Зато можно управлять приоритетами и использованием времени
Какой вывод можно сделать из того, что время не поддается ни управлению, ни растрачиванию? Смысл управления временем — в том, чтобы распоряжаться использованием имеющегося времени для решения различных задач; в том, чтобы использование вашего времени оптимально соответствовало вашим целям и потребностям, и в том, чтобы говорить «нет» всему тому, что противоречит им. Управление временем — это установление
22
Базовые сведения о курсе и о личном развитии
правильного баланса его использования. По этой причине первое требование к эффективному управлению своим временем заключается не в том, чтобы привести в порядок ежедневник или убрать на рабочем столе, а в том, чтобы установить перед собой цели. В противном случае вы просто лишитесь ориентиров, указывающих, на что нужно расходовать время.
Стремясь добиться правильного баланса в использовании времени, необходимо помнить о том, что приоритеты личной жизни не менее важны, чем профессиональные. Глава авиакомпании «British Airways» («Бритиш Эйруэйз») как-то заметил, что, к собственному стыду, не имел возможности следить за тем, как растут его дети: бремя рабочих дел не позволяло ему уделять близким много времени. Если бы он более широко взглянул на управление своим временем, то понял бы, что имеет полное право уделять своей семье больше времени. Громадное количество людей уделяют своим семьям мало времени, но утверждают при этом, что работают «для семьи» — очевидно, в расходовании их времени возникает диспропорция. Это не означает, что общение и семья всегда должны быть на первом плане или что неправильно считать работу главным делом своей жизни. Просто на проблему управления временем следует смотреть несколько шире.
Используя упражнения и техники этого курса, вы познакомитесь с множеством новых возможностей управления временем, но один из подходов к этой задаче настолько важен, что его следует обсудить отдельно и прямо сейчас. Управление временем часто связано с решением широкомасштабных задач — важных дел, которые, если дать им возможность, могут накрыть вас с головой, как лавина. Человек, эффективно управляющий своим временем, в этом случае может воспользоваться волшебной палочкой — разделить масштабные задачи на посильные и менее внушительные. Это важнейшее умение для управления временем. Если крупные цели не дробить на части, все будет выглядеть так, словно вы решили жонглировать автомобилями — то есть взялись за невозможное. Браться за одну масштабную задачу, не дробя ее на части, довольно трудно, а приниматься одновременно за несколько таких профессиональных и личных задач — значит начинать явно непосильное дело.
Подобное деление масштабных задач на мелкие может показаться самоочевидным, однако когда перед нами оказывается какой-нибудь крупный проект, соблазн полностью погрузить-
23
Интенсивный курс
ся в него бывает слишком велик. Но время не терпит, а приступать к работе нужно, и если вы не пожалеете небольшого количества времени на то, чтобы разбить внушительную задачу на мелкие, это окупится сполна. (Вместе с тем люди часто совершают типичную ошибку, пропуская этот этап.)
Что влияет на управление временем?
Управлять временем было бы до смешного легко, если бы не совместное влияние ряда факторов, не позволяющих нам действовать организованно.
Первый и, пожалуй, важнейший из этих факторов — это вы сами. Вполне возможно, что у вас не осталось никаких неясностей насчет того, что вы должны успеть за сегодняшний день и как достигнете желаемого. Но вот беда: едва взявшись за работу, вы захотите съесть шоколадный батончик и для этой цели спуститесь в магазин. Там ваша мысль потечет в другое русло: вы вспомните о том, что недоделали в прошлые выходные, или о планировании своего отпуска. Затем вы решите, что лучше бы сейчас проверить почту. Таким образом проходит большая часть дня, а вы еще не приступали к работе.
И как будто проблем с самим собой вам мало, еще добавляют забот окружающие. Кто-то заглянул поболтать, кто-то срочно запросил информацию (которую вы будете собирать три часа), и вот вы уже работаете над очередным срочным проектом. Кроме того, есть еще телефонные звонки, электронная почта, вопли о помощи и требования уделить внимание: окружающие крадут ваше время, едва им представится возможность для этого. Высокоэффективным средством управления временем является перепоручение работы другим, если только вы сумеете преодолеть свою склонность контролировать все самостоятельно. Окружающие могут сэкономить вам время, если вы правильно подойдете к этой задаче.
Весь остальной мир, впрочем, тоже не прочь отнять у вас немного времени. Для того чтобы отвлечься, достаточно лишь запаха свежего кофе или горячих булочек. Немало времени отбирает у нас и всевозможная техника. Конечно, компьютер является прекрасным рабочим инструментом, но он же помогает нам в том, чтобы работать спустя рукава. («Сейчас я напишу эту важную записку, вот только выстрою значки на рабочем столе.
