Правила использования фактического материала в тексте документа. Фактические ошибки в текстах документов (искажение фактов, перегруженность текста ненужными фактами)
Содержание программы
Сформировать умение правильно использовать фактический материал в тексте документа. Научить находить и исправлять фактические ошибки в текстах документов.
Методические указания
Факты - основа содержания служебного документа
Требования к фактическому материалу:
1. Фактический материал должен быть достоверным. Все данные должны быть точными, непротиворечивыми и проверенными.
2. Фактический материал должен быть достаточным для объективного решения вопроса. Полнота сведений, всестороннее рассмотрение проблем, учет всех факторов особенно важны в документах, на основании которых решаются практические вопросы, нередко имеющие важное политическое и общественное значение, а также важны в тех случаях, когда документ призван разрешить конфликтную ситуацию.
Полнота и достоверность фактического материала определяют доказательность, убедительность документа. Но документ не должен быть загроможден малосущественными данными.
3. Фактический материал должен быть актуальным. Актуальность фактов – степень их важности в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса.
Контрольные вопросы
1. Что называется фактом?
2. Каким должен быть фактический материал?
Практическое занятие № 30
Сокращения в текстах документов. Нормы употребления прописной буквы в текстах документов
|
|
|
Содержание программы
Сформировать умение правильно использовать сокращения и употреблять прописную букву в текстах документов.
Методические указания
Сокращения в текстах документов
В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов.
В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:
1. почтовые сведения: г., обл.;
2. наименования должностей и званий: проф., зав., зам.;
3. названия документов: ГОСТ, техплан;
4. слово год: г., гг.;
5. денежные единицы: млн., млрд.;
6. текстовые обозначения: напр., др.
Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными.
Правила использования сокращений:
1. Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений сокращают:
а) перед словом, к которому они относятся: оз. (озеро) глубокое;
б) после числительных: 10 млн. рублей.
2. Названия ученых степеней, званий или профессий сокращаются перед фамилией: инж. Кравцов.
3. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ).
4. Насыщенность текста сокращенными написаниями снижает официальный тон документа.
|
|
|
5. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно: обязательство (обяз-во).
6. Сокращение должно быть понятно всем. Поэтому оно должно быть расшифровано в скобках, а затем представлено в развернутом виде.
7. Нельзя сокращать ключевые слова.
8. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста.
Виды сокращений:
· лексические – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части букв или частей слов: СНГ, зам.;
· графические – применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, экз.
|
|
|
Употребление прописной буквы в текстах документа.
1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных учреждений и организаций страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации).
2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Федерация независимых профсоюзов России).
3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России).
|
|
|
4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Центральный Дом журналиста).
Контрольные вопросы
1. Назовите общепринятые сокращения и укажите правила их использования.
2. Назовите виды сокращений.
3. Назовите виды лексических сокращений.
4. Назовите нормы употребления прописной буквы в текстах документа.
Практическое занятие №31
Композиционные особенности текстов документов (реквизиты, рубрикация, соразмерность частей документа). Композиционные ошибки в текстах документов (неправильное размещение реквизитов, нарушение соразмерности частей документа, неправильный выбор средств и способов рубрикации)
Содержание программы
Сформировать навыки составления текстов документов с учетом их композиционных особенностей. Научить находить и исправлять композиционные ошибки в текстах документов
Методические указания
Композиционные особенности текстов документа:
1. реквизиты;
2. рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрики: абзац, нумерация и др.;
|
|
|
3. соразмерность частей документа: композиционная стройность зависит от характера и от объема сведений, включаемых в документ. Служебный документ надо посвящать одному вопросу. Служебный документ должен быть компактным, кратким. Документ нельзя загромождать частностями, второстепенными деталями. Документ не должен превращаться в таблицу. Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивают объем основной части документа, усложняют его состав.
Композиционные ошибки:
1. неправильное размещение реквизитов;
2. нарушение соразмерности частей документа;
3. неправильный выбор средств и способов рубрикации.
Контрольные вопросы
1. Назовите композиционные особенности текстов документов.
2. В чем заключаются композиционные особенности текстов документа?
3. Назовите композиционные ошибки в текстах документов. Раскройте их сущность.
Практическое занятие №32
Виды оформления текстов официально-делового стиля (линейная запись, трафарет, анкета, таблица). Правила составления таблиц
Содержание программы
Дать понятие о видах оформления текстов документов. Дать понятие о видах составления таблиц. Сформировать навыки составления таблиц.
Методические указания
Ключевые понятия: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и т.д.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), анкета(личный листок по учету кадров и т.д.) , таблица(финансовые ведомости и т.д.).
Таблица – перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.
Таблица включает:
- нумерационный заголовок;
- тематический заголовок;
- заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части;
- основную часть.
При редактировании таблиц обязательно выполнять следующие требования:
1. Заголовок каждой графы должен располагаться непосредственно над ней.
2. Все колонки и боковик таблицы должны иметь заголовки.
3. Заголовок таблицы должен быть кратким и полностью отражать содержание таблицы.
4. Заголовки граф таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной в том случае, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы.
5. При переносе таблицы на другие страницы заголовок помещают только над первой частью
6. В таблице не должно быть пустых граф.
7. Текст строк начинают с прописной буквы.
8. При отсутствии данных а графах таблиц ставится тире.
9. Следует обращать внимание на расположение цифровых данных: десятки следует располагать под десятками, сотни под сотнями и т.д.
10. «Примечания» составляют отдельную колонку в том случае, когда ими сопровождаются сведения всех или большинства строк.
11. Таблица должна быть компактной.
Контрольные вопросы
- В чем состоит сущность линейной записи?
- Что такое трафарет, анкета?
- Что называется таблицей?
- Что включает в себя таблица?
- Какие требования предъявляются к редактированию таблиц?
Практическое занятие № 33
Дата добавления: 2019-02-26; просмотров: 621; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!