Официальная корреспонденция (служебные письма)
Служебные письма – это наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами.
По тематическому принципу официальная корреспонденция подразделяется на деловую и коммерческую.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся:
письма-запросы;
письма-предложения (оферта);
письма-рекламации
и ответы на эти письма.
Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.
Типология деловых писем весьма разнообразна. К деловым письмам относятся:
письма-подтверждения;
письма-извещения;
письма-напоминания;
письма-предложения (рекламно-информационные письма);
письма-заявления;
сопроводительные письма;
благодарственные письма;
письма-приглашения;
письма-поздравления;
письма-соболезнования и т.д.
По функциональному признаку официальная (деловая) корреспонденция делится на инициативные письма и письма-ответы.
Среди инициативных писем разграничиваются:
письма, требующие письма-ответа;
письма, не требующие письма-ответа.
Обязательного ответа требуют все коммерческие инициативные письма: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация.
|
|
|
Из числа собственно деловых писем обязательного ответа требуют письма-просьбы, письма-обращения.
Письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-заявление, гарантийные письма, благодарственные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют обязательного ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма, которые выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.
На письма-приглашения, письма-поздравления и письма-соболезнования ответ не обязателен, но желателен.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.
Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
По форме отправления разграничиваются:
- традиционная почтовая корреспонденция;
- электронная деловая корреспонденция;
- факсовые отправления.
Электронная почта и факс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение (письма-предложения, письма-рекламации и т.п.) высылаются обычными почтовыми отправлениями.
|
|
|
Упр. 8. Прочитайте тексты служебных писем. К какому виду писем они относятся? Мотивируйте свой ответ.
Образцы:
1. Просим представителя Вашего предприятия посетить нас в конце месяца, чтобы обсудить вопрос о возможности заключения контракта на следующий год.
2. Завод «Прогресс» просит Вас оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции. Так как в настоящий момент монтаж уже ведется, просим произвести эту работу непосредственно на площадке.
Просим в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и войти с нами в договорные отношения, а проектные работы начать немедленно. Оплату их стоимости завод гарантирует.
3. В связи с возникшей необходимостью дополнительного снабжения предприятий обслуживаемых нашим управлением продукцией Вашего завода, просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на изготовление и поставку нашему управлению в III и IV кварталах 2019 г. 100 т лаков и красок согласно прилагаемому проекту спецификации.
4. Подтверждаем получение Вашего предложения от 14.07.2019 г. на поставку металлорежущих станков и сообщаем, что не сможем им воспользоваться, поскольку указанная Вами цена на товар выше, чем в имеющихся у нас предложениях других фирм.
|
|
|
5. С сожалением сообщаем Вам, что один компрессор из партии, отправленной Вами по железнодорожной накладной № 113254. прибыл в поврежденном состоянии.
Из прилагаемого акта приемки № 236 Вы увидите, что повреждение товара было вызвано некачественной упаковкой.
Согласно п.5 нашего контракта мы имеем право на скидку с фактурной стоимости.
В случае Вашего несогласия мы вынуждены будем возвратить товар обратно с отнесением всех расходов на Ваш счет.
Просим Вас ответить нам возможно скорее.
6. Благодарим Вас за согласие помочь в проведении ежегодной кампании по сбору средств в пользу организации «Мир вашему дому». Думаю, что Вы получите удовлетворение от того, что Ваши усилия пойдут на пользу вышеназванной организации.
Надеемся вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.
7. Высылаем запрошенную Вами дополнительную документацию по эксплуатации машин модели УКШ-17.
Получение просим подтвердить.
Приложение: Документация на 15 стр. в 1 экз.
Для деловых писем особое значение имеет соблюдение речевого этикета, т.е. определенных этических норм.
Речевой этикет требует:
- точности;
- краткости;
|
|
|
- нейтрального и доброжелательного тона изложения;
- правильного оформления так называемой этикетной рамки (приветствие адресата и слова прощания с самонаименованием и подписью);
- правильного выбора языковых средств, отражающих основное содержание текста.
Обратите внимание на использование в деловых письмах стереотипных языковых формул, которые отвечают правилам речевого этикета в официальных ситуациях общения.
Обращение
Уважаемый господин …!
Уважаемые господа!
Уважаемый Николай Иванович!
Уважаемая Ирина Сергеевна!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги!
Примечание:
1. Пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер.
2. Слово «уважаемый» не является универсальным, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне (V.I.P.). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: глубокоуважаемый, высокоуважаемый.
3. Слово «коллеги» используется при обращении к лицам одной профессии.
Сообщение
Сообщаем (Вам; о том), что …
Извещаем (Вас; о том), что …
Ставим (Вас) в известность (о том, в том), что …
Доводим до (Вашего) сведения (то, о том), что …
Информируем (Вас; о том), что …
Уведомляем (Вас; о том. в том), что …
Напоминаем (Вам; то, о том), что …
Обращаемся (к Вам) с напоминанием (повторным напоминанием; о том), что
Завод (школа, отдел) извещает (сообщает, ставит в известность, информирует; о том), что …
Дата добавления: 2020-11-15; просмотров: 453; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!