ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ
Голоктионов А.Д.
Научный руководитель: С.Л. Лебедева
к. ф-м. н., доцент кафедры «Информационные системы цифровой экономики»
РУТ (МИИТ)
Аннотация: В данной статье показано, применение инновационных способов ведения документооборота для достижения эффективности бизнеса, описываются виды ведения документооборота. Рассмотрен процесс важности ИТ технологий и ведения документооборота на примере компании. Произведен сравнительный анализ электронного и бумажного документооборота со стороны информационной безопасности.
Ключевые слова: бизнесс-процесс, система документооборота компании, информационная безопасность, электронный документооборот, бумажный документооборот.
Улучшение систем управления процессами вращается вокруг повседневной работы бизнеса, создание и соблюдение установленной системы управления документами также является неотъемлемой и постоянно развивающейся частью любой продуктивной организации. Эффективность бизнеса измеряется путем сравнения: бухгалтерских балансов, показателей эффективности (КРI) [1. стр.154].
Хорошо поддерживаемый процесс управления документами помогает предприятиям существовать в соответствии с правилами ведения учета, избегать рисков, оптимизировать общий рабочий процесс, и производительность компании.
По мере того как приступить к оценке политики управления документами в своем офисе возникают вопросы: Каковы основные недостатки вашей системы? Какие шаги вы можете предпринять для улучшения общей практики управления документами? Проблемы, вызванные плохим управлением документами:
|
|
|
- Заведение документов
- Хранение документов
- Безопасность
- Эффективность
Анализ бизнес-процессов сегодня очень распространен и проводится в
каждой организации, которая хочет повысить свою эффективность. Оптимизация или реинжиниринг бизнес-процессов – один из самых главных процессов, который может помочь организации решить технические, экономические, и актуальные для деятельности компании, проблемы. Это обеспечивает большую выгоду для компании, которая, в свою очередь, является дополнительным мотивирующим фактором для инвестиционной привлекательности. Для развивающихся компаний, стремящихся обеспечить конкурентоспособные позиции на рынке, особенно важно четко понимать роль моделирования бизнес-процессов, актуальность, и роль для ведения успешного и прибыльного дела.
Динамика бизнес-процессов всегда возрастает, из-за непрерывных улучшений в технологических возможностях и большой конкуренции, вызванной постоянно меняющимися потребностями рынка, идеями для производства новых товаров и разработки продуктов для индивидуальных потребностей клиентов.
|
|
|
Несмотря на то, что учет и ведение записей для всех носителей и форматов существуют уже много лет, сама практика управления документами далека от того же процесса, который использовался еще полвека назад. С помощью руководства для улучшения систем управления документами можно предоставить разбивку на типы систем управления документами, и того, что они влекут за собой, а также некоторые из самых больших проблем, с которыми сталкиваются такие системы, и как лучше всего улучшить и развить слабые места[7].
Системы управления документами- неотъемлемая часть каждого успешного бизнеса или организации, по существу, такие системы определяются как профессиональная практика классификации, организации, и управления документами и записями компании с момента их создания до момента их окончательного удаления.
Общая цель системы заключается в оказании помощи в удовлетворении более широких потребностей организации в информационном управлении, управлении рисками и соблюдении нормативных требований. Существует два типа систем документооборота: традиционные бумажные системы ведения документооборота и электронные системы документооборота[7].
|
|
|
Такие системы означают традиционный, бумажный документооборот, и предполагает управления и хранения документов.
Некоторые малые предприятия по-прежнему используют такие системы управления документами из-за их меньшего размера, бумажные записи чаще всего используются предприятиями, занимающимися юридическими услугами или здравоохранением. Эти отрасли, как правило, строго регулируются и часто требуют наличия документации в печатном виде в качестве доказательства.
Для поддержания эффективной системы управления документооборотом бумажных документов обычно используется несколько компонентов. После того как, цели управления документами поставлены, важным шагом является предусмотреть хранение документов.
Это поможет хранить записи в соответствии с их назначением в вашей организации, а также обеспечить своевременное удаление или уничтожение ненужных, или устаревших записей, что в свою очередь поможет управлять общим запасом памяти.