24
Базовые сведения о курсе и о личном развитии
А раз уж я здесь, надо заодно удалить новые файлы. Да, и еще надо поставить новую программу с диска, который прилагается к журналу».) Впрочем, не забывайте, что техника способна и приносить большую пользу. Срочно отправить электронное письмо, едва у вас родится какая-нибудь идея, — вот самый быстрый способ освободить свой ум для решения других задач.
Многие из техник и упражнений этого курса посвящены видоизменению или обузданию подобных влияний. Умерив и упорядочив подобные факторы, вы поможете себе использовать время эффективнее и с большей пользой.
Лицом к реальности
Даже если вам удастся проделать все то, что предлагает этот курс, не забывайте об одной серьезной проблеме: реальность и ее восприятие вами — это не одно и то же. Например, вы отлично знаете, что вам лучше всего работается во второй половине дня, за столом, заваленным коробками от пиццы, в рваных джинсах и под звуки рок-музыки. Однако если вашему боссу кажется, что хороший работник — это тот, кто следует предписанным стандартам деловой одежды и рабочему графику, то не будет иметь никакого значения, насколько хорошо вы управляете своим временем: вы окажетесь в проигрыше. Это несправедливо, но весьма и весьма реально.
Нравится вам это или нет, но производить впечатление эффективно работающего человека — так же важно, как результативно справляться с работой. С идеальной точки зрения вы должны иметь возможность делать все так, как вам хочется, но помните: именно тот, кто не согласен с порядками, является первым кандидатом на сокращение, независимо от того, насколько продуктивно он работает. До некоторой степени эту проблему ослабляет изменение условий труда. Например, все больше и больше людей работают дома, и они получают возможность выполнять свою работу так, как этого хочется им, а не так, как хотелось бы их начальнику. Но и в этом случае очень важно знать все тонкости обстановки в компании, чтобы удержаться в ней.
По этой причине некоторые рекомендации по управлению временем, как вам предстоит убедиться, потребуют внесения коррективов, если вы хотите, чтобы они соответствовали вашей рабочей обстановке (к их числу относится миф о порядке на рабочем столе).
25
Интенсивный курс
Требование удобства
Подступаясь к задаче управления своим временем, крайне важно помнить о таком требовании к нему, как удобство. Я не вижу необходимости иметь мягкое кресло нужной высоты с подлокотниками и все остальное (хотя это неплохая идея). Речь идет о том, что претендующая на эффективность рабочая обстановка должна быть удобной. Если вам лучше работается при условии, что на столе у вас полный порядок — прекрасно. Если же удобство для вас — нагромождение из папок с бумагами, то и это неплохо... может быть.
Я говорю «может быть», поскольку беспорядок беспорядку рознь. Нагромождение бумаг препятствует эффективному использованию времени лишь тогда, когда оно мешает самой работе и когда из-за хаотических бумажных куч вы не можете быстро делать свое дело (в особенности если не сумеете найти нужный документ, зная, что он где-то в одной из десяти стопок с бумагами). Но если вы, как и многие любители беспорядка, можете, не кривя душой, сказать: «Возможно, у меня и непорядок, но я знаю, где что лежит», тогда можете трудиться так и дальше: просто у вас такая система работы с документами. Если же вы наведете «порядок», то в результате лишь снизите эффективность своей деятельности.
Если вы обладаете привычкой к опрятности, это прекрасно, однако не стоит слишком кичиться. Не исключено, что человек, заявляющий, что он досконально знает свой беспорядок, придерживается более естественной системы работы: в конце концов, наш мозг тоже не раскладывает информацию по полочкам. К тому же более свободная и гибкая система лучше справляется со сложной разнородной информацией, чем жесткая рабочая структура. Может быть, вы и сумеете за минуту извлечь любой нужный документ, но ваш коллега, работающий с хаосом на столе, может гораздо быстрее составить десять важнейших документов.
Работа и доверие
Представители некоторых типов личности особенно страдают от своей сверхбдительности; они постоянно кого-то проверяют и суетятся. Если вы поручили кому-то задачу, достаточно установить для работы определенные сроки и ожидать, что
26
Базовые сведения о курсе и о личном развитии
исполняющий будет с ними сверяться. Но если вы буквально не отходите от тех, кому поручили работу, и только мешаете довести ее до конца, это очень и очень скверно. Подобная проблема является классической для некрупных предпринимателей, которые расширяют свое дело: они набирают дополнительный персонал, но не доверяют ему выполнять работу своими силами. Не менее часто подобное встречается, когда младшие менеджеры получают в свое подчинение персонал.
