Раздел 6. Технология обработки учётной информации

Тема 6.1. Учётные регистры

Понятие и классификация учетных регистров

 

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к уче­ту первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регист­рируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры — таблицы специальной формы, предназна­ченные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однород­ным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных реги­страх используют для повседневного руководства фи­нансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабаты­ваются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последователь­ности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписав­шие регистры бухгалтерского учета, несут ответствен­ность за правильность отраженных данных. Содержа­ние регистров бухгалтерского учета и внутренней бух­галтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в спе­циальных разграфленных книгах (журналах), на от­дельных листах и карточках, в виде машинограмм, по­лученных при использовании вычислительной техни­ки, а также на машинных носителях информации (дис­кеты, магнитные ленты и т. д.). При ведении регист­ров бухгалтерского учета на машинных носителях ин­формации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

 

Классификация учетных регистров

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по внешнему виду, характеру бухгалтерских записей, содер­жанию, форме графления, способам заполнения.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бух­галтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшю­рованные учетные таблицы (листы бумаги) и, как прави­ло, заключены в переплет. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.

Если книга является хронологическим регистром, за­писи в ней делают последовательно, не пропуская стра­ниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное чис­ло страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Все орга­низации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса».

Иногда книги применяют для пообъектного учета ос­новных средств. Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, главная книга.

Применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разны цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечи­вает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.

Каждая картотека закрепляется за определенным счет­ным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабо­чее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в лю­бой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению ме­ханизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учет­ных данных. Недостаток карточных регистров заключа­ется в том, что при желании их легко изъять из карто­теки и заменить другими. Возможна также утеря карто­чек. Систематическая проверка карточек с помощью ре­естра позволяет своевременно обнаруживать их пропа­жу. Наиболее распространены три вида карточек: кон­токоррентные (имеют колонки дебет и кредит); мате­риальные (имеют графы прихода, расхода и остатка ма­териальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких ко­лонок.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров и отличаются от карточек способом хранения и размерами. Если карточки хранят­ся в картотеке, то отдельные листы находятся в специ­альных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров, машинограмм и т. д. Они удобны в использо­вании, так как позволяют рационально распределять обя­занности между работниками учета. Это самый распро­страненный вид учетных регистров.

По характеру бухгалтерских записей учетные регист­ры, делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах бухгалтерские докумен­ты записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в спе­циальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохранностью докумен­тов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и реги­страции контрольных чисел, который ведут на машино­счетных станциях, чтобы регистрировать документы, по­ступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную стан­цию, их количество и сумму по группе (пачке) однород­ных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машино­счетной станции. Хронологическая регистрация исполь­зуется также для наведения справок (например, регист­рационный журнал, кассовая книга, журнал учета посту­пивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).

В систематических регистрах однородные по эко­номическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета зат­рат по объектам калькуляции, пообъектного учета ос­новных средств и т. д. Систематическим регистром син­тетического учета является главная книга, т. е. основ­ной регистр, в котором сосредоточены итоговые дан­ные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологичес­кие и систематические записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.

Регистры синтетического учета открываются для ве­дения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга и книга «журнал-главная»). Записи в регистры син­тетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах каждая отдельная опера­ция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям — в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий со­держание операций. Регистры аналитического учета ве­дут в развитие какого-либо синтетического счета.

По строению аналитические регистры подразделяют­ся на односторонние, двусторонние, многографные, ли­нейные и шахматные.

Односторонние регистры — это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебето­вых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях.

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух раз­вернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двусторонние регистры использу­ются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текс­та операций.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное коли­чество аналитических счетов, что невозможно при вер­тикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетно­му лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдель­ной строке.

Шахматные регистры. В регистрах этого типа мож­но ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по кор­респондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одно­временно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее вре­мя при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить главная книга, где каждая сумма запи­сывается на пересечении строки и колонки.

Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

Хозяйственные операции должны отражаться в реги­страх бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении долж­ны быть защищены от несанкционированных исправле­ний. Содержание регистров бухгалтерского учета и внут­ренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, — государственной тайной. Лица, получившие до­ступ к информации, содержащейся в бухгалтерской от­четности, обязаны хранить коммерческую и государствен­ную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, напри­мер при использовании счетно-пишущих машин, так как применение таких средств облегчает труд счетных работ­ников). Записи должны быть краткими, четкими, ясны­ми, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя про­изводить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-пози­ционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т. д. При этом спосо­бе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по од­ной позиции (линии), что дает возможность выявить де­биторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами».

В случае шахматной формы записи хозяйственная опе­рация записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по сче­ту 50 «Касса» такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учет­ных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и ана­литических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регист­ры группируют, переплетают и сдают на хранение в те­кущий архив организации.

---

Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 276; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!