Анализ документооборота предприятия
Как и любая компания, работающая в рыночных условиях, ООО «Мебель»имеет определенную цель своей работы – получение прибыли. Это естественная для всех подобных организаций долговременная цель, подразумевающая под собою работу не только определенные действия сотрудников по продажам, но и стратегии и тактики, вырабатываемые генеральным директором и начальниками подразделений компании. Помимо всего прочего, любая организация с самого начала своего существования должна иметь четкий бизнес-план, который меняется и подстраивается под эффективное его выполнение в течение всего времени.
Все бизнес-процессы предприятия подкрепляются соответствующей официальной документацией. Это касается как процессов внешних взаимодействий компании, так и внутренних. Такие необходимости, именуемые документооборотом, являются неотъемлемой частью существования абсолютно любой официально зарегистрированной компании.
Документооборот - это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.
По расчетам бизнес плана для работы магазина мягкой мебели на арендованной площади потребуется инвестиций на общую сумму 270 000 рублей в месяц:
· Депозит по аренде помещения (80 кв. м.) – 120 000 руб.
· Рекламный бюджет (вывеска, визитки, буклеты, интернет-реклама) – 100 000 руб.
· Прочие организационные расходы – 50 000 руб.
Несмотря на большую конкуренцию в данной сфере, открыть успешный бизнес по продаже мягкой мебели вполне возможно. Главным в успехе дела является соблюдение следующих условий:
|
|
|
· Удачное месторасположение магазина. Высокая проходимость платежеспособной аудитории покупателей. В этом смысле одними из самых лучших мест являются крупные торговые центры, где выделены специальные торговые места под мебельные отделы.
· Хороший ассортимент товаров, большой выбор качественной мебели.
· Верно выстроенная ценовая политика, регулярное проведение акций.
· Обширная рекламная кампания, использование самых современных методов продвижения (в том числе в интернете).
· Грамотные и хорошо обученные продавцы – консультанты.
В качестве способов рекламы продвижение магазина реализуется через СМИ, наружную рекламу (билборды, баннеры), интернет (форумы, Яндекс-Директ), а также работы с партнерами.
Ассортимент магазина включает:
· Прямые диваны;
· Угловые диваны;
· Кресла;
· Мягкие кровати;
· Пуфы;
· Диван-кровати и кресло-кровати;
· Детскую мягкую мебель;
· Выкатные диваны;
· Офисные диваны;
· Тахты.
Также, с целью повышения среднего чека продается сопутствующий товар: коврики, картины, гобелены, статуэтки, цветочницы и так далее. Реализация такого товара отлично работает на удержании клиента, создавая эффект “привычки” обращаться за вопросами покупки мебели именно в этот салон.
|
|
|
Товар преимущественно рассчитан на потребителей со средним и ниже среднего уровнем доходов. Это не элитная мебель, но в то же время очень качественная. Поставщиками являются предприятия не только близлежащих областей и регионов, но и мебельные фабрики из стран СНГ.
Торговая наценка на уровне среднерыночной и составляет на большинство позиций 30%. Средний уровень цен на диван-кровать составляет 22 тыс. руб., на кресла – 8 тыс. руб., на кресло-кровать – 15 тыс. руб. Средний чек будет равен 18 тыс. рублей.
Размер арендуемого помещения составляет 80 квадратных метров торговой площади, плюс 30 кв. м. складских помещений. Магазин располагается на третьем этаже, который практически полностью отведен под реализацию мебели и сопутствующей продукции. Размер арендной платы составляет 120 тыс. рублей в месяц. Помещение не нуждается в ремонте, установке систем пожарной безопасности и т.д.
Для работы точки продаж наняты два продавца-консультанта. График работы 2 через 2. Оплату труда устанавливается как оклад плюс процент от выручки (5%). Это дает дополнительную мотивацию работникам.
|
|
|
Постоянные ежемесячные расходы, согласно расчетам бизнес плана, выглядят следующим образом:
· Аренда – 120 000 руб.
· Заработная плата + страховые отчисления – 85 000 руб.
· Реклама – 20 000 руб.
· Услуги сторонних организаций – 8 000 руб.
· Налоги (ЕНВД) – 9 000 руб.
· Прочие расходы – 15 000 руб.
· Итого – 257 000 руб.
В соответствии с рисунком 1 для достижения точки безубыточности продаж при 30% торговой наценке мебельному магазину необходимо зарабатывать за месяц 1 113 667 рублей:
Рисунок 1 – Расчет точки безубыточности продаж
Ежемесячные доходы:
· Торговая наценка – 30%
· Средний чек – 18 000 руб.
· Доход с одной продажи – 4200 руб.
· Количество покупателей в день – 3 чел., в месяц – 90 чел.
· Доход в месяц – 378 000 руб.
Чистая прибыль: 378 000 – 257 000 (постоянные расходы) = 121 000 рублей в месяц. Рентабельность составляет 47%.
Основные процессы компании
Рассмотрим внимательнее процессы, протекающие внутри компании на постоянной основе. Что очевидно, процессы являются неотъемлемой частью любой деятельности. Без них как без взаимодействия людей или автоматизированных систем не была бы возможна работа, тем более организованная и правильная.
|
|
|
Любая организация – это система, а в система, как известно, имеет четкую структуру взаимодействия между ее элементами. В случае нашей системы элементами являются люди как основной ресурс организации. Управлением организацией, работающей в рыночных условиях с целью получения прибыли, занимается наука менеджмента. Она имеет ряд своих задач и методов их решений, сформировавшихся в течение многих лет. Каждая компания сама решает, каких стратегий менеджмента придерживаться, однако одним из важнейших принципов, которым руководствуются практически все организации, является принцип иерархичности. Он подразумевает под собой разделение обязанностей между сотрудниками не только в зависимости от их профессиональной деятельности, но и от компетентности. Создаются так называемые «уровни».
