Раздел 5. Документация и инвентаризация.

Тема 5.1. Бухгалтерские документы

Сущность, значение, классификация документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксиро­вать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяй­ственная деятельность организации сопровождается вы­полнением многочисленных операций. С этой целью при­меняется элемент метода бухгалтерского учета — доку­ментация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первич­ного контроля. Каждая операция независимо от объема и содержания в момент ее совершения оформляется доку­ментом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum — поучительный при­мер, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт со­вершения хозяйственной операции, право на ее совер­шение.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, досто­верность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федера­ции, разработанному на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете», «все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Значение бухгалтерских документов в финансово-хо­зяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правиль­ности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для опе­ративного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денеж­ных средств организации, устанавливаются законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помога­ют выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они использу­ются в качестве доказательства при спорах между орга­низациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в ар­битраже и судебных инстанциях. Документы служат ос­нованием для судебно-бухгалтерской экспертизы, прово­димой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, пре­дупреждать случаи хищения. Большое значение имеют до­кументы при проведении документальных ревизий, ауди­торских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя резуль­таты работы организации. Именно документ является ос­новой информационной системы организации, которая ис­пользуется в управлении. В Законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите инфор­мации» говорится: «Документирование информации явля­ется обязательным условием включения информации в ин­формационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами госу­дарственной власти, ответственными за организацию де­лопроизводства, стандартизацию документов, их масси­вов, безопасность Российской Федерации».

Каждый документ должен полностью отвечать сво­ему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйствен­ную операцию, отраженную в документе, называют рек­визитами. Реквизит — от лат. requisitum —- требуемое, нужное.

Реквизиты бывают обязательны и дополнительные. Первичные учетные документы должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты.

— наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т. д.);

— наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натураль­ном и денежном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифров­ки (включая случаи создания документов с приме­нением средств вычислительной техники).

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвую­щие в совершении операции, и т. д.

Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций использует­ся большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято груп­пировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

По назначению документы делятся на распорядитель­ные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (рас­поряжение) на совершение хозяйственной операции. Од­нако они не подтверждают факта ее осуществления, а по­тому основанием для учетных записей не являются. На­пример, приказы, платежное поручение банку на пере­числение налогов и т. д.

Оправдательные документы подтверждают факт со­вершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных опе­раций. Например, счета, подтверждающие произведен­ные расходы, акты приема-передачи основных средств ит. д.

Документы бухгалтерского оформления составляют­ся работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с це­лью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. На­пример, накопительные ведомости, калькуляции факти­ческой себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т. д.

Комбинированные документы одновременно выпол­няют функции распорядительных и оправдательных, оп­равдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а так­же оформление фактической выдачи.

По порядку составления документы бывают первич­ными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую от­дельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее со­ставленных первичных документов. Их применение об­легчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комби­нированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частнос­ти, авансовый отчет, являясь комбинированным, выпол­няет функции документа оправдательного и бухгалтерс­кого оформления. В нем дается полная характеристика рас­четов с подотчетными лицами: остаток или перерасход пре­дыдущего аванса, размер данного аванса, израсходован­ная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или пере­расход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производ­ственных расходов по счетам после проверки и утвержде­ния отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По способу отражения операций документы подраз­деляются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновре­менно совершаемых операций. После оформления разо­вый документ поступает в бухгалтерию и служит осно­вой для отражения в бухгалтерском учете. Например, при­ходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для от­ражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце перио­да подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопитель­ные документы отличаются от сводных тем, что свод­ный документ составляется на основании первичных до­кументов, является их сводкой, а накопительный пред­ставляет собой первичный документ, составленный по­степенно, путем накапливания операций. К накопитель­ным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутрен­ними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассо­вые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов дан­ного предприятия, поступают в оформленном виде. На­пример, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транс­портные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифи­цировать на составленные вручную и при помощи вы­числительной техники. Документы, составленные руч­ным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислитель­ной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

---

Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 207; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!