Директивные и распорядительные документы
Практическое занятие № 3
Язык и стиль официальных документов разных жанров. Культура деловой речи.
В зависимости от функционального значения и сферы использования официальные документы делятся на несколько больших групп, а в дальнейшем распределяются по жанрам.
| Название вида официальных документов | Жанры |
| Личные (частные) документы | Заявление, автобиография, расписка, доверенность, резюме |
| Директивные и распорядительные документы. | Закон, постановление, приказ, устав, распоряжение |
| Административно-организационные документы | План, отчет, договор, устав, контракт |
| Информационно-справочные документы | Справка, докладная записка, акт |
| Официальная корреспонденция (служебные письма) | Деловые и коммерческие письма разных типов |
| Финансовые и учетные документы | Квитанция, накладная, счет |
Жанровое своеобразие документа определяет выбор его формы и языковое оформление.
Упр. 1. Дайте определение лексических значений следующих слов. При толковании обращайте внимание, что данные слова именуют определенный служебный документ.
Резюме, справка, объяснительная записка, доверенность, служебная записка.
К каким служебным документам относятся указанные виды официальных бумаг? Чем эти виды документов отличаются друг от друга? Назовите их специфические черты.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Формой документа является его стандартная композиционная схема, включающая в себя ряд постоянных элементов содержания (реквизитов). Набор реквизитов определяется видом и назначением документа.
|
|
|
При организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа — его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:
Приказ
Об организации выездной торговли
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке: О поставке груза по контракту № ...
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например: Журнал регистрации входящих документов.
В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос "чего?". Располагается заголовок после реквизитов "дата" и "индекс документа" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превышать двух строк.
Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.
Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:
|
|
|
| Заголовочная часть документа | Адрес фирмы: ул., дом, город индекс, тел/факс Вид документа Дата |
| Основная часть документа | Заголовок Текст Приложение |
| Оформляющая часть документа | Подпись, печать Виза Фамилия исполнителя, Его служ. Телефон Отметка об исполнении |
При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна.
Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый аналитизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экспликация содержания — вот основные характеристики текстовой организации документа.
|
|
|
Неукоснительная логика проявляется в последовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый аналитизм также выражается в использовании параллельных конструкций:
1. Заказчик обязуется...
2. Исполнитель обязуется…
Закономерности построения документа, развертывание его содержательной композиционной схемы, выбор и последовательность расположения реквизитов регулируются текстовыми нормами официально-деловой речи.
Культура деловой речи предполагает знание текстовых и языковых норм.
Личные документы
К наиболее распространенным жанрам личных документов относятся заявление, доверенность, расписка, резюме.
Заявление - документ, с которым частное лицо обращается в какую-либо организацию для реализации или защиты своих интересов.
Заявление имеет следующие основные реквизиты:
1. Наименование адресата (традиционно помещается в правой трети листа). Если адресат должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию и инициалы в дательном падеже; если адресат - организация, то ее наименование указывается в предл. пад. с предлогом В.
2. Наименование подателя заявления (должность, фамилия, имя, отчество) помещается под наименованием адресата. Наименование заявителя пишется как в форме родительного падежа без предлога (кого?), так и с предлогом (от кого?). В настоящее время предпочтителен вариант без предлога.
|
|
|
3. Наименование документа (помещается посередине строки). После слова заявление ставится точка, если нет предлога от.
4. Текст просьбы (с кратким обоснованием при необходимости) пишется с красной строки. Начинается либо с прямого изложения просьбы (Прошу Вас предоставить …), либо с ее предварительного объяснения (В связи с тем что …, прошу Вас предоставить …).
5. Список документальных приложений (если имеется).
6. Дата подачи заявления (пишется слева под основным текстом). По стандарту число должно быть указано цифрой, месяц словами, год четырехзначной цифрой (11 декабря 2018 г.). Во внутрислужебной переписке часто оформляется сочетаниями двухзначных арабских цифр (11.12.18).
7. Подпись заявителя. (Помещается под текстом заявления справа).
Примечание: В настоящее время существует несколько вариантов оформления заявления.
Образец:
1) Директору гимназии № 3 г. Воронежа
Петренко Ф.А.
от учителя химии Гончаровой С.Н.
заявление.
Прошу Вас предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 18 по 21 марта 2019 года по семейным обстоятельствам.
15.03.2019. Гончарова
2) Директору гимназии № 3 г. Воронежа
Петренко Ф.А.
от учителя химии Гончаровой С.Н.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 18 по 21 марта 2019 года по семейным обстоятельствам.
15.03.2019. Гончарова
3)
ЗАЯВЛЕНИЕ Директору гимназии № 3 15.03.2019 г. Воронежа
Прошу Вас предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 18 по 21 марта 2019 года по семейным обстоятельствам.