Существует определенное количество отделов, каждый из которых занимается своим профилем работ, и все они являются в свою очередь отдельной подсистемой со своей структурой (Рисунок 2). Любую должность – а их множество, - можно отнести к любому из этих подразделений. Уже внутри них процессы разделяются в зависимости от направленности и цели их исполнения.
ООО «Мебель» как официально зарегистрированная компания тоже имеет такие разграничения по обязанностям и направлениям работы своих подразделений. Обозначить их и непосредственное подчинение какому-либо другому подразделению или же генеральному директору можно с помощью схемы, несущей в себе информацию о наличии основных отделов. Впрочем, не стоит забывать о том, что во многих из них существуют свои должности и их иерархия.
Вся организация находится под непосредственным контролем генерального директора и его заместителя. Они занимаются осуществлением и контролем основных сделок, разработкой стратегий и тактик по дальнейшему продвижению работы и ее эффективности. Также стоит заметить, что именно эти лица являются главными официальными представителями предприятия с юридической точки зрения.
Рисунок 2 – Структурная схема подразделений организации
Уже как непосредственному начальству генеральному директору подчиняются подразделения. Их немного, но это не означает, что штат сотрудников мал. Стоит учесть и то, что сама организация состоит из трех офисов, а каждый из них в свою очередь имеет такую же организационную структуру за исключением генерального директора и его заместителя – они одни на всю фирму.
Бухгалтерия занимается документооборотом предприятия, его официальной регистрацией, стороной налогов, расчетом и выплатой зарплат сотрудникам, выдачей денег для закупки и ремонта оборудования и прочим. В целом можно обозначить, что бухгалтера занимаются финансовой стороной компании. В это подразделение входят такие должности как главный бухгалтер, бухгалтер и кассир.
Отдел продаж занимается связью как с внешним окружением предприятия, так и с внутренним. В их компетенцию входят оформление продаж, выполнение заказов, общение с покупателями (заказчиками) и поставщиками. Кроме этого, отдел продаж так же контактирует с бухгалтерией. Как основные должности этого подразделения можно выделить ведущих менеджеров, менеджеров телемаркетинга, региональных менеджеров, а также менеджеров по работе с ключевыми клиентами, дилерами и филиалами и другие специализированные группы менеджеров по продажам.
Подразделение вспомогательного персонала можно определить должности, которые не участвуют напрямую в связях с общественностью и внешней средой организации в целом. К ней относятся те сотрудники, которые выполняют дополнительную и консультативную функции относительно главных, ведущих должностей, а также те люди, что занимаются делами, не связанными с направленностью предприятия в целом. То есть это могут быть как дополнительные консультанты бухгалтеров или аналитики, так и уборщики, охрана и медицинский персонал. Однако у каждого из них существует своя область, связанная с той или иной линией поддержки функциональности работы предприятия.
Остановимся на подробном рассмотрении технического подразделения. Его также называют отделом снабжения или отделом материально-технического снабжения. В концепте ООО «Мебель» определение этой службы достаточно узкоспециализировано, потому что предприятие не занимается изготовлением своей продукции, а только ее реализацией. Потому в данном подразделении отсутствуют такие должности как, к примеру, инженер по производству и прочие рабочие должности, связанные в основном с теми или иными обязанностями по производству.
В нашей компании технический отдел подразумевает под собой набор сотрудников, отвечающих за некоторые направления, также несвязанные с прямыми продажами, как и вспомогательный персонал. Но их работа заключается как в прямом контакте с остальными сотрудниками, так и с покупателями. В пример такого противоречия можно отнести водителей или грузчиков, а также специалистов, занимающихся замерами для индивидуальных заказов. Они контактируют с клиентами предприятия, но выполняют лишь косвенную роль в ее работе, передавая информацию дальше или выполняя свои непосредственные обязанности. Второй стороной технического подразделения являются техники. Это компьютерные техники, специалисты по безопасности и прочие должности, которые связаны в основном с работой со всеми информационными системами, без которых, в свою очередь, невозможна работа современных организаций. Такие должности, если технический отдел в предприятии мал по количеству кадров, обычно обобщают как «технический инженер».
В области исследования именно эти должности вызывают должный интерес и необходимость более полного описания их функционирования, так как создаваемая база данных относится непосредственно к одной из частей их работы. Стоит напомнить, что темой исследования является создание и реализация базы данных для учета сетевого оборудования предприятия.
Любой организации приходится проводить инвентаризацию своего оборудования во избежание конфликтов и для четкого понимания того, что и где находится, а также для приема заявок на ремонт этого оборудования или оповещений о требуемой замене. Обычно процесс инвентаризации и ведения документации по проведенным с техникой действиям является достаточно проблематичным, долгим и требует множества приложенных усилий. Инвентаризация производится сотрудником технического отдела и бухгалтером при помощи сверки физически существующего оборудования с документацией (схема 1). И если этот процесс не оптимизировать, то эффективность такой работы резко падает, что нежелательно для всего предприятия, так как большинство работ выполняется при помощи компьютерной техники. Если бы вся информация хранилась на бумажных носителях, эффективность работы упала бы в несколько раз. Однако ООО «Мебель» хранит все данные и проводит большинство нужных операций именно в электронном виде, а нужная информация хранится на защищенных от нежелательных просмотра и воздействия (в том числе изменений) серверах
. 
Схема 1 – процесс проведения инвентаризации в организации
Дата добавления: 2019-02-26; просмотров: 355; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!