Если вы хотите разумно распоряжаться своим временем, то должны научиться доверять окружающим. Конечно, речь не идет о бесконтрольности — у вас ведь есть свои интересы. Вместе с тем вам необходимо найти способы получать важную информацию как можно быстрее, через нужные интервалы, не препятствуя ходу работы и не отвлекаясь от своих насущных дел.
Иногда руководители не поручают подчиненным задач из-за незначительности заданий; в столь прямой формулировке эти звучит парадоксально, но именно так и происходит. Ведь под вашим началом работают специалисты, и у них без того хватает работы, поэтому сравнительно простую задачу вы можете выполнить и сами, а им поручить настоящее дело. Подобный подход не лишен справедливости: если вы управляете высокопрофессиональным коллективом, то устранение всевозможной деловой мелочевки должно отчасти входить в круг ваших обязанностей. Но в идеале эту мелочевку вы должны перепоручать другим сотрудникам (или, что еще лучше, делать так, чтобы подобной работой вообще никто не занимался).
Утопающий хватается за соломинку
Когда мы наконец начинаем понимать, как активно сами (и другие люди тоже) мешаем себе эффективно использовать свое время, часто возникает ситуация, в которой «утопающий хватается за соломинку», то есть ищет волшебное средство, способное все расставить на свои места. Это может быть жесткая система правил или стремление твердо закрепить за определенными часами определенные занятия. Ни один из этих подходов не является по своей природе вредным, однако в таких случаях дело никогда не обходится без подводных камней. Любая система таит в себе следующую важнейшую опасность: она начинает поглощать ваше время сама по себе. Что касается правил, то они вбирают его не столь явно, но тоже сопряжены со своими опасностями.
27
Интенсивный курс
Правила
Мысль о том, что управление временем должно подчиняться определенному ряду правил, выглядит довольно привлекательно. Нужно лишь следовать семи (десяти, двенадцати и так далее) предписаниям, и они изменят вашу жизнь. Нет ничего легче (во всяком случае, на словах): их можно написать на листке бумаги, закатать его в пластик и получить симпатичный и опрятный список. Сделал одно, затем другое, и порядок — время используется эффективно.
К сожалению, в подобных обстоятельствах любые правила будут порождать две проблемы. Во-первых, правила идеальны для сравнительно простой системы с неизменными условиями. Правила незаменимы, если вы играете в «Монополию», где все игроки, как известно, будут начинать с одного и того же места и где игровое поле не может в одночасье стать трехмерным. Жизнь, разумеется, совершенно не похожа на такую игру. Как мы уже отмечали, рассматривая пример с порядком на рабочем столе, люди далеко не одинаковы, и они не станут реагировать на жесткое правило одинаково. Во-вторых, мир под действием тех или иных факторов постоянно меняется, преображается и переворачивается с ног на голову, поэтому правило, которое сегодня еще имеет значение, назавтра уже ничего не значит.
Если все обстоит именно так, имеет ли смысл составлять подобный курс и включать туда предписания по управлению временем? К счастью, да — отчасти потому, что он опирается не столько на правила, сколько на принципы. Вместо того чтобы советовать «не распылять силы более чем на шесть дел» и «не тратить более двадцати минут в день на телефонные разговоры», куда уместнее давать такие рекомендации: «установите приоритеты в работе и в личной жизни» и «уделяйте телефонным звонкам подходящее время в течение суток». Но и при таком подходе ряд упражнений не будет иметь ценности для некоторых читателей. Беспокоиться, однако, не следует: если вы раздробите возникшую перед вами проблему на составные части, то тем самым решите задачу разработки идеальных для вас техник решения проблем.
Роскошные приспособления
Управление временем связано с внедрением различных вспомогательных средств: красивых органайзеров с умопомрачительными канцелярскими принадлежностями, специ-
28
Базовые сведения о курсе и о личном развитии
альных компьютерных программ, которые помогают рассчитать время до последней минуты и затем следить за его использованием. В ходе работы по этому курсу вы будете встречаться с упоминанием подобных приспособлений и можете спокойно пробовать их в деле. Если они подойдут вам — прекрасно, а если нет — не стоит считать себя неудачником лишь потому, что какая-то система организации времени вам не помогла (вспомните пример с загроможденным столом). Имея под рукой записную книжку и ежедневник, вы можете справляться с делами ничуть не хуже.
