СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ



 

На этапе создания и становления компании чрезвычайно важ­на роль системы документационного обеспечения управления проектами. Система документационного обеспечения управле­ния проектами — комплекс нормативных, организационно-распорядительных и учебно-методических документов, обеспе­чивающих эффективное функционирование организационной системы управления проектами и взаимодействие ее компо­нентов с информационной системой управления проектами (ИСУП) компании.

Задачами этой системы являются:

♦ формирование идеологии и методологии управления проектами в компании;

♦ регламентация бизнес-процессов, обеспечивающих вне­дрение проектного управления;

♦ обеспечение практической реализации матричной схемы управления при планировании и исполнении проектов компании;

♦ разграничение прав, обязанностей и ответственности ис­полнителей проекта;

♦ обеспечение обучения управляющих проектами плани­рованию и ведению проектов в информационной систе­ме управления проектами компании.

Структура системы документационного обеспечения уп­равления проектами приведена на рис. 6.

Рис. 6. Система документационного обеспечения управления проектами

 

Основным документом системы является «Регламент уп­равления проектами», который должен быть разработан с уче­том рекомендаций стандарта управления проектами ANSI PMI РМВОК GUIDE 2000 и требований стандарта ISO 10006 Quality management systems — Guidelines for quality management in projects.

Структура регламента:

♦ Основные понятия и термины.

♦ Система управления проектами:

ü Организационная система управления проектами.

ü Информационная система управления проектами.

ü Система документационного обеспечения управления проектами.

♦ Статус, права и ответственность управляющего про­
ектом.

♦   Статус и функции Центра управления проектами.

♦   Процессы управления проектами компании:

 

ü  Управление интеграцией проекта

ü Управление содержанием проекта.

ü  Управление сроками проекта.

ü  Управление стоимостью проекта.

ü  Управление качеством проекта.

ü  Управление человеческими ресурсами проекта.

ü  Управление информационным взаимодействием в проекте.

ü  Управление рисками проекта.

♦ Управление контрактами проекта.

♦  Содержание фаз проекта:

ü Фаза 1. Инициация.

ü Фаза 2. Планирование.

ü Фаза 3. Исполнение.

ü Фаза 4. Завершение.

♦ Особенности выполнения внутренних проектов.

♦ Приложения:

 

Ø №1- Схема организационной системы управления проектами.

Ø № 2 - Матрица ответственности организационной системы управления проектами.

Ø №3 - Требования к составу, содержанию и правилам изложения раздела  «Проектное управление» положе­ний о подразделениях и должностных  инструкций.

Ø №4 - Укрупненная схема бизнес-процесса управле­ния проектами.

Ø №5 - Схема бизнес-процесса управления интеграци­ей проекта.

Ø №6 - Схема бизнес-процесса управления содержани­ем проекта.

Ø №7- Схема бизнес-процесса управления сроками проекта.

Ø №8- Схема бизнес-процесса управления стоимос­тью проекта.

Ø №9 - Схема бизнес-процесса разработки схемы ин­формационного взаимодействия в проекте.

Ø № 10 — Схема бизнес-процесса управления челове­ческими ресурсами проекта.

Ø №11 — Схема бизнес-процесса управления контрак­тами проекта.

Ø № 12 — Перечень обязательных документов дела про­екта.

Ø № 13 — Форма описания проекта.

Ø № 14 — Методика анализа проекта по методу освоен­ного объема.

Ø № 15 — План задействования участников проекта.

Ø № 16 — Форма матрицы ответственности.

Ø № 17 — Форма плана управления информационным взаимодействием в проекте.

Ø № 18 — Перечень нормативных и справочных доку­ментов управляющего проектом.

Важнейшими дополнениями к указанному регламенту яв­ляются «Регламент управления рисками проектов» и «Регла­мент обеспечения качества проектов», детально описывающие соответствующие бизнес-процессы и содержащие комплекс методик, обеспечивающих реализацию этих бизнес-процессов. В основе информационной системы управления проектами должны лежать программные продукты фирмы Primavera. От­ветственность за эффективность применения ИСУП возложена на центр управления проектами (ЦУП).

Функции ЦУП:

♦ методологическая — разработка и совершенствование корпоративных стандартов в области управления проек­тами, создание типовых моделей проектов и выдача их в рабочие группы проектов, ведение базы данных типовых операций, выявление типовых фрагментов проектов для последующего использования, разработка рабочей доку­ментации ИСУП, обучение сотрудников, ведение электронной библиотеки учебных, нормативных, информа­ционных и научно-технических материалов по управле­нию проектами, проведение консультаций участников проекта на всех фазах жизненного цикла;

♦   аналитическая — анализ эффективности планирова­ния и исполнения проектов, участие, при необходимо­сти, в подготовке решений управляющего проектом или руководства компании по корректировке плана про­екта и управлению ресурсами;

♦ архивная — хранение информации, формализация на­копленных дел проектов;

♦ инфраструктурная — руководство внутренними проектами создания и модернизации ИСУП, менеджмент лицензий и прав на доступ к ИСУП, контроль за техноло­гическим состоянием ИСУП;

♦ контрольная — мониторинг графиков исполнения про­ектов и состояния пула ресурсов компании, обработка и доведение до заинтересованных лиц информации об от­клонениях от плана проекта вместе с рекомендациями по возможному маневру ресурсами, контроль полноты и
объективности документации дела проекта;

♦ коммуникативная — предоставление информации о порт­феле проектов компании и отдельных проектах предста­вителям заинтересованных в проекте и деятельности компании сторон на основании решения генерального директора компании.

