Эффект от результатов собрания
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Варьируется по необходимости. Средства для выполнения: Собрание, записная книжка. Частота выполнения: Регулярно.
Полезность собрания определяется тем, насколько действенны его результаты. Цель предлагаемого упражнения — максимально повысить пользу проведения собраний и свести к минимуму бесполезные их результаты. В первую очередь вам предстоит отказаться от любых протоколов собрания: ничто не читается утомительнее, чем эти бумаги. Если по ряду причин от вас все же требуется вести протокол, воспользуйтесь таким практичным средством, как аудиозапись. Если и это не представляется возможным, то тогда постарайтесь не тратить время и средства на рассылку протоколов собраний: просто напишите этот документ и держите его при себе.
Вместо официальных протоколов лучше делать записи о конкретных мерах: здесь вам нужно будет кратко сообщить, что конкретно следует сделать и кто за это отвечает. Заодно можно указать, кто будет следить за исполнением решений. Лишь самые исключительные собрания дают более обширные результаты, чем одна страница записей о предлагаемых конкретных мерах.
Если данное собрание является одним из целого ряда, то в повестку дня следует вносить пункт о выполнении мер, принятых в прошлый раз. Это не то же самое, что использование протоколов прошлого собрания (которое является скрупулезным копанием в протоколах): вам лишь предстоит установить, какие меры уже приняты, а какие еще следует принять.
|
|
|
Обратная связь
Если вы не ведете протоколов собрания, то не следует думать, что можете обойтись без записи конкретных мер (в противном случае собрание гарантированно не даст результатов).
Результат
Этот метод позволяет сэкономить время, которое тратится на написание, чтение и обработку протокола собрания и сни-
159
Интенсивный курс
жает опасность, что оно не даст никаких практических результатов. Если в течение двух собраний подряд ваш лист для записи конкретных мер остается чистым, значит, череду этих сборищ можно прекращать.
Варианты
Заметки о принимаемых мерах могут иметь личный характер (вы записываете то, что должны сделать сами) или предназначаться для всех участников. Обычно бывает полезно раздать заметки всем участникам собрания, чтобы это подстегнуло их воплотить принятые решения в жизнь.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс личного развития
9.3
Техника:
Список участников собрания
Подготовка: Выполняется перед собранием. Время выполнения: Две минуты.
|
|
|
Средства для выполнения: Личные встречи, записная книжка. Частота выполнения: Регулярно.
В занятии «Повестка дня» мы учились работать со списком вопросов, однако список участников имеет не меньшую важность. Выполните это упражнение перед следующим собранием, которое вам предстоит организовать или на которое вас пригласил кто-то другой. Слишком часто на собрания приходят не те, кто на них нужен, и слишком часто они оказываются чересчур многолюдными.
Если вы устраиваете собрание, подумайте, кому там необходимо присутствовать. Кто имеет прямое отношение к обсуждаемым вопросам? Кто хорошо разбирается в этих вопросах? Руководствуясь этими соображениями, составьте первоначальный список. Если в ходе собрания потребуется принять решение (а не просто распространить там какую-либо информацию), желательно, чтобы участников было не больше девяти (идеальное количество — от двух до восьми человек). Следует знать, что число участников серии из нескольких собраний имеет тенденцию возрастать: люди хотят участвовать в работе, выяснить, что происходит, «отметиться» или усилить личную власть. Организуя собрание, запаситесь твердостью, и если добавили в список одних участников, то избавьтесь от других.
|
|
|
Если вам предстоит посетить собрание, задайте себе вопрос: «Зачем это нужно?» Не может ли кто-нибудь пойти туда вместо вас? Нужно ли вообще кому-нибудь из вашего окружения туда ходить? Нет ли более удачного способа получить сведения или материалы, распространяемые на этом собрании? И нужно ли вообще его проводить?
Обратная связь
Для начала поставьте под сомнение саму необходимость собрания. Если оно все же должно состояться, серьезно заду-
161
Интенсивный курс
майтесь о том, кому на нем следует присутствовать и почему вам необходимо идти на него.
Результат
Чем меньше проводится собраний и чем меньше людей в них участвует, тем больше у каждого из работников остается времени для плодотворной работы и тем эффективнее проходят сами собрания (поскольку дело не вязнет в общении чрезмерного количества участников).
Варианты
Попробуйте заменить собрания обсуждением дел с группой людей по компьютерной сети. Постарайтесь не встать на сторону тех, кто считает, что этот метод никуда не годится, поскольку исключает личное общение: вы в любом случае можете пообщаться с этими людьми лично, но это не должно отнимать у вас много времени, и это общение можно организовать с большей пользой, чем на собраниях.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс личного развития
9.4
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 148; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!