Важнее всего помнить следующее: не соблазняйтесь использованием таких вспомогательных средств, если в них нет необходимости. Не забывайте: продавцы органайзеров и прочих вещей занимаются сбытом бумаги, и в их интересах придумать как можно больше приспособлений для записи, чтобы увеличить продажи. Они могут руководствоваться самыми благими намерениями и хотят помочь вам управлять своим временем, однако советую основательно подумать, прежде чем покупать новый органайзер. Аналогичным недостатком обладают и компьютерные программы. В силу того, что компьютеры отлично умеют складывать, контролировать и отслеживать, программы неизменно обладают более широким выбором возможностей, чем тот, который вам необходим. Поэтому не исключено, что однажды вы обнаружите, что ваша система управления времени пожирает его слишком много. Всегда убеждайтесь, что вводите в программу лишь необходимую вам информацию.
Требования к приспособлениям для управления временем
Независимо от того, станете ли вы пробовать средства для управления временем с миллионами возможностей, какие-нибудь из них для решения этой задачи вам все же понадобятся. Ваше средство может быть электронным устройством или обычной записной книжкой. Главное, чтобы оно удовлетворяло четырем следующим условиям. Во-первых, там должен быть ежедневник, в который вы будете записывать предстоящие встречи и, что еще более важно, свои собственные дела. Во-вторых, в нем должна быть информация о ваших контактах: это как минимум фамилии, адреса, телефоны и адреса электронной почты. В-третьих, там должен быть список ваших задач. И в-чет-
29
Интенсивный курс
вертых, в нем должно быть место для общих записей (например, там вы будете записывать, насколько вы преуспели в тех или иных упражнениях из этого курса).
БОРЬБА СО СТРЕССОМ
Откуда берется стресс
Когда перед нами возникает задача противодействия стрессу, нелишне бывает выяснить, что стало его причиной. Каждый человек подвергается стрессам из-за целого ряда причин, одни из которых сугубо личного характера, а другие являются универсальными. Если вы окинете взором свой обычный день, то обнаружите в нем набор этих классических стрессоров:
|
|
Грохот будильника, пробуждающий вас от сна. Вы чувствуете себя разбитым, поскольку легли слишком поздно.
Вы обеспокоены тем, как пройдет у вас сегодня днем собеседование о повышении в должности. Ваши дети требуют от вас внимания, пока вы в спешке собираетесь на работу... ...поскольку вы опаздываете. Пробки на дорогах увеличивают ваше опоздание. Вас подрезают неопытные водители, и вы сбавляете скорость.
Ваш компьютер снова барахлит.
Когда вы звоните в службу технической помощи, то слышите бесконечное «Пожалуйста, ждите ответа». ...и так далее.
Стрессоры атакуют вас со всех сторон — в том числе и изнутри. Упражнения, которые вы найдете в этом курсе, научат вас побеждать стресс и помогать окружающим бороться с ним. Вы узнаете о многих типичных стрессогенных факторах. В целом в этих упражнениях сделан упор на незначительные и часто возникающие стрессоры, поскольку именно их мы часто игнорируем (на свой страх и риск), тогда как такие причины, как смерть близкого человека или переезд, и без того известны каждому как очевидные факторы, вызывающие нервное напряже-
30
Базовые сведения о курсе и о личном развитии
ние. В этой книге я намеренно решил подчеркнуть незначительные по силе стрессы, которые постоянно подрывают наше эмоциональное здоровье.
Внутренние стрессоры
Все было бы очень просто, если бы во всех наших стрессах можно было бы винить «их». Искушение представлять, что и управление временем без «них» было бы куда легче, тоже довольно сильно («Если бы они только оставили меня в покое, чтобы я смог взяться за дела, все было бы прекрасно»). Но, к сожалению, все это далеко не так. Значительное количество губительных стрессов зарождается внутри нас самих, и они могут действовать на элементарном практическом уровне. Скажем, возникновение стресса может обуславливать, насколько умело вы управляете своим временем. Вот где становится очевидной польза от цельной концепции личного развития, а не дробления его на самостоятельные элементы: управление временем, борьбу со стрессом и ведение переговоров.
Не менее значителен и такой внутренний стрессор, как смятение, возникающее у любого человека. Поскольку эмоциональная часть нашей личности не подлежит сознательному контролю, она может стать важнейшей причиной стресса. Ваши чувства могут повергать вас в состояние нервного напряжения еще долго после того, как непосредственная причина стресса кажется далеко в прошлом. Скажем, на начальном этапе вы подвергаетесь несильному внешнему напряжению: ваш сын совершенно отбился от рук, и вы выходите из себя и даете ему подзатыльник. Вместе с тем, стресс, который вы породили в себе с помощью чувства вины и огорчения (результат того, что вы не сдержали себя), может быть гораздо тяжелее, чем результаты первоначального стрессора.