Задачи ЦУП:

♦ разработка методических и руководящих документов по вопросам управления проектами и работе в ИСУП;

♦ организация обучения и консультирования специалис­тов проектных групп;

♦ ведение депозитария и архива проектов в ИСУП;

♦ формирование типовых моделей проектов для использо­вания при запуске очередного проекта компании;

♦ участие в оптимизации планов проектов;

♦ разработка предложений и участие в подготовке решений руководства компании и/или управляющих проек­тами по маневру ресурсами с целью недопущения срыва плановых сроков проекта;

♦ сопровождение внедрения и руководство эксплуатацией ИСУП;

♦  обеспечение работы диспетчерских групп филиалов.

Для обеспечения эффективного взаимодействия управляю­щих проектами с ЦУП и рационального использования ИСУП в компании разработан «Регламент планирования и ведения проектов в ИСУП». Регламент определяет:

♦ порядок подготовки приказов о начале фазы инициации проекта и об инициации проекта в случае положительно­го итога фазы инициации;

♦ последовательность и содержание деятельности управля­ющего проектом по обеспечению разработки календар­ного плана;

♦ обязанности управляющего проектом по своевременной актуализации и обеспечению объективности информа­ции по зарегистрированному в ИСУП проекту;

♦ правила ведения управляющим проектом электронной версии дела проекта;

♦ порядок взаимодействия управляющих проектами с со­трудниками центра управления проектами по вопросам календарного планирования и отслеживания хода работ по проекту;

♦ обязанности сотрудников ЦУП по контролю календар­ного планирования и ведения проектов;

♦ периодичность и состав сведений, представляемых уп­равляющим проектом в ЦУП в процессе исполнения проекта.

Одной из основных задач, возложенных на центр управле­ния проектами, является обучение управляющих проектами планированию и ведению проектов в Primavera. С этой целью центром подготовлен комплекс методических и справочных материалов, включающий:

1.«Справочник по планированию и ведению проектов в
Primavera», представляющий собой практикум, проводящий
управляющего проектом по всем шагам планирования и отслеживания хода исполнения проекта.

2.«Руководство для управляющих проектами по Primavera».

3.«Установление мобильного терминального доступа к Primavera. Руководство для управляющих проектами».

Практическая апробация указанных материалов при обуче­нии нескольких групп управляющих проектами показала их высокую эффективность.

Центром управления проектами разработана и утверждена «Программа обучения управляющих проектами планированию и ведению проектов в ИСУП».

Кроме собственных разработок центра управления проек­тами в состав системы документационного обеспечения управ­ления проектами должен быть включен комплекс инструкций по работе с Primavera, а также ряд стандартов компании, рег­ламентирующих маркетинговую и контрактную деятельность управляющих проектами.

Основные этапы разработки проектной документации представлены на рис. 7.

Рис.7. Этапы разработки проектной документации

 

 

Для технически и экологически сложных объектов по ре­шению одновременно с разработкой рабочей документации и осуществлением строительства могут выполняться дополни­тельные детальные проработки проектных решений по отдель­ным объектам, разделам, вопросам.

Основным документом, регулирующим правовые и финан­совые отношения, взаимные обязательства и ответственность сторон, является договор (контракт), заключаемый заказчиком с привлекаемыми им для разработки проектной документации организациями, другими юридическими и физическими лица­ми. Неотъемлемой частью договора (контракта) должно быть задание на проектирование.

Разработка проектной документации осуществляется при наличии решения о предварительном согласовании места раз­мещения объекта, на основе утвержденных обоснований инве­стиций в строительство или иных предпроектных материалов, договора и задания на проектирование.

Проектная документация, разработанная в соответствии с исходными данными, техническими условиями и требования­ми, выданными органами государственного надзора (контроля) и заинтересованными организациями при согласовании места размещения объекта, дополнительному согласованию не под­лежит за исключением случаев, особо оговоренных законода­тельством Российской Федерации.

Проектирование объектов строительства должно осуще­ствляться юридическими и физическими лицами, получившими в установленном порядке право на соответствующий вид деятельности.

Использование изобретений при проектировании объектов строительства и правовая защита изобретений, созданных в процессе разработки проектной документации, осуществляют­ся в соответствии с действующим законодательством.

Разработанная документация является планом действия и направлена на достижение следующих основных целей:

1. Обеспечить понимание и одобрение целей проекта и средств их достижения.

2. Без плана члены проектной команды говорят на «разных языках» и могут работать по многим различным направлениям несогласованно. Одобрение командой краткого, но глубоко проработанного плана проекта является фундаментальным средством контроля за проектом. Одобрение плана всеми уча­стниками проекта означает понимание и согласие с целями
проекта и путями их достижения.

3. Обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени, денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты.

Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов органи­зации, имеющейся структуры управления и степени автомати­зации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени во­влеченности сторонних организаций.

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 1143;