Упражнение-техника: Работа со списком задач
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Записная книжка.
Частота выполнения: Ежедневно или еженедельно.
В предыдущем упражнении мы дробили ключевые задания на задачи. Список задач, в котором должно быть точно написано, что нужно сделать, следует зафиксировать в вашей записной книжке. Каждый из пунктов этого списка будет включать в себя краткое описание и дату выполнения. Привязывать каждую из задач к ключевым занятиям полезно, но необязательно: безусловно, многие задачи и так будут логически из них вытекать. Раз внеделю полезно сверяться с ключевыми занятиями и списком задач, чтобы выяснить, не следует ли к ним что-нибудь добавить.
Иногда задачи дробятся самым естественным образом. Допустим, я избрал в качестве ключевого занятия стать популярным писателем; тогда одной из задач явится написание данной книги. Однако это — процесс достаточно длительный, поэтому его можно разбить на следующие составные части: написание глав, создание упражнений, проверка корректуры и так далее. Однако дробить задачи слишком подробно не следует: если бы я выделял создание каждого упражнения в качестве отдельной задачи, это было бы чрезмерной тратой сил. Вместе с тем на каждую задачу в идеале нужно потратить около недели. Скажем, я могу разделить процесс написания упражнений на части, придумывать по десять из них к определенным срокам и так далее.
Обратная связь
Выполнение задач из списка должно определяться и другими условиями, в частности удобством исполнения. Не стоит тратить время и превращать каждую задачу в отдельный маленький проект, отмечая, на сколько процентов вы ее выполнили к концу текущего дня.
Результат
Список задач — прекрасное средство обретения широкой перспективы. Это важный способ организации труда, и, кроме
137
Интенсивный курс
того, в него должны входить и личные, а не только профессиональные задачи — такой баланс будет справедливым.
Варианты
Понятие «записная книжка» я трактую широко. Это может быть обычный блокнот, тетрадь на пружинах, компьютерная программа по организации времени, электронный органайзер или электронная записная книжка. Особенно удобны электронные устройства, поскольку они могут оповещать вас о ключевых датах и сроках, чтобы вы не забыли о том или ином деле. Главное, чтобы записная книжка полностью вам подходила.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс личного развития
7.3
Упражнение-техника: Невыполненные задачи
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Две минуты. Средства для выполнения: Ежедневник. Частота выполнения: Еженедельно.
Все мы сталкиваемся с тем, что до определенных задач у нас с первого раза не доходят руки: это неизбежно. Однако некоторые задачи, по-видимому, навсегда останутся незаконченными. Когда вы составляете новый график своих дел и список задач на следующую неделю, воспользуйтесь этой возможностью для того, чтобы сделать что-нибудь с этими незавершенными задачами. У вас есть две альтернативы: или сделать их высокоприоритетными, или вовсе от них избавиться. Если вы предпочтете первое, то постарайтесь, чтобы их приоритет действительно был высоким: если в течение одного-двух дней дела не сдвинутся с места, попробуйте вообще отказаться от этих задач.
Впрочем, есть и третий вариант, который годится на тот случай, если у задачи низкий приоритет и она малоприятна, но при этом должна быть выполнена в определенные сроки, рано или поздно обретя высокий приоритет. Часто мы подступаемся к некоторым задачам (например, к заполнению налоговых деклараций) чересчур заблаговременно, и тогда их никак не удается выполнить. В этом случае будет лучше запланировать их как можно ближе к самому крайнему сроку, а до тех пор вычеркнуть их из списков.
Обратная связь
Часто бывает очень трудно что-либо вычеркнуть — в конце концов, вы ведь уже включили эту задачу в список, поэтому ее все-таки следует закончить. Тогда вам полезно будет помнить «правило восемьдесят — двадцать» (упражнение «Правило Парето», занятие 4.4). Ведь не можете же вы всегда делать все! Более того, задачам, которыми вы вовсе не собираетесь заниматься, также нет числа. Что плохого случится, если подобных задач станет на одну больше? Очевидно, все дело в том, по каким причинам вы отказываетесь от данной задачи, хотя невероятное
139
Интенсивный курс
количество различных дел можно отбросить без всякого ущерба для себя.
Результат
Невыполненные задачи могут стать стихийным бедствием для ваших списков. Если в нем то и дело повторяются знакомые дела, которые никак не сдвигаются с места, то бывает очень легко вслед за этими задачами проигнорировать и те, которые по-настоящему важны. Избавляйтесь от невыполненных дел — тогда ваш список задач будет реалистичным.
Варианты Отсутствуют.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс личного развития
7.4
Упражнение:
«Мы не укладываемся в сроки»
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Не требуются. Частота выполнения: Один раз.
Многие вечно не укладываются в сроки. Они уверяют, что все будет сделано вовремя, и готовы даже подписать соответствующий документ. Затем они, к собственному удивлению, не успевают к сроку, или, что еще хуже, им даже нет до этого дела. Если вы хронически не укладываетесь в сроки, это означает, что не сумели правильно организовать свое время и теперь испытываете последствия этого. Более того, ваша схема управления временем может давать сбои и дальше, поскольку незавершенные дела будут влиять на все то, что вы еще только собираетесь сделать.
Если вы убеждены, что успевать в срок (причем так, чтобы это было отмечено) очень важно, вам потребуется произвести реалистичные расчеты. Часто мы отказываемся от этого, чтобы опередить одних или угодить другим, однако будет лучше просчитывать все с запасом и успевать вовремя. Ведь даже если ваши расчеты точны, дела все равно могут пойти плохо, и тогда вы сумеете переломить ситуацию. Выложившись на сто пятьдесят процентов, чтобы успеть в срок, и своевременно ставя партнеров в известность о ходе работы, вы получите достойную оценку своей деятельности и сможете сохранить контроль над своим временем. Иногда это предполагает, что в последний момент вам придется пересмотреть свои приоритеты, но дело будет того стоить. Проверьте сроки, отпущенные на выполнение ваших текущих задач, — насколько они реалистичны? Может быть, вам надо что-нибудь изменить? Взгляните для этого на сроки своих самых удачных и неудачных дел.
Обратная связь
Эта техника вовсе не требует движения от одного кризиса к другому. Если вам постоянно приходится лезть из кожи вон для решения возникающих проблем, это означает, что вы допускаете ошибки в расчетах.
141
Интенсивный курс
Результат
Как это ни странно, но в нашем обществе, ориентированном на интересы потребителя, доставка заказанных товаров редко осуществляется в срок. Добейтесь в этом успеха, и вы не только научитесь управлять своим временем, но и поспособствуете своему преуспеванию.
Варианты
Проблема оценок и расчетов выходит за рамки нашего курса, однако не забывайте, что, прогнозируя на будущее, нельзя ни за что поручиться. Не пытайтесь оценить то, что вам известно лишь приблизительно, до одной тысячной доли. Планирование оказывается более эффективным, если у вас есть ориентировочные цифры и основные вехи, объединяющие второстепенные детали; кроме того, менять подобные планы в последнюю минуту всегда легче.
|
|
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс личного развития
7.5
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 207; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!