Учитель химии Гончарова
4) В дирекцию АО «Кристалл»
от Петрова Н.Н.,
проживающего по адресу:
г. Воронеж, ул. Театральная, д.5, кв.91.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оплатить выполненные мною работы по ремонту цеха № 5 согласно договору. Довожу до Вашего сведения, что в случае невыполнения Вами взятых на себя обязательств буду вынужден обратиться в суд.
Приложение
1. Копия договора «О выполнении работ по ремонту цеха № 5».
2. Акт приемки-сдачи работ по ремонту цеха № 5.
10.06.2019 г. Петров
Ключевое слово данного жанра - глагол ПРОСИТЬ.
Наиболее частотные формулы-канцеляризмы: ДОВОЖУ ДО ВАШЕГО СВЕДЕНИЯ; СО ДНЯ ВРУЧЕНИЯ ВАМ НАСТОЯЩЕГО ЗАЯВЛЕНИЯ; В СЛУЧАЕ НЕПОЛУЧЕНИЯ ОТВЕТА.
В соответствии с нормами официально-делового стиля тексты заявлений, как и любых других официальных документов, должны отличаться логичностью, краткостью и нейтральностью тона изложения, отсутствием разговорных, просторечных и жаргонных языковых элементов, а также языковых средств с экспрессивной окраской.
Упр. 2. Найдите и исправьте ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст. Обратите внимание на соблюдение текстовых и языковых норм.
Декану физико-математического
Факультета ВГПУ
Малеву В.В.
Заявление.
Очень прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзамена по информатике, потому что мне предстоит поездка в Ростов на конференцию молодых ученых.
Студент 4 курса
Васильев Александр 12. 01.2020 г.
Упр. 3. Напишите заявление
- с просьбой принять вас на работу,
- с просьбой предоставить вам путевку на турбазу,
- с просьбой предоставить вам академический отпуск.
Доверенность - документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.
В доверенности указывается:
1. Кто доверяет (ФИО в им. падеже).
2. Кому доверяет (ФИО в дат. падеже). Если доверяется крупная сумма денег, надо указать серию и номер паспорта.
3. Что доверяет сделать и где.
4. На каком основании (указывается, если доверенность выдается учреждением).
5. Дата выдачи.
6. Подпись того, кто выдал доверенность.
7. Заверение подписи каким-либо ответственным лицом (его подпись с указанием в скобках фамилии и инициалов, печать соответствующего учреждения).
Ключевое слово данного жанра документов - глагол ДОВЕРЯТЬ.
Наиболее частотный канцеляризм - ПРИЧИТАЮЩУЮСЯ МНЕ (зарплату, денежные выплаты).
Доверенность имеет юридическую силу только при удостоверении подписи доверителя какой-либо организацией (ее должностным лицом), с приложением печати организации.
Образец:
Доверенность
Я, Перегудова Елена Петровна, доверяю Моисеенко Раисе Николаевне (паспорт Х-СИ № 564983) получить из 87-го почтового отделения г. Воронежа пришедшую на мое имя посылку.
13 ноября 2019 г. Перегудова
Подпись Е.П. Перегудовой заверяю
Начальник отдела кадров завода «Заря» (Горбунов В.В.)
13 ноября 2019 г.
Упр. 4. Напишите доверенность, употребляя слова официального-делового стиля: податель, настоящий, удостоверяется, причитающаяся сумма, по истечении и др.
Расписка - документ, подтверждающий получение чего-либо.
Образец:
Расписка
Я, Степанов Игорь Петрович, студент 3-го курса геологического факультета, получил от преподавателя физвоспитания Миронова С.Л. во временное пользование 30 (тридцать) пар лыж для организации лыжного пробега 25 января 2020 года.
Обоснование: распоряжение заведующего кафедрой физвоспитания Дмитриева Н.А.
24 января 2020 г. Степанов
Упр. 5. Перечислите реквизиты расписки (пользуйтесь учебником и предложенным образцом). Охарактеризуйте особенности оформления расписки.
Упр. 6. Напишите расписку в получении денег из кассы института на проведение новогоднего вечера, о получении мультимедийного аппарата для проведения студенческой научно- практической конференции, экспонатов музея для проведения доклада. Используйте количественные числительные.
Резюме - документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.
Структура резюме
Цель. Краткое описание того, на получение какой должности вы претендуете. Рекомендуется перечислить все должности, которые вы хотели бы занимать.
Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города), e-mail (если он есть).
Образование. Образование в резюме молодого специалиста, с отсутствием практического опыта работы или его минимумом (не считая практику), занимает ведущее место. Образование указывается с датами, в обратном порядке:
1) основное - вуз (и название факультета) в 19_ - _ гг.;
2) дополнительное (параллельное) - второе высшее образование (если оно у вас есть) в 19__ - __ гг.;
3) важно сообщить об окончании курсов и прохождении сертификации по специальности.
