Тема 8. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ
В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ
Разделение труда и делегирование полномочий.
Важным фактором повышения результативности управления
является разделение труда в системе управления, т.е. специализация управленческих работников по выполнению определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности
Выделяются три основных вида разделения труда профессиональных управляющих: функциональное, структурное, ролевое (технологическое).
Функциональное разделение – разделение на основе функций управления. Ранее уже отмечалось, что содержанием труда руководителя (управленца) являются функции, представляющие собой однородные виды работ, связанных с прогнозированием, планированием, организовыванием, координированием и контролем. Все эти виды управленческой деятельности, вы силу того, что они составляют содержание процесса управления, называют общими. Однако, они требуют специальных знаний и профессионалы, выполняющие их, должны на достаточно высоком уровне владеть методами решения соответствующих задач и иметь узкую специализацию
В крупных организациях, где управленческий труд специализирован, можно встретить управленцев, выполняющих ту или иную функцию управления. Одни отвечают за функцию планирования и несут ответственность за систему планов, в соответствии с которыми функционирует организация. В практике отечественных предприятий их называют плановиками. Аналогично этому другие управленцы специализируются на выполнении функций, связанных с организацией труда, производства и управления, с контролем, а также с разработкой систем стимулирования, направленных на усиление мотивации работников организации.
|
|
|
Функциональное разделение труда также предполагает выделение из общего состава управленцев специалистов, которые отвечают не за какую либо функцию, а за процесс управления в целом. Их главная задача состоит в обеспечении целостности функционирования организации. Как правило, это – руководитель организации в целом или руководители отдельных частей ее, осуществляющие интеграцию работы функциональных управленцев и специалистов. В их задачи входит: выработка миссии и стратегии организации и как их реализовать; развитие потенциала организации и людей, работающих в ней; принятие необходимых действий для достижения поставленных целей. В соответствии с этим они концентрируют свое внимание на формировании и сохранении ценностей организации, на определении стратегических целей и направлений развития, на организации работы и распределении ресурсов, на контроле за ходом реализации планов.
|
|
|
Структурное разделение труда строится исходя из таких
Характеристик управляемого объекта, как организационная структура, масштабы, сферы деятельности, отраслевая или территориальная принадлежность. В свою очередь оно базируется на двух подходах: по вертикали и горизонтали.
Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления: высшего, среднего и низшего. Этот вид разделения управленческого труда отражает иерархичность построения структуры управления и является основополагающим для современных организаций. Такое разделение труда предполагает и выделение специалистов тех же трех уровней.
Руководители высшего уровня – это люди, занимающие ключевые руководящие позиции в организации. Это – руководитель организации и его заместители. В коммерческих организациях – это собственник, генеральный директор или президент, члены совета директоров и аппарат управления организации в целом. Их главная задача состоит в обеспечении оптимальной системы взаимоотношений с внешней средой, при которой организация может успешно работать и конкурировать. Поэтому главное в деятельности управленцев такого уровня - это разработка стратегии долгосрочного развития, в которой устанавливаются цели и задачи организации, необходимые для их достижения ресурсы и способы продвижения на рынке.
|
|
|
Руководители среднего уровня – это управленческий персонал, который в соответствии со своим названием выполняет двойственную функцию, выступая в качестве исполнителя по отношению к руководителю высшего уровня и играя руководящую роль для менеджера низшего уровня. Обычно к среднему уровню относят руководителей, возглавляющих структурные подразделения, отделы и отделения организации, а также их заместителей.
В крупных организациях может быть несколько средних уровней управления и это дает основания для разделения управленцев среднего уровня на несколько «слоев». Управленцы высшего слоя среднего уровня направляют деятельность следующих, находящихся ниже, слоев с целью доведения до них стратегии и политики высшего руководства организации и оказания помощи по руководству оперативной деятельностью. Менеджеры среднего уровня, работающие в самом низу, работают в тесном контакте с менеджерами первого уровня и исполнителями. Руководители среднего уровня осуществляют прямое руководство выполнением процессов и операций. К числу наиболее важных работ, которые они выполняют, относятся:
|
|
|
-руководство и контроль за ходом работ;
-принятие оперативных решений;
-передача информации сверху вниз и снизу вверх;
-планирование работ;
-организация работ;
-мотивирование работников;
-поддержание внутренних и внешних контактов;
-составление отчетов.
Руководители низового уровня – это управленческий персонал, который несет прямую ответственность за работу исполнителей, т.е работников организации, производящих продукцию и услуги. Руководители этого уровня имеют в своем подчинении работников преимущественно исполнительского труда. Таким руководителем, например, является начальник пожарной части, начальник караула (дежурной смены), начальник участка, бригадир, руководитель группы.
Горизонтальное разделение основывается на структурном построении организации как системы, в которой кроме основной подсистемы могут быть обеспечивающие. В крупных и средних организациях оно дополняет вертикальное разделение. Руководители этой сферы управления осуществляют руководство подразделениями, выполняющими специфические обеспечивающие задачи. Например, в коммерческих организациях к ним относят маркетинг, персонал, финансы, нововведения, экология и пр. Применительно к ФПС к ним можно отнести центр управления силами, производственно-технический центр, отряд технической службы, базу обеспечения мобилизационного развертывания, испытательную пожарную лабораторию.
Ролевое (технологическое) разделение управленческого труда производится с учетом характера и сложности выполняемых работ, а также масштабов ответственности за работу. По этим критериям в составе аппарата управления выделяют три категории работников: руководители, специалисты и служащие.
