Основные характеристики документа и его элементов
Документ, создаваемый с помощью текстового редактора, является объектом, обладающим набором атрибутов (характеристик). В свою очередь, документ состоит из следующих более мелких объектов: страница, раздел, абзац, слово, символ, иллюстрация, формула, таблица и т.д. Оформление документа сводится к подбору и форматированию нужных атрибутов объектов, составляющих этот документ.
Для правильного оформления документа необходимо прежде всего освоить работу с основными объектами: страница, раздел, абзац, слово, символ.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимается «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Характеристики документа
1. Наличие или отсутствие переносов. С одной стороны, переносы делают текст более плотным, но с другой стороны текст с переносами воспринимается сложнее.
2. Наличие или отсутствие колонтитулов. Колонтитул - надпись, помещаемая на каждой странице над текстом (иногда сбоку или внизу), заключающая в себе фамилию автора, заглавие книги или какой-либо ее части (главы, параграфа, статьи).
3. Нумерация страниц. Если в документе более трех страниц, целесообразно использовать нумерацию страниц.
Характеристики страницы
1. Размер бумаги. Как правило, все документы оформляются на бумаге стандартных размеров. Существуют два формата (размеры листа бумаги): ряды А и В. Система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы А указывают ряд формата, а цифра - число делений, произведенных начиная с основного формата, обозначаемого А0 и равного по площади 1 м2 (формат В0 = 1,414 м2) [4]. Наиболее часто в делопроизводстве используется формат бумаги А4.
|
|
|
2. Ориентация бумаги. Существует два способа ориентации бумаги: книжная (или портретная) и альбомная (или пейзажная).
3. Поля - расстояние от границы текста до края листа бумаги. Как правило рекомендуется установить следующий размер полей документов: левое поле - 35 мм (3,5 см); правое поле - не менее 10 мм (1 см); верхнее - 15 мм (1,5 см); нижнее для документов формата А4 - не менее 20 мм (2 см). Если в последствии документ будет сшиваться (переплетаться), то также следует установить размер полей с учетом переплета. Здесь следует продумать, как будет печататься документ: с одной стороны бумаги или с двух сторон. Если бумага будет использоваться с двух сторон, то поля следует устанавливать зеркальные.
4. Выравнивание текста по высоте - определяет расположение абзацев по вертикали на страницах, которые заполнены текстом лишь частично. Существует три типа выравнивания текста по высоте:
|
|
|
· по верхнему краю - стандартный тип выравнивания;
· по центру - может пригодиться для оформления титульной страницы какого-либо документа;
· по высоте - может пригодиться при наборе стихов или титульной страницы документа.
Характеристики раздела
Документ можно разбить на несколько разделов, а затем назначить каждому из них отдельный набор атрибутов, к которым относятся:
· Количество колонок.
· Верхние и нижние колонтитулы, включая нумерацию страниц.
· Все характеристики страницы, например, поля и размер бумаги.
Характеристики абзаца
Слово "абзац" в русском языке имеет два значения: 1) красная строка - отступ в начальной строке текста; 2) часть текста от одного такого отступа до следующего. Документ состоит из последовательности абзацев. Каждый абзац, кроме самого первого, создается нажатием клавиши Enter.
1. Отступ. Расположение текста абзаца относительно полей документа. Как правило, различают три вида отступов:
· отступ слева (левая граница абзаца) - расстояние, на которое левая граница текста абзаца отстоит от левого поля страницы (положительный отступ) или на которое она заходит в левое поле (отрицательный отступ);
|
|
|
· отступ справа (правая граница абзаца);
· абзацный отступ (отступ первой строки, красная строка). В современной, как правило, переводной литературе и Internet-страницах часто встречается абзацный выступ - первая строка абзаца расположена ближе к полю документа, чем левый край всего абзаца.
2. Выравнивание (выключка, отбивка) абзаца. Все современные текстовые редакторы и системы верстки предоставляют четыре способа выравнивания абзаца по ширине:
· выравнивание по левому краю - стандартное выравнивание (по умолчанию). Левая граница абзаца выровнена (кроме первой строки), правый край неровный. Степень неровности зависит от средней длины слов в строке и от существования переносов. Так как, по сравнению с английским языком, средняя длина слов в русском больше, то данное выравнивание нужно применять с осторожностью. Большие объемы текста, выровненные по левому краю, выглядят достаточно неопрятно;
· выравнивание по правому краю имеет те же недостатки, что и выравнивание по левому краю. Но к ним добавляется еще один крупный недостаток. Чтение больших объемов текста, выровненных по правому краю, быстро утомляет глаза, так как постоянно приходится искать начало очередной строки в тексте. Лучше всего использовать данное выравнивание для оформления заголовков или подзаголовков;
|
|
|
· выравнивание по центру - между левым отступом первой строки и правым отступом. Самый популярный способ оформления заголовков. Использование этого способа выравнивания не рекомендуется для больших текстов по тем же причинам, что и выравнивание по правому краю. Для получения идеальной симметрии строки, выровненной по центру относительно границ абзаца, нужно следить за тем, чтобы абзацный отступ был равен нулю. Заголовки в документах, как правило, оформляются именно по центру.