4) указывать среднюю школу необходимо только в том случае, если это языковая или другая спецшкола, или если вы закончили среднюю школу с отличием (наличие золотой/серебряной медали);
5) важно указать техникум;
6) отметьте также диплом с отличием, дополнительные специальности;
7) если институтская (университетская) специализация соискателя соприкасается, хотя бы частично, с интересующей его должностью, можно указать и название выпускающей кафедры;
8) если опыт работы недостаточен или отсутствует, как это часто бывает у молодого специалиста, рекомендуется указывать изучаемые предметы (особенно те, в которых были достигнуты наибольшее успехи), хорошие и отличные оценки, награды на олимпиадах и конкурсах и т.п.;
9) также необходимо указать наличие публикаций, особенно в специализированных изданиях, изобретения или собственные разработки;
10) важно также не забывать о притягательности слова "государственный" - государственные курсы, государственные награды и т.п.
Трудовой опыт (практика) в обратном хронологическом порядке
Если опыт работы имеется, то описывать его принято в обратном хронологическом порядке и напротив времени и места работы обозначать свои должность и функции, делая упор на профессиональных достижениях. Стажировка и практика засчитываются наравне с опытом работы, а хорошая стажировка стоит нескольких временных подработок.
Работа (практика) указывается также в обратном порядке: сначала настоящее или последнее место работы, потом предыдущее и т.д.
Необходимо указать:
1) даты начала и окончания работы (практики),
2) наименование организации (нет необходимости указывать в резюме подробный адрес предприятий, на которых вы работали, достаточно будет указать их название и город, в котором они находятся),
3) название должности (их может быть несколько, если ваша карьера развивалась успешно),
4) должность и перечислите служебные обязанности - по возможности полно, поскольку именно это часто становится решающим.
Если для человека с большой трудовой биографией рекомендуется указание только последних 3-5 мест работы и период не более 10 лет, то для молодого специалиста важно указать как можно больше (весь) трудовой (практический) опыт работы.
В резюме выпускника важно включить информацию о прослушанных спецкурсах и пройденных тренингах.
Важно также (обязательно) указать производственные достижения на каждой должности, если они были. При описании достижений необходимо использовать глаголы действия, такие как развивал, сэкономил, увеличил или сократил. Желательны предельно конкретные формулировки.
Дополнительные навыки работы.
В этом разделе указывается то, что характеризует вас как работника, но не относится непосредственно к конкретным служебным обязанностям - например:
• наличие водительских прав,
• опыт работы с ПК (сообщая уровень владения компьютером, необходимо уточнить в каких операционных системах и программах вы работали/работаете),
• членство в профессиональных организациях и т.п.
Здесь же может быть отмечено знание иностранного языка, если вы не совсем уверены в свободном владении им. Если уверены - выделите в отдельный раздел, причем желательно указать языковые курсы, если вы их заканчивали.
Дополнительная информация или "хобби" (либо "награды и общественная деятельность").
На Западе этот пункт включается обязательно, поскольку человека часто лучше всего рекомендует общественное положение: клубы, общества, награды и т.д. Так как в нашем обществе такой системы нет, желательно отметить то, что имеет хотя бы косвенное отношение к специальности.
Дата составления резюме. В заключении необходимо поставить дату составления резюме и подпись. Датирование резюме повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что кандидат давно и безуспешно ищет работу.
Образец:
1) Иванов Иван Иванович
Личные данные: Возраст: 22 года
Семейное положение: холост
Контактная информация:
Адрес: г. Воронеж, ул. Ленина
Телефон: 8-000-000-00-00
E-mail: IVANKO_8000000@ yandex. ru
Цель: устроиться на интересную работу с достойной оплатой и перспективой карьерного роста в сфере экономики, финансов, банковской сфере или логистики.
Образование: 2004-2009 – Воронежский государственный университет
Специальность: «Математические методы и модели исследования операций в экономике»
Средний балл зачетной книжки: 4,0
2000-2003 - Лицей информационных технологий.
Опыт работы и полученные профессиональные навыки (практика): 2007; 2008 гг. «ВАСО»
Стажер (производственная практика):
- использовал анализ уровней и закономерностей развития экономических систем и отдельных процессов, их объективная оценка, планирование и прогнозирование развитие отраслей и предприятий с применением математических методов, информационных технологий;
- провел комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия современными средствами анализа и прогнозирования финансово-экономических ситуаций.
Дополнительные навыки и интересы
Английский язык – средний уровень (перевожу технические тесты и свободно говорю);
Опытный пользователь ПК. Работаю в программах: КОМПАС; AutoCad; ANSYS и др.