С позиций технологии наиболее свойственные задачи:
- руководителей – принятие решения и организация их практической реализации;
- специалистов – проектирование и разработка вариантов решений, обеспечивая их обоснованность и соответствие требований;
- служащих – в основном информационное обеспечение всего процесса управления: сбором, передачей, обработкой, хранением и обновлением информации.
Очень важная, но не очень заметная сторона устройства организаций – это взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников и обеспечивают возможность распределения и координации задач. Руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий путем делегирования полномочий и ответственности. При этом под полномочиями понимают ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.
Передачей полномочий подчиненным руководитель преследует ряд целей, к важнейшим из которых можно отнести выявление реальных деловых способностей подчиненных для создания резерва на выдвижение и создание определенных комфортных условий для своей деятельности.
Постановка первой цели позволяет:
-более полно использовать специальные знания подчиненных;
-получать от подчиненных новые или дополнительные идеи;
-формировать в своем подчинении инициативных работников;
-иметь более полную эффективную отдачу от подчиненных за счет обретения ими определенной самостоятельности;
-получать от подчиненных конструктивную критику и предложения;
-лучше изучить деловые и личные качества подчиненных;
-реализовать ее как дополнительный метод мотивации подчиненных.
Второе обусловлено тем, что в результате руководитель:
-экономит свое рабочее время;
-имеет частичную разгрузку от выполнения некоторых второстепенных работ и может уделить больше времени решению важнейших перспективных проблем;
-уделяет больше внимания контролю.
Делегирование в теории управления означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство распределения задач среди сотрудников, выполнить которые необходимо для достижения целей всей организации. Если важная задача не делегирована другому человеку, руководитель будет вынужден выполнять ее сам.
Понятие делегирования напрямую связано с понятием ответственности. Ответственность представляет собой обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. Под обязательствами понимается то, что от человека ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации. Человек заключает контракт с организацией на выполнение задач определенной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем руководителем, который передает ему свои полномочия.
Однако, при этом важно сознавать, что делегирование не подразумевает полную передачу ответственности. Руководитель не может сокращать свою ответственность, передавая ее подчиненному.
Выделяются три группы работ, которые следует поручать подчиненным:
- подготовительная (сбор сведений);
- рутинная, которая не требует особых навыков, но отнимает много времени; при этом исполнитель не принимает серьезных решений (составление баз данных);
- специализированная, которая предполагает наличие особых навыков (полномочия, связанные с выполнением данной работы, делегируются, т.к. один человек не в состоянии качественно выполнить множество видов такой деятельности – правовое обеспечение деятельности организации, маркетинговые исследования и бухгалтерский учет).
В зависимости от уровня управления, на котором сосредоточены основные полномочия, определяется степень централизации власти.
Централизованные – полномочия, сконцентрированные на верхнем уровне управления.
Децентрализованные – полномочия, сконцентрированные на нижнем уровне власти.
В практике управления такие виды централизации в чистом виде почти не встречаются, обычно они носят комбинированный характер.
Существуют следующие разновидности управленческих полномочий:
-распорядительные полномочия;
-рекомендательные полномочия;
-представительские полномочия;
-согласительные полномочия.
Распорядительные полномочия предполагают, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Исходя из содержания решений эти полномочия бывают общими, линейными, параллельными и функциональными.
В рамках общих полномочий принимаются решения, связанные с постановкой целей, выработкой стратегии, действиями в кризисной ситуации и пр. Ими обладает высшее руководство.
Линейные полномочия, предполагающие наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями, означают, что первые предписывают вторым, что, когда и где те должны делать или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели. Такие полномочия характерны для руководства основных подразделений.
Параллельные полномочия означают, что высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, давая ему право отклонять решения линейного руководства. Целью этого является формирование системы контроля, необходимого для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок. Например, прежде чем представить закон на утверждение Президенту России, он должен быть одобрен Государственной Думой и Советом Федерации, что придает ему официальный статус. В системе ГПС параллельные полномочия часто используют для контроля расходов, для чего требуются две подписи на финансовых документах
Функциональные полномочия сводятся к принятию решений о том, как достичь целей, то есть о методах выполнения работы лицами, непосредственно подчиняющимися линейным руководителям. Обычно ими обладают руководители таких служб, как плановая, бухгалтерская, кадровая и т.п., являющиеся главными специалистами в соответствующих направлениях.
Обладатели рекомендательных полномочий при необходимости могут давать советы, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но эти советы не являются обязательными для исполнения линейными руководителями и не носят инициативного характера. Такими полномочиями обладают, например, консультанты. Вместе с тем, такое положение может привести к конфликтам между линейным руководством и административно-управленческим аппаратом
Обладатели представительских полномочий по поручению руководства:
-обеспечивают согласованное взаимодействие субъектов на низовых уровнях управления, опираясь на координационные полномочия (ими располагают различного рода комитеты и комиссии);
-проверяют в установленных рамках деятельность нижестоящих субъектов, получают от них необходимую информацию, опираясь на контрольно-отчетные полномочия (такие полномочия возлагаются на специальные подразделения, а также на функциональные службы, например, на бухгалтерию).
Согласительные полномочия состоят в том, что функции административно-управленческого аппарата иногда расширяют до обязательного согласования с ним действий линейных руководителей при принятии решений, т.е первые в этом случае берут часть ответственности на себя. И линейное руководство должно обсуждать соответствующие ситуации с аппаратом, прежде предпринять какие-либо действия или представить предложения руководству. Однако здесь, как и в случае с рекомендательными полномочиями, линейный руководитель не обязан учитывать мнение аппарата, но при этом вся ответственность за результаты действий возлагается на него.
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 68; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!