Вероятно, покажется странным, что книга, посвященная проблемам нашего материального мира, сосредотачивается на духовных вопросах, однако и их нельзя сбрасывать со счетов, если речь идет о внутренних стрессорах. Почти каждый испытывает потребность в чем-то большем, чем явления, которые приносит нам повседневная жизнь; недостаток духовного содержания в нашей жизни также может стать важнейшей причиной стресса. Эта глубинная потребность часто выражается в вопросах, которые люди адресуют разным вероучениям: «В чем
31
Интенсивный курс
смысл жизни?», «Будет ли после земной жизни другая?», «Мы живем, затем умираем — и все?» Неуверенность в том, к чему приведет нас жизнь, вместе с неотступной реальностью смерти является причиной внутренних стрессов. В то же время многие считают, что именно в духовных источниках они находят облегчение и защиту от целого ряда стрессогенных факторов, причем не только физического характера.
Внешние стрессоры
Несмотря на всю важность внутренних стрессоров, внешние факторы нервного напряжения также нельзя обойти вниманием. Они постоянно окружают нас, причем некоторые из них чреваты серьезными потрясениями для нашего организма: таковы тяжелые утраты, переезды, разводы и даже уход в отпуск. Среди прочих стрессоров — менее значительными, но более назойливыми являются, например, пробки на дорогах и постоянные стычки с коллегами. Как мы уже убедились, из-за того, что на любой стресс наш организм реагирует так, словно угрожает физическая опасность, нам приходится иметь дело с потенциально опасным гормональным выбросом. Это означает, что часто мелкие, но постоянно повторяющиеся стрессы таят в себе куда большую угрозу, чем значительные и из ряда вон выходящие события. Однако следует знать и о тех опасностях, с которыми вы столкнетесь, если однажды вас охватит исключительный, но тяжелый стресс.
«Почему это происходит со мной?»
На каждого человека стресс воздействует по-разному. То, насколько индивидуальной будет реакция на стрессор, зависит от целого ряда причин психологического и физиологического характера. Одни из нас от природы вспыльчивы, в то время как другие обычно спокойны. Есть люди с достаточно высокой самооценкой, умеющие контролировать ситуацию и, следовательно, избегающие неприятных последствий стрессов. Способность переносить нервные напряжения зависит даже от состояния нашего здоровья.
Это не означает, что нам не под силу ничего изменить. Конечно, может оказаться, что мы не сумеем (или не захотим) менять свои личные качества, однако даже в том случае, если вы обладаете естественной склонностью неправильно реагиро-
32
Базовые сведения о курсе и о личном развитии
вать на стресс или загонять себя в стрессовое состояние, вы сможете сделать для себя очень много. Задача разделов о нервном напряжении этого курса заключается в следующем: помочь вам обуздывать стресс таким образом, чтобы это повышало ваш естественный стрессовый «потолок».
Вопросы здоровья
Борьбе со стрессом следует уделять много внимания. Некоторые симптомы, кажущиеся последствиями нервного напряжения, на самом деле могут оказаться симптомами заболевания. Если вы испытываете головокружения, боли в груди, учащенное сердцебиение и обмороки, не стоит тешить себя надеждой, что это всего-навсего стресс, который вам нужно как-то обуздать: не исключено, что у вас развилось заболевание сердца. При появлении подобных физических симптомов лучше обратиться к лечащему врачу, чем надеяться, что это лишь последствия стресса.
Точно так же такие потенциальные симптомы нервных напряжений, как бессонница, головные боли и нарушение пищеварения, могут свидетельствовать о болезни, нуждающейся в лечении, поэтому, прежде чем делать выводы, лучше обратиться к врачу. И наконец, не следует думать, будто депрессии обязательно порождаются стрессами. Существуют две самостоятельные разновидности депрессии: экзогенная (вызванная внешними факторами) и эндогенная (вызванная внутренними факторами). Что касается эндогенной депрессии, то она не имеет никакого отношения к стрессорам, с которыми вы сталкиваетесь, и, следовательно, средства борьбы со стрессом против нее бессильны. Она необязательно свидетельствует о том, что с вашим душевным здоровьем что-то произошло, а лишь сообщает об определенном физиологическом состоянии организма. Опять-таки советую вам не делать поспешных выводов и обратиться к врачу, если вы страдаете от депрессии или ее последствий (печаль, душевные муки, усталость, нарушения сна и питания, неспособность сосредоточиться или принять решение).
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 209; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!