· выравнивание по ширине - по обоим отступам. Этот способ лучше всего подходит для верстки больших объемов текста в колонку достаточной ширины. Последнее необходимо для того, чтобы растягиваемые пробелы не превратились в зияющие дыры.
3. Межстрочный интервал (интерлиньяж) - вертикальное расстояние между строками текста в абзаце. Для оформления курсовых и дипломных работ в вузах, как правило, требуется использовать двойной межстрочный интервал. Одинарный интервал надо использовать с осторожностью, в сочетании с мелким шрифтом он очень быстро утомляет глаза. Наиболее употребимым считается полуторный интервал. Почти все системы верстки и текстовые редакторы обладают возможностями устанавливать не только эти три размера интервала, но и интервалы, заданные пользователем.
4. Интервал перед абзацем, интервал после абзаца. Это дополнительные вертикальные интервалы, помещаемые между абзацами. Сейчас такие интервалы часто используются для отделения абзацев друг от друга. Этот прием облегчает восприятие насыщенного информацией технического или делового текста.
5. Дополнительные атрибуты размещения абзаца: запрет висячих строк, обязательное начало с новой страницы, запрет отрыва от предыдущего абзаца и другие (см. на вкладке Положение на странице диалогового окна ФОРМАТ Þ Абзац).
Характеристики слова
Многие могут поспорить о возможности выделения слова в документе в качестве отдельного объекта. Но есть один атрибут, который можно отнести именно к слову. Это выбор языка написания. Нужна эта характеристика лишь в случае, когда в документе проверяется орфография.
Характеристики символа
Шрифт - это общий дизайн символов.
1. Гарнитура (тип шрифта)- это набор начертаний одного шрифта, различающихся по общему рисунку и другим параметрам, например, Times New Roman, Arial и т.д.
2. Основную массу шрифтов можно разделить на две большие группы: шрифты с засечками (serifs) и без засечек (sans serifs), иное название рубленые шрифты. Пример шрифта с засечками - Times New Roman, шрифт без засечек - Arial. Из всех типов шрифтов для оформления документа лучше выбирать пару - рубленый шрифт и шрифт с засечками. Шрифты с засечками удобны для длительного чтения (задача засечек - вести взгляд по строке, не позволяя ему сбиться). Рубленые шрифты лучше подходят для беглого чтения, поэтому их следует применять в заголовках и подзаголовках. Нужно быть осторожным с декоративными (экзотическими) шрифтами. Как правило, они не гармонируют ни с одним из рубленых шрифтов и плохо гармонируют со шрифтами с засечками;
3. Виды начертаний внутри одной гарнитуры: прямое (roman), курсивное (italic), полужирное (bold), подчеркнутое (underline). В основном тексте документа лучше всего использовать прямое начертание символов. Для выделения отдельных слов и фраз можно использовать как курсив, так и полужирное выделение. Но полужирное начертание лучше не использовать в случаях, когда на странице много выделяемых фраз. В этом случае текст будет напоминать "шахматную доску". Подчеркивание символов - это дань прошлому: это был единственный способ выделения на печатной машинке. Теперь же этот способ лучше не использовать, так как подчеркивание, примененное к шрифту с засечками, сливаясь с буквами, мешает прочтению, а подчеркивание рубленого шрифта выглядит неестественно;
4. Еще один способ деления шрифтов: моноширинный, у которого одинакова ширина всех букв и знаков (Courier New), и пропорциональный, у которого каждая буква занимает место пропорционально своей ширине (Times New Roman).
5. Размер символов (кегль). По традиции размер символов измеряют в пунктах (один типографский пункт равен 0,35 мм), причем по высоте не самих букв, а так называемого "очка" шрифта. Например, высота заглавной буквы в шрифте кегля 10 равна 7 пунктам. Как правило, размер заголовка должен отличаться от размера основного текста в полтора раза. Для курсовых и дипломных работ рекомендуемый размер шрифта основного текста - 14 пунктов, следовательно, размер заголовков должен быть 20 пунктов. У некоторых шрифтов существует еще одно начертание - капитель или малые прописные, получаемые из основного шрифта заменой всех строчных букв НА ЗАГЛАВНЫЕ УМЕНЬШЕННОГО КЕГЛЯ.
6. На вкладке Интервал диалогового окна ФОРМАТ Þ Шрифт можно такжеизменить:
· Межсимвольный интервал - расстояние между буквами в словах. Его виды: обычный, разреженный, уплотненный (по умолчанию – 1 пт.).
· смещение шрифта (выше, ниже строки) – нет, вниз, вверх (по умолчанию – 3 пт.);
· кернинг шрифта – для автоматического подбора интервала между символами. Установка переключателя Кернинг позволяет располагать символы ближе друг к другу, не изменяя при этом их ширины.
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 343; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!