Имею водительские права категории В.
Личные достижения: Победитель олимпиады «1С-Карьера» г. Москва, 2009.
Занял 2 место в олимпиаде по математике ВГУ, 2005 г.
Имею 1 разряд по шахматам.
Личные качества: ответственный, легко обучаемый, имею организаторские способности. Веду здоровый образ жизни.
Дата составления резюме: 11.01.2020 г.
2) Петров Андрей Викторович
Дата и место рождения: 18 декабря 1988 года, г. Воронеж
Семейное положение: холост, детей нет
Контактная информация:
Адрес: 680054, г. Воронеж, ул. Ленина, дом 14
Телефоны: хх-хх-хх (дом.), х-ххх-ххх-хх-хх (моб.). E-mail: ххххххххх@mail.ru
Сфера профессиональных интересов:
1. Автоматизированное проектирование автомобильных дорог.
2. Международная коммуникация, обмен опытом с иностранными компаниями в области строительства автомобильных дорог.
Образование
2005 - 2010 гг. – Тихоокеанский Государственный Университет, Дальневосточный Автодорожный институт, специальность «Автомобильные дороги и аэродромы».
Средний балл диплома – 5.0
2008 гг. – Тихоокеанский Государственный Университет, Институт Информационных Технологий, специальность «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем»
1995-2005 Экономическая гимназия – школа №22 г. Хабаровска.
Дополнительное образование
2006-2009 – Курсы разговорного китайского языка, получил диплом переводчика-референта.
2006-2008 – Курсы разговорного английского языка.
Достижения
2007 г. – Межвузовская олимпиада по сопротивлению материалов, III место.
2006 г. – Олимпиада по физике, II место.
2006 г. – Олимпиада по строительной механике, III место.
Трудовой опыт
с 20 июня 2009 – ООО «АЗИМУТ», специалист.
Практика
2006 г. – ООО «АЗИМУТ», стажер – принимал участие в диагностике автомобильных дорог, составлении паспорта дороги, получил опыт работы со спутниковыми приемниками GPS.
2007 г. – практика в Дунбэйском финансово-экономическом университете, Китай. Диплом (китайский язык).
Основные и дополнительные навыки и интересы:
Наличие водительских прав категории «В».
Знание английского – уровень выше среднего (разговорный, чтение, перевод).
Знание китайского языка – средний уровень (разговорный, чтение, перевод).
Опытный пользователь ПК (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point).
Знание языков программирования (Visual Basic, Pascal, C++).
Опыт работы в области диагностики и паспортизации автомобильных дорог.
Личные качества
Сильные аналитические способности, пунктуальность, ответственность, добросовестность, самостоятельность, высокая работоспособность, умение в кратчайшие сроки изучить проблему любой сложности, дисциплинированность, исполнительность, склонность к повышению образования, умение работать одинаково продуктивно как в группе, так и индивидуально.
29.10.2019
Директивные и распорядительные документы
К директивным и распорядительным документам относятся закон, указ, распоряжение, постановление и др.
Закон — акт законодательного органа, обладающий высшей юридической силой и направленный на регулирование наиболее важных общественных отношений.
Наиболее распространенным жанром распорядительных документов являются приказы, постановления, распоряжения. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Приказ - документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога О (ОБ) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа. Например: О назначении …; Об утверждении …; Об итогах …; О мерах … и т.п.
Текст приказа, как и большинства распорядительных документов, состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В этой части документа могут быть перечислены факты, события, дана оценка чему-либо. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме.
Ключевое слово жанра приказа - глагол ПРИКАЗЫВАТЬ
Образец:
ООО «Факел»
ПРИКАЗ
20.10.97 № 67
г. Саратов
Об обеспечении сохранности документов
в электронной форме
В целях обеспечения сохранности документов и другой информации, находящейся в компьютерах сотрудников фирмы,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю административно-хозяйственной службы Семенову А.С. совместно с руководителем службы информационного обеспечения Галкиным Ю.А. определить потребность структурных подразделений в источниках бесперебойного питания (ИБП) и обеспечить их приобретение и установку в срок до 26.12.97.
2. Руководителям структурных подразделений совместно со службой информационного обеспечения организовать регулярное сохранение создаваемых документов на дискетах. Контроль за регулярным сохранением документов возложить на руководителей подразделений…
5. Службе информационного обеспечения (Галкин Ю.А.) подготовить предложения по установке в структурных подразделениях дисководов типа «Zip» и использовании их для резервного копирования информации. Срок до 01.12.97.
Генеральный директор М.Ф. Сосновский
Постановление - 1. Правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов.
Распоряжение - документ, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, кому распоряжение адресовано.
Дата добавления: 2020-11-15; просмотров: 2251; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!