Недостаток ресурсов на проведение мероприятия
«Как сделать за минимум
и показать максимум?»
Знакомая всем картина: идеальное мероприятие, прописанное в голове у всех организаторов, ожидание фейерверков, выступлений отличных артистов, розыгрыша призов… И вот, ты приходишь к руководству с готовой программой мероприятия, расписывая, как все у тебя будет красиво, но в ответ слышишь: «Денег нет». Что же делать? Как провести свое мероприятие на высшем уровне и где взять на это деньги/средства/ресурсы? Скорее лови лайфхаки от ребят, уже «съевших собаку» в организации качественных мероприятий.
Решения проблемы:
Как правило, источники привлечения ресурсов можно разделить на два вида: внутренние и внешние. Теперь подробнее остановимся на каждом из них.
1. Внутренние источники – те средства/ресурсы, которые мы можем привлечь, не выходя из своего вуза:
· Администрация вуза. Начинайте действовать от корня самой проблемы – попробуйте прийти к своему руководству, заранее имея в кармане качественно прописанное мероприятие. Не стесняйтесь, поделитесь своими эмоциями, докажите, что действительно горите этим делом. Будьте уверены, если вы сможете убедить, что мероприятие полезно как для студентов, так и для престижа вуза, администрация даст вам зеленый свет.
· Общественные организации/объединения. Ни для кого не секрет, что любой студент может прийти в свою профсоюзную организацию и написать заявление на получение материальной помощи. Если такое заявление напишет добрая половина вашего организационного комитета, а затем выделит из полученного n-ную сумму денег, то вполне возможно, что вам точно хватит на качественные декорации и красивый баннер для фотозоны. Проверено!
|
|
|
2. Внешние источники – средства/ресурсы, которые мы можем «собрать» уже за территорией вуза.
· Потенциальные работодатели. Допустим, факультет журналистики хочет провести фестиваль для молодых корреспондентов, при этом не имея никаких средств в кармане. Выход – прийти/позвонить/написать в любую телерадиокомпанию, рассказать о своем мероприятии и намекнуть, что там будут будущие яркие кадры для приема на работу. Наверняка работодатель заинтересуется и заявится к вам. Не жалейте сил и времени, сажайте его в эксперты или в жюри, ему будет приятно, а для вас это большой плюс. Обычно представители компаний приходят на подобные мероприятия не с пустыми руками, так что любая «раздатка» или канцелярия и прочее в качестве подарков вам только на пользу. Как бонус: где хорошая компания или фирма – там обязательно будет городское или областное медиа-освещение.
· Фандрайзинг. Сложное и таинственное слово, которое мы решили вам оставить на сладкое.
|
|
|
Само по себе определение гласит: «фандрайзинг – поиск сторонних ресурсов для проведения мероприятия». На самом деле, все не так страшно и загадочно, главное уметь этим пользоваться. Вы должны уметь грамотно «продать» свое мероприятие, чтобы другим компаниям/фирмам захотелось к вам прийти и засветиться. А у нас, в свою очередь, есть несколько премудростей для тебя по этому поводу.
Прежде всего, вашей команде нужен человек (файндрайзер), который будет обладать следующими качествами:
| Всегда быть в поиске (креативность) |
| Всегда быть в работе (работоспособность) |
| Всегда быть в общении (коммуникабельность) |
Существует определенная стратегия поиска спонсора:
1) Определение направления – те компании/фирмы, куда ты направишься со своим предложением.
2) Составление базы – сбор всех данных и назначение ответственного человека. Обычно, чтобы было проще, составляют подобную базу в виде таблицы:
| № п/п | Название компании/фирмы | Сайт | VK, Instagram | Контактное лицо | |
3) Составление и рассылка коммерческого предложения – пожалуй, самый сложный и ответственный этап. На электронную почту или в Вконтакте вы должны красиво подать себя и свое мероприятие. Вот примерная форма грамотного предложения любой компании:
|
|
|
· Заголовок. Должен подчеркнуть уникальность мероприятия (добавить слово «впервые»)
· Лид. Представляет собой вводную часть, куда можно написать риторические вопросы, которые «заманят» представителя компании.
· Оффер-предложение. В данной части письма вы указываете краткую информацию о мероприятии, дату, количество людей. Не скупитесь на красивые фразы а-ля «Мы предлагаем вам стать частью этого грандиозного события…»
· Что мы предлагаем. Здесь уже на что ваша фантазия горазда – начиная от логотипа, нанесенного на афишу/баннер и заканчивая рекламными роликами и размещением ролл-апа на самом мероприятии. Хитрость: в конце всех предложений можете оставить пометку «*возможны условия, предложенные Вами» - это наверняка заинтересует и поспособствует контакту и соглашению.
· Что нам нужно. Тут вы указываете, в чем нуждаетесь. Будьте осторожны – доносите вежливо и грамотно, требуя то, что вам действительно нужно.
· Контакты – телефон контактного лица (а лучше двоих), всевозможные ссылки на мероприятие в социальных сетях.
|
|
|
· Приложение. В качестве усилителя могут вам сослужить отличную службу электронные подписи, информация об уже работающих спонсорах, фотография, статистика и прочая информация.
! важно: рассылку коммерческих предложений лучше всего делать в начале недели и где-то около 9:00-10:00, 13:00-14:00.
4) Работа с ответившими – здесь уже лучше всего выбрать личные встречи, чтобы обсудить все нюансы и тонкости проведения мероприятия.
5) Работа на мероприятии – очень важно соблюдать все условия коммерческого предложения, чтобы оставить хорошее впечатление у фирмы/компании. Чем качественнее все выполните, тем больше вероятность того, что спонсор захочет с вами работать снова.
6) Пост-сопровождение – не поленитесь, похвалите работу спонсоров в социальных сетях, принесите им лично благодарственные письма. Поверьте, это сыграет вам на руку в дальнейшей работе с ними.
Надеемся, данные лайфхаки помогут вам в дальнейшем организовать свое мероприятие на высшем уровне и избежать ошибок. Дерзайте!
Литература: Денис Капунов «Эффективное коммерческое предложение»
Глава 4
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 244; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!