Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве
ПРАКТИКУМ Microsoft Office 2007 ( ч .1 word)
Смирнова, О.Г. Microsoft Office 2007 [Электронный ресурс] : практикум / О. Г. Смирнова. ― СПб.: Санкт-Петербургский институт (филиал) ВГУЮ (РПА Минюста России), 2018
10 а.л.
Настоящий практикум предназначен для проведения аудиторных занятий студентов первого курса, обучающихся по направлению подготовки бакалавра, так и студентов, обучающихся по направлению специалитета.
В практикуме рассмотрены основные функции офисного программного процессора Word, предложены варианты самостоятельного апробирования материала для получения навыков работы с текстовыми документами.
Практикум будет полезен студентам в дальнейшей работе по изучению дисциплины «Основы построения юридически значимых текстов».
Рецензенты:
Оглавление
Оглавление. 2
Введение. 3
1. Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве. 5
2. Общая характеристика текстовых редакторов. 8
3.Основные приемы работы в текстовом процессоре Word. 26
Основные характеристики документа и его элементов. 37
Способы интеграции разнородных объектов. 43
Создание таблиц и работа с таблицами Word. 44
4.Практикум. 50
1. Выбор гарнитуры шрифта, размера, стиля начертания шрифта. 50
2. Ввод и редактирование текста. 52
3. Использование нерастяжимого пробела. 54
4. Использование рамки с текстом. 55
5. Использование стилей. Создание оглавления. 60
|
|
|
6. Работа с колонтитулами. 63
7.Вставка сносок. 67
8.Вставка гиперссылок. 71
9. Вставка рисунка в документ. 78
10. Создание формул, использование надстрочных/подстрочных символов. 91
11. Создание маркированных и нумерованных списков. 97
12. Создание колонок. 102
13. Использование табуляторов. 107
14. Работа с таблицами. 116
15. Слияние документов. 131
16.Создание макросов. 147
Введение
Введение новых информационных технологий во все сферы современной жизни привело к тому, что умение работать на компьютере является необходимой составляющей профессиональной деятельности любого специалиста, в том числе и юриста, и во многом определяет уровень его востребованности в обществе.
В юридической сфере знания возможностей современной техники и программных продуктов, являются неотъемлемой частью работы бедующего специалиста. Юристы в своей деятельности используют как универсальные программные продукты, так и специально разработанные для них пакеты программ. К универсальным программам относятся текстовые редакторы, электронные таблицы, графические редакторы, системы управления базами данных и другие. Для этих классов программ созданы различными фирмами соответствующие программные продукты, среди которых лидирующее место в нашей стране занимает фирма Microsoft. Изучение технологии работы с программами Windows, Word, Excel, Access включено в школьные и вузовские программы по дисциплине «Информатика». Специфика этой дисциплины состоит в том, что ее содержание постоянно меняется, так как каждые два-три года обновляется техническая база и совершенствуется программное обеспечение. В связи с этим учебники, учебные пособия и практикумы требуют постоянной переработки.
|
|
|
Изучение информатики осложняется и тем, что студенты приходят в вуз с различным уровнем компьютерной подготовки, что существенно влияет на значимость их дальнейшей самостоятельной работы по повышению этого уровня.
Следует отметить, что среди компьютерных технологий первое место занимает освоение работы с текстовым редактором. Ведь ни один вид деятельности не обходится без создания различных документов. Даже планируемый в будущем переход на безбумажный, электронный документооборот на уровне организаций, фирм, отраслей, ведомств и, возможно, государств потребует хранения информации не только на современных носителях, но и сохранит еще долго проверенный веками носитель информации – бумагу.
|
|
|
Широкое внедрение персональных ПЭВМ в деятельность различных должностных лиц позволило значительно ускорить процесс подготовки документов, а также повысить качество их текстовой и графической частей. Средством подготовки документов на ПЭВМ являются специальные программы, называемые текстовыми процессорами или текстовыми а также графическими редакторами.
Настоящий практикум рекомендуется использовать как на теоретических, так и непосредственно на практических занятиях.
Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве
Документы могут быть текстовыми и графическими. Графические документы по сути являются иллюстративными материалами, как правило, прилагающимися к текстовым документам и могут содержать любые рисунки, диаграммы и т.п. Такие документы в настоящее время с большим успехам подготавливаются на ПЭВМ с помощью так называемых графических редакторов.
Текстовые документы разнообразны. Рассмотрим кратко три наиболее известных вида текста; прозаический, табличный, программный.
Прозаический текст наиболее распространен: книги, статьи, техническая документация, письма, приказы, отчеты и т.п. В общем виде такие документы можно представить состоящими из страниц, страницы - состоящими из строк, строки - состоящими из символов.
|
|
|
Каждый символ в тексте однозначно определен номером страницы, номером строки на этой странице и номером позиции в строке. Строки в свою очередь могут состоять из подстрок, что характерно при записи различных формул.
Табличный текст распространен достаточно широко. Элементами структуры такого текста являются клетка, строка, столбец.
Каждая клетка таблицы может содержать собственный вид текста.
Программный текст представляет собой исходные тексты программ, написанных на алгоритмических языках. Элементами структуры здесь являются символ, слово, строка.
Как показывает практика, наиболее часто используемыми являются так называемые смешанные тексты, в которых прозаическая часть перемежается таблицами, формулами, рисунками и т.д.
Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, — это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.
Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа — это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Что же придает документу — как бумажному, так и электронному — юридическую силу?
Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов.
Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода.
В-третьих, гарантия целостности и подлинности.
Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006; № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002), в том числе «профильные» (например такие, как № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.
Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.
Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- регистрационный номер;
- регистрационную дату;
- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
- содержание документа;
- наименование организации - создателя документа;
- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.
Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.
Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтверждать права или обязанности, возникающие на его основании.
Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.
При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.
При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.
Доверенная среда может быть реализована следующими способами:
- использование технологии ЭЦП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;
- создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища.
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 352; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!