Кроме того, важно также учитывать безопасность бумажных записей в случае катастрофы или уничтожения документов, поскольку поврежденный лист бумаги не может быть так же легко восстановлен, как компьютерный файл, который был перемещен в корзину. Как правило, бумажные документы хранятся в офисе в картотечном шкафу или контролируются службой управления документами за пределами предприятия. В зависимости от индивидуальной бизнес-среды каждый метод имеет свои плюсы и минусы.
|
|
|
По большей части внутренние картотечные шкафы, как правило, лучше всего подходят для небольших организаций с меньшим количеством документов для хранения, в то время как более крупные компании, которые управляют тысячами записей, часто предпочитают электронные системы по управлению и хранению документов [2. стр.143].
Общая концепция системы управления документооборотом может применяться к стратегиям управления информацией для всех форматов документов, ключевым компонентом систем управления документами является использование ими цифровых форматов файлов.
В отличие от бумажных документов, электронные файлы физически не могут храниться, что имеет определенные последствия для сохранения их подлинности и безопасности. Таким образом, доступ к электронным записям, их воспроизведение и распространение значительно облегчаются, что является одним из основных факторов резкого увеличения числа взломов систем за последнее десятилетие.
В попытке противодействовать этому законодательно были приняты стандартизации систем электронного документооборота в основных отраслях промышленности, что значительно повысило безопасность данных.
В результате предприятия, использующие или внедряющие электронные системы управления документооборотом, сегодня уделяют большое внимание безопасности этих систем, поскольку потенциальное воздействие плохого управления записями может быть весьма плачевным - от финансовых последствий, и последствий для клиентов, до закрытия компании.
Создание системы управления документами, безусловно, является первым шагом в правильном направлении, неорганизованная или плохо управляемая система для бизнес-документов может привести к различным проблемам. Необходимо всегда оставаться в курсе и соответствовать всем правилам ведения учета документооборота компании, чтобы снизить риски нарушения информационной безопасности компании[8].
При отсутствии документированной и соблюдаемой системы управления документооборотом компания становится все более открытой к рискам безопасности. Каждый бизнес или организация уязвимы к потерям, но есть шаги, которые можно предпринять, чтобы минимизировать эти угрозы.
В 2016 году Медицинская страховая компания CenteneCorporation потеряла всего шесть жестких дисков из 26 000 устройств. Хотя это может показаться незначительным числом, из-за этого случая были серьезные финансовые и репутационные последствия для страховщика, что, в свою очередь, привлекло внимание вопросу о сложности ведения учета инвентаризации компании.
Помимо рекордных перегрузок инвентаризации, при плохо структурированной внутренней системы управления документами также могут возникнуть проблемы, которые не являются случайностью, как отсутствующие жесткие диски Centene.
Система управления документами, которая не учитывает безопасность, может предоставить низкоуровневому сотруднику доступ к конфиденциальной информации, которая потенциально может быть украдена или использована плохих целях.
Будь то бумажная или электронная система управления документами, важно, чтобы организация взяла на себя ответственность за соблюдение и поддержание в актуальном состоянии отраслевых правил ведения документации, поскольку постоянно возникающие и развивающиеся технологии управления записями также приносят поправки законодательство по управлению информацией.
Список использованной литературы
1. Ивасенко, А. Г. Информационные технологии в экономике и управлении. Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. - М.: КноРус, 2017. - 154 c. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2017. - №3. - С.40-47
2. Вдовенко, Л. А. Информационная система предприятия: Уч. пос./Л.А.Вдовенко-2-е изд., пераб. и доп.-М.:Вузовский уч. / Л.А. Вдовенко. - Москва: Машиностроение, 2016. – 143
3. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2017. - №3. - С.26-27
4. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - №11. - С.44-46
5. Электронный документооборот, docflow.ru, http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946(29.03.2019)
6. Риски информационной безопасности для владельцев бизнеса, habr.com https://habr.com/ru/company/muk/blog/249303/(29.03.2019)
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 221; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!