителей структурных подразделений о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление других работников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.9. При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отпуск, выбытии в командировку, при увольнении или перемещении имеющиеся у него документы, согласно установленным правилам, по указанию руководителя передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

1.10. Вновь принятые работники, занимающиеся ведением делопроизводства, должны быть ознакомлены руководителями соответствующих подразделений с Уставом и структурой Университета, расположением подразделений Университета, установленным порядком работы, настоящей Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел подразделения и должностными инструкциями его работников.

1.11. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, в случае утраты должны немедленно докладывать руководителю структурного подразделения, сообщать в отдел делопроизводства, который в свою очередь обязан поставить в известность руководство Университета.

1.12. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения ректора, проректоров по подчиненности, директоров КЦ и НИЦ, при составлении актов приема-передачи документов. Выемка документов органами внутренних дел, службой федеральной безопасности, судебными органами производится в установленном законом порядке.

1.13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними знакомятся только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.

1.14. Использование служебных документов для публикации в периодической печати, в научных изданиях или докладах на научных форумах допустимо только с письменного разрешения ректора и проректоров Университета с обязательным указанием при публикации на принадлежность упоминаемых документов Университета с соблюдением установленного в Университете порядка.

1.15. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные) регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) утверждаемыми в установленном порядке.

1.16.Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.17. Делопроизводственный год в документационном обеспечении учебного процесса и других видов деятельности, планируемых по учебным годам, начинается с 01 сентября и завершается 31 августа следующего года; в документационном обеспечении других видов деятельности, планируемых по календарным годам, начинается с 01 января и завершается 31 декабря текущего года.

1.18. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники.

1.19. Соблюдение правил Инструкции обязательно для каждого работникам Университета. Нарушение требований данной инструкции влечет дисциплинарную ответственность работника, допустившего нарушение.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Деятельность Университета обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Состав документации в Университете определяется действующим законодательством РФ и компетенцией Университета в соответствии с утвержденным Уставом, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером внутренних и внешних взаимосвязей и включает в себя следующие группы: управленческая (служебная) документация, учебная документация, научная документация, медицинская документация.

2.2. В сфере делопроизводства находится в основном управленческая документация, которая делится на следующие группы:

· организационно-распорядительная документация (ОРД);

· учетная документация – книги регистрации и контроля, книги и журналы учета, спискии др.;

· отчетная документация – отчеты, пояснительные записки, обзоры, доклады и др.

К организационно-распорядительной документации относятся:

· нормативные документы – Устав, положения, инструкции, процедуры, правила и др.;

·  распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения, задания и др.;

· справочно-информационные документы – акты, докладные записки, письма, протоколы, извещения, обзоры, сводки и др.

2.3. Документы делятся на:

· входящие – поступающие в Университет из других организаций (приказы и распоряжения вышестоящих организаций, письма, запросы, предложения, просьбы и т.д.);

· исходящие – отправляемые из Университета в другие организации (инициативные письма, ответы на письма, запросы и т.д.);

· внутренние – оформляемые и используемые только в Университете (все документы, не отправляемые за пределы университета).

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 18;