Организационно-распорядительные документы
Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);
4) документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).
5) коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));
6) документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.
Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
|
|
|
Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.
|
|
|
Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);[2] 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов
Информационно-поисковая система (далее — ИПС) представляет собой совокупность организационных и технологических средств для планомерного и целена- правленного накопления, обработки и последующего использования сведений о документах предприятия. Современная ИПС предполагает:
Для обеспечения информационной совместимости учетных сведений о документах рекомендуется следующий обязательный состав реквизитов регист- рации и индексации:
|
|
|
1) адресат (разработчик) документа (с указанием фамилии и подразделения);
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) индекс документа;
5) заголовок документа или его краткое содержание;
6) краткое содержание резолюции;
7) срок исполнения;
8) отметка об исполнении (с указанием даты исполнения, номера исполненного документа);
9) отметка о помещении в дело (с указанием но- мера и страницы);
10) отметка о получении документа (с указанием даты, фамилии и наименования подразделения лица, получившего документ).
Состав обязательных реквизитов регистрации и индексации, в зависимости от характера документа